Vom Papierformular zum Online-Formular: was sich ändert

Ein Turnverein in Sarnen meldet jedes Jahr rund hundertzwanzig Kinder für das Jugendturnen an. Das läuft seit Jahren gleich: Im August liegt ein Stapel Anmeldeblätter in der Halle, die Eltern füllen sie am Rand der Trainingsstunde aus, die Leiterin sammelt sie ein und tippt sie an zwei Abenden in eine Tabelle. Danach liegen die Blätter in einem Ordner im Schrank neben dem Materialraum.

Dieses Jahr soll dasselbe Formular online stehen. Die Frage, die dabei selten gestellt wird, ist nicht, ob das geht — es geht. Sie lautet: Was genau ist danach anders? Ein Teil davon ist eine echte Erleichterung. Ein Teil ist schwieriger als vorher. Und ein dritter Teil ist weder besser noch schlechter, sondern verschiebt Arbeit von einer Stelle an eine andere, wo sie vorher niemand hatte.

Der Papierweg, Schritt für Schritt

Bevor sich etwas vergleichen lässt, lohnt es sich, den bestehenden Weg einmal auszuschreiben. Er hat mehr Stationen, als er im Alltag zu haben scheint.

Das Blatt wird gedruckt und ausgelegt. Jemand nimmt es mit oder füllt es vor Ort aus. Es kommt zurück — beim Training, per Post, im Briefkasten des Vereins, oder gar nicht. Die Leiterin liest die Handschrift, tippt die Angaben ab und legt das Blatt in den Ordner. Der Ordner steht im Schrank. Nach ein paar Jahren wird er irgendwann entsorgt, meistens im Schredder des Arbeitgebers von jemandem im Vorstand.

An diesem Weg fällt zweierlei auf. Erstens gibt es genau eine Kopie, und alle wissen, wo sie liegt. Zweitens gibt es einen Arbeitsschritt, der nichts erzeugt ausser einer zweiten Fassung derselben Angaben: das Abtippen.

Was einfacher wird

Der Abtippschritt fällt weg, und mit ihm seine Fehler. Das ist der grösste und am wenigsten spektakuläre Gewinn. Beim Abtippen entstehen genau die Fehler, die später teuer sind: eine vertauschte Ziffer in der Telefonnummer, ein «ü», das in der Tabelle zu «ue» wird, eine Zeile, die beim Scrollen übersprungen wurde. Wer Personendaten bearbeitet, muss sich nach Art. 6 Abs. 5 DSG über deren Richtigkeit vergewissern und angemessene Massnahmen treffen, damit unrichtige oder unvollständige Daten berichtigt, gelöscht oder vernichtet werden. Ein Schritt weniger in der Kette ist eine Fehlerquelle weniger.

Die Handschrift ist kein Thema mehr. Es gibt keine Diskussion darüber, ob dort «Jan» oder «Jann» steht, und kein Rätselraten bei der dritten Ziffer einer Notfallnummer.

Die Antworten liegen an einer Stelle. Auf Papier sind sie am Ende ebenfalls an einer Stelle — aber erst, nachdem jemand sie dorthin gebracht hat. Online sind sie es ab dem Moment des Absendens.

Eine einzelne Antwort lässt sich wiederfinden. Das klingt nach einer Bequemlichkeit und ist in Wirklichkeit die Voraussetzung für etwas anderes: Jede Person kann nach Art. 25 DSG Auskunft darüber verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden, und erhält dabei unter anderem die bearbeiteten Personendaten als solche, den Bearbeitungszweck und die Aufbewahrungsdauer oder die Kriterien dafür. Diese Frage einmal für ein einzelnes Kind zu beantworten, ist im Ordner eine halbe Stunde Suchen und in einer Liste eine Sekunde.

Die Zeit spielt keine Rolle mehr. Wer das Blatt am Trainingsabend vergessen hat, füllt es am Sonntag aus. In der Schweiz ist das für fast alle eine realistische Annahme: Nach Angaben des Bundesamts für Statistik nutzen 2025 98 Prozent der Bevölkerung mindestens einmal pro Woche das Internet, gegenüber einem europäischen Durchschnitt von 93 Prozent.

