Du formulaire papier au formulaire en ligne : ce qui change

Une société de gymnastique de Bulle inscrit chaque année environ cent vingt enfants à ses cours pour la jeunesse. Le déroulement est le même depuis des années : en août, une pile de feuilles d’inscription attend dans la salle, les parents les remplissent en marge de l’entraînement, la monitrice les récupère et les saisit dans un tableur en deux soirées. Ensuite, les feuilles rejoignent un classeur dans l’armoire, à côté du local de matériel.

Cette année, le même formulaire doit passer en ligne. La question que l’on pose rarement n’est pas de savoir si c’est possible — ça l’est. Elle est : qu’est-ce qui est exactement différent après ? Une partie est un soulagement réel. Une autre est plus difficile qu’avant. Et une troisième n’est ni meilleure ni pire : elle déplace du travail d’un endroit vers un autre, où personne ne l’avait jusque-là.

Le trajet papier, étape par étape

Avant de pouvoir comparer quoi que ce soit, il vaut la peine d’écrire une fois le trajet existant. Il compte plus d’étapes qu’il n’y paraît au quotidien.

La feuille est imprimée et déposée. Quelqu’un l’emporte ou la remplit sur place. Elle revient — à l’entraînement, par la poste, dans la boîte aux lettres de la société, ou pas du tout. La monitrice déchiffre l’écriture, saisit les données et range la feuille dans le classeur. Le classeur reste dans l’armoire. Après quelques années, il finit détruit, en général dans la déchiqueteuse de l’employeur d’un membre du comité.

Deux choses ressortent de ce trajet. D’abord, il existe exactement une copie, et tout le monde sait où elle se trouve. Ensuite, il existe une étape qui ne produit rien d’autre qu’une seconde version des mêmes données : la ressaisie.

Ce qui devient plus simple

L’étape de ressaisie disparaît, et ses erreurs avec elle. C’est le gain le plus important et le moins spectaculaire. La ressaisie produit exactement les erreurs qui coûtent cher ensuite : un chiffre interverti dans un numéro de téléphone, une ligne sautée en faisant défiler, un nom qui arrive dans le tableur autrement orthographié que sur la feuille. Quiconque traite des données personnelles doit s’assurer de leur exactitude au sens de l’art. 6 al. 5 LPD et prendre toute mesure appropriée pour que les données inexactes ou incomplètes au regard de la finalité soient rectifiées, effacées ou détruites. Une étape de moins dans la chaîne, c’est une source d’erreur de moins.

L’écriture manuscrite n’est plus un sujet. Plus de discussion sur la présence d’un accent dans un nom, ni d’hésitation sur le troisième chiffre d’un numéro d’urgence.

Les réponses se trouvent au même endroit. Sur papier aussi, elles finissent au même endroit — mais seulement après que quelqu’un les y a portées. En ligne, elles y sont dès l’envoi.

Une réponse isolée se retrouve. Cela ressemble à un confort, et c’est en réalité la condition d’autre chose : selon l’art. 25 LPD, toute personne peut demander au responsable du traitement si des données personnelles la concernant sont traitées, et obtient notamment les données personnelles en tant que telles, la finalité du traitement et la durée de conservation ou les critères permettant de la déterminer. Répondre une fois à cette question pour un seul enfant, c’est une demi-heure de recherche dans un classeur et une seconde dans une liste.

Le moment ne compte plus. Le parent qui a oublié la feuille le soir de l’entraînement la remplit le dimanche. En Suisse, l’hypothèse est réaliste pour la quasi-totalité des gens : selon l’Office fédéral de la statistique, 98 % de la population utilisait Internet au moins une fois par semaine en 2025, contre une moyenne européenne de 93 %.

Le formulaire peut vérifier ce qui est saisi. Un formulaire papier accepte toute saisie, y compris vide. Un formulaire en ligne peut signaler que la date de naissance manque. Les WCAG 2.2 du W3C décrivent ce cas au critère de succès 3.3.4 : pour les pages qui créent des engagements juridiques ou qui modifient ou effacent des données enregistrées, l’envoi doit être réversible, ou bien les données saisies doivent être vérifiées avec une possibilité de correction, ou bien un mécanisme doit permettre de relire, confirmer et corriger avant l’envoi définitif.

Ce qui devient plus difficile

Tout le monde ne s’en sort pas aussi bien. L’Office fédéral de la statistique relève que la répartition des niveaux de compétences numériques varie fortement selon le niveau de formation : parmi les personnes au bénéfice d’une formation tertiaire, près de neuf sur dix disposent de compétences numériques de base ou supérieures, contre une sur trois seulement parmi les personnes sans formation postobligatoire ; la moitié de ces dernières n’a que de faibles compétences numériques, et 13 % n’en ont aucune. Dans une société de cent vingt familles, ce ne sont pas des lignes de statistique, mais quelques parents bien réels qui demandent à la séance de parents si la feuille existe encore.

La feuille se remettait en mains propres, le lien se transfère. Un formulaire papier atteint celles et ceux qui sont dans la salle. Un lien fonctionne pour toute personne qui l’a — y compris celle à qui on l’a transféré. Un formulaire destiné au public n’y voit pas de problème ; un formulaire pensé pour un groupe précis découvre que sa limite tenait au papier, et qu’en ligne cette limite est quelque chose que quelqu’un doit construire.