Das Formular kann prüfen, was eingetragen wird. Ein Papierformular nimmt jede Eingabe entgegen, auch eine leere. Ein Online-Formular kann darauf hinweisen, dass das Geburtsdatum fehlt. Die WCAG 2.2 des W3C beschreiben diesen Fall als Erfolgskriterium 3.3.4: Bei Seiten, die rechtliche Verpflichtungen auslösen oder gespeicherte Daten verändern, ist die Eingabe entweder rückgängig zu machen, auf Fehler zu prüfen mit der Möglichkeit zur Korrektur, oder vor dem Abschluss noch einmal zur Durchsicht und Bestätigung anzuzeigen.

Was schwieriger wird

Nicht alle kommen gleich gut durch. Das Bundesamt für Statistik hält fest, dass sich die Verteilung der digitalen Kompetenzstufen stark nach Bildungsniveau unterscheidet: Bei Personen mit tertiärer Ausbildung verfügen fast neun von zehn über grundlegende oder darüber hinausgehende digitale Kompetenzen, bei Personen ohne nachobligatorische Ausbildung nur eine von drei; die Hälfte von ihnen hat geringe digitale Kompetenzen, 13 Prozent gar keine. In einem Turnverein mit hundertzwanzig Familien sind das keine Statistikzeilen, sondern ein paar konkrete Eltern, die am Elternabend fragen, ob es das Blatt noch gibt.

Das Blatt wurde übergeben, der Link wird weitergeleitet. Ein Papierformular bekommt, wer in der Halle steht. Ein Link funktioniert bei allen, die ihn haben — auch bei denen, die ihn weitergeleitet bekommen. Wer ein Formular öffentlich verlinkt, hat damit kein Problem; wer ein Formular nur für eine bestimmte Gruppe gedacht hat, stellt fest, dass «nur für unsere Mitglieder» beim Papier eine Eigenschaft des Wegs war und online eine Eigenschaft ist, die jemand bauen muss.

Die halb ausgefüllte Anmeldung. Auf Papier ist sie ein Blatt, das in der Tasche liegen bleibt. Online ist sie entweder verschwunden oder als Fragment gespeichert — beides braucht eine Entscheidung. Die WCAG 2.2 behandeln den Fall als Zeitproblem: Erfolgskriterium 2.2.1 verlangt, dass ein von der Anwendung gesetztes Zeitlimit abgeschaltet oder verlängert werden kann oder dass vor dem Ablauf gewarnt wird, und das weitergehende Kriterium 2.2.6 verlangt, dass Benutzerinnen und Benutzer vor einer Inaktivitätsdauer gewarnt werden, die zu Datenverlust führen kann, sofern die Daten nicht über zwanzig Stunden hinaus erhalten bleiben.

Am Bushäuschen, auf dem Telefon. Ein Teil der Anmeldungen entsteht künftig stehend, mit einer Hand, auf einem kleinen Bildschirm. Ob das gelingt, hängt an Details, die auf Papier gar nicht existieren: WCAG 2.2 nennt in Kriterium 2.5.8 für Bedienelemente eine Mindestgrösse von 24 mal 24 CSS-Pixeln, mit Ausnahmen etwa für ausreichend freigestellte kleinere Ziele. Ein Ankreuzkästchen auf Papier ist so gross, wie der Stift es braucht.

Der Wunsch nach einem Exemplar auf Papier. Er verschwindet nicht. Wer das Blatt bisher ausgefüllt und eine Kopie behalten hat, möchte weiterhin etwas in der Hand haben — und wenn das Online-Formular nach dem Absenden nichts zeigt, was sich ausdrucken lässt, entsteht genau dort eine Lücke, die vorher keine war.

Was einfach anders ist

Ein dritter Teil lässt sich schlecht als Gewinn oder Verlust verbuchen. Er ist eine Verschiebung.

Der Schrank und das Konto. Das Papier lag hinter einer Schranktür, und wer den Schlüssel hatte, hatte Zugang. Die Datenschutzverordnung kennt beides nebeneinander und benennt es getrennt: Zur Vertraulichkeit gehören die Zugriffskontrolle — berechtigte Personen haben nur auf diejenigen Personendaten Zugriff, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen — und die Zugangskontrolle für Räumlichkeiten und Anlagen (Art. 3 Abs. 1 DSV). Beim Schrank ist die eine in der anderen enthalten. Online sind es zwei verschiedene Dinge, und die Zugriffskontrolle ist eine Liste, die jemand pflegt.