L’inscription à moitié remplie. Sur papier, c’est une feuille qui reste dans une poche de veste. En ligne, elle a soit disparu, soit été enregistrée sous forme de fragment, et les deux sont des décisions. Les WCAG 2.2 traitent le cas comme une question de temps : le critère 2.2.1 exige qu’une limite de temps définie par le contenu puisse être désactivée ou prolongée, ou que l’utilisateur soit averti avant son échéance ; le critère 2.2.6, plus exigeant, demande que les utilisateurs soient avertis de toute durée d’inactivité susceptible d’entraîner une perte de données, à moins que les données ne soient conservées plus de vingt heures.

À l’arrêt de bus, sur le téléphone. Une partie des inscriptions se fera désormais debout, d’une seule main, sur un petit écran. Que cela fonctionne tient à des détails qui n’existent pas sur papier : les WCAG 2.2 indiquent au critère 2.5.8 une taille minimale de cible de 24 sur 24 pixels CSS pour les entrées de pointage, avec des exceptions pour les cibles plus petites suffisamment espacées. Une case à cocher sur papier fait la taille dont le stylo a besoin.

L’envie d’un exemplaire papier. Elle ne disparaît pas. La personne qui remplissait la feuille et en gardait une copie veut toujours avoir quelque chose en main — et si le formulaire en ligne n’affiche rien d’imprimable après l’envoi, un manque apparaît précisément là où il n’y en avait pas.

Ce qui est simplement autre

Un troisième groupe de changements se laisse mal comptabiliser en gain ou en perte. C’est un déplacement.

L’armoire et le compte. Le papier se trouvait derrière une porte d’armoire, et qui avait la clé avait l’accès. L’ordonnance sur la protection des données connaît les deux et les nomme séparément : la confidentialité comprend le contrôle de l’accès aux données — les personnes autorisées n’ont accès qu’aux données personnelles dont elles ont besoin pour accomplir leurs tâches — et le contrôle de l’accès aux locaux et installations dans lesquels des données personnelles sont traitées (art. 3 al. 1 OPDo). Avec une armoire, l’un est contenu dans l’autre. En ligne, ce sont deux choses distinctes, et la liste des accès est quelque chose que quelqu’un entretient.

Quelqu’un administre désormais des comptes. La monitrice des cours pour la jeunesse a besoin d’un accès. La caissière aussi, mais peut-être uniquement aux données de paiement. En automne, quelqu’un quitte le comité, et l’accès doit disparaître. Cette opération est nouvelle : sur papier, il n’y avait jamais de moment où il fallait activement retirer quelque chose — la clé revenait, ou la feuille restait simplement là où elle était.

La disponibilité devient une propriété. Un classeur dans une armoire fonctionne aussi pendant une panne de courant. L’OPDo cite expressément la disponibilité parmi les quatre objectifs de la sécurité des données — les données doivent être disponibles lorsqu’elles sont nécessaires (art. 2 let. b OPDo) — et exige notamment des mesures permettant de rétablir rapidement la disponibilité des données personnelles et l’accès à celles-ci en cas d’incident physique ou technique (art. 3 al. 2 let. d OPDo). Concrètement : le soir précédant le délai d’inscription, la question de savoir ce qui se passe si le service est inaccessible n’est pas celle que posait le classeur — elle n’est pas plus grande, mais elle est nouvelle.

Détruire et effacer ne sont pas la même chose. Selon l’art. 6 al. 4 LPD, les données personnelles sont détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard de la finalité du traitement. Avec le classeur, c’est un passage à la déchiqueteuse, et ensuite la feuille n’existe plus. Avec une inscription en ligne, la même entrée peut se trouver dans la base de données, dans une sauvegarde, dans un courriel de notification et dans le tableur que quelqu’un a téléchargé il y a deux ans. L’OPDo inclut le versant physique : la disponibilité et l’intégrité appellent des mesures empêchant les personnes non autorisées de lire, copier, modifier, déplacer, effacer ou détruire des supports de données (art. 3 al. 2 let. a OPDo). Où les réponses peuvent se trouver, nous l’avons parcouru étape par étape dans un article distinct.

Le cas où le papier reste

Tous les formulaires ne gagnent pas au changement. Un exemple tiré de la même société : la feuille d’accord pour le covoiturage lors d’un match à l’extérieur. Elle sert deux fois par an, pour douze familles, le même soir, dans la même salle. Personne ne la ressaisit, parce que personne ne réutilise les données — elle est conservée jusqu’à la fin de la manifestation, puis détruite. Il n’y a ici aucune étape de ressaisie à économiser, aucune recherche qui deviendrait plus rapide, aucune analyse dont quelqu’un aurait besoin. En ligne, la même feuille demanderait deux comptes, une règle d’effacement et une réponse à la question du lieu de conservation.

Le critère le plus utile n’est donc pas de savoir si un formulaire peut être numérisé, mais ce qu’il advient des réponses ensuite. Les formulaires dont les réponses sont retraitées, recherchées, comptées ou suivies sur plusieurs années gagnent l’étape de ressaisie et la possibilité de retrouver. Les formulaires que l’on lit une fois avant de les ranger gagnent surtout de l’administration.

Nous développons Formulare, une application web pour le premier cas : des formulaires dont les réponses sont chiffrées dans le navigateur de la personne qui répond et restent stockées en Suisse. Elle ne décide à la place de personne quels formulaires doivent faire ce chemin — la feuille de covoiturage restera peut-être une feuille de papier, et c’est une réponse défendable.