Jemand verwaltet jetzt Konten. Die Leiterin des Jugendturnens braucht einen Zugang. Die Kassierin auch, aber vielleicht nur zu den Zahlungsangaben. Im Herbst tritt jemand zurück, und dann muss der Zugang wieder weg. Dieser Vorgang ist neu: Auf Papier gab es keinen Moment, in dem jemand aktiv etwas entziehen musste — der Schlüssel kam zurück oder das Blatt lag einfach dort, wo es lag.

Erreichbarkeit wird zu einer Eigenschaft. Ein Ordner im Schrank funktioniert auch bei einem Stromausfall. Die DSV führt die Verfügbarkeit ausdrücklich als eines von vier Zielen der Datensicherheit auf — Daten sollen verfügbar sein, wenn sie benötigt werden (Art. 2 Bst. b DSV) — und verlangt unter anderem Massnahmen, damit die Verfügbarkeit und der Zugang bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederhergestellt werden können (Art. 3 Abs. 2 Bst. d DSV). Praktisch heisst das: Am Abend vor dem Anmeldeschluss ist die Frage, was passiert, wenn der Dienst gerade nicht erreichbar ist, eine andere als beim Ordner — nicht grösser, aber neu.

Vernichten und Löschen sind nicht dasselbe. Personendaten werden nach Art. 6 Abs. 4 DSG vernichtet oder anonymisiert, sobald sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind. Beim Ordner ist das ein Gang zum Schredder, und danach gibt es das Blatt nicht mehr. Bei einer Online-Anmeldung steht derselbe Eintrag unter Umständen in der Datenbank, in einer Sicherungskopie, in einer Benachrichtigungs-E-Mail und in der Tabelle, die jemand vor zwei Jahren heruntergeladen hat. Die DSV nennt die physische Seite mit: Zur Verfügbarkeit und Integrität gehören Massnahmen, damit Unbefugte Datenträger nicht lesen, kopieren, verändern, verschieben, löschen oder vernichten können (Art. 3 Abs. 2 Bst. a DSV). Wo die Antworten überall liegen können, haben wir in einem eigenen Beitrag Station für Station durchgegangen.

Der Fall, in dem das Papier bleibt

Nicht jedes Formular gewinnt bei der Umstellung. Ein Beispiel aus demselben Verein: das Blatt für die Einverständniserklärung zur Fahrgemeinschaft ans Auswärtsspiel. Es wird zwei Mal im Jahr gebraucht, von zwölf Familien, jeweils am selben Abend, in derselben Halle. Es wird nicht abgetippt, weil niemand die Angaben weiterverwendet — es wird nur aufbewahrt, bis der Anlass vorbei ist, und danach vernichtet. Hier gibt es keinen Abtippschritt, den man einsparen könnte, keine Suche, die schneller würde, und keine Auswertung, die jemand braucht. Online würde dasselbe Blatt zwei Konten, eine Löschregel und eine Antwort auf die Frage nach dem Speicherort erfordern.

Der brauchbarste Massstab ist deshalb nicht, ob ein Formular digitalisiert werden kann, sondern was mit den Antworten danach geschieht. Formulare, deren Antworten weiterverarbeitet, gesucht, gezählt oder über Jahre geführt werden, gewinnen den Abtippschritt und die Auffindbarkeit. Formulare, die einmal gelesen und dann weggelegt werden, gewinnen vor allem Verwaltungsaufwand.

Wir entwickeln mit Formulare eine Web-App für den ersten Fall: Formulare, deren Antworten bereits im Browser der antwortenden Person verschlüsselt werden und in der Schweiz gespeichert bleiben. Sie nimmt niemandem die Entscheidung ab, welche Formulare den Weg überhaupt gehen sollen — die Fahrgemeinschaft bleibt möglicherweise ein Blatt Papier, und das ist eine vertretbare Antwort.