Il consenso nei moduli online: cosa prevede la LPD

Uno studio di pilates a Bellinzona mette online l’iscrizione ai corsi: nome, e-mail, telefono, il corso scelto, una domanda su eventuali dolori alla schiena. In fondo, come sotto molti moduli, c’è una casella: «Ho letto l’informativa sulla protezione dei dati e la accetto.» Senza spuntarla, il modulo non si invia.

La titolare ha ripreso la casella da un altro sito. Se sia necessaria, che cosa produca e se copra la domanda sui dolori, non lo sa. Non è la sola: la casella è così diffusa da sembrare un obbligo. La legge federale sulla protezione dei dati (LPD) vede le cose in modo più sfumato.

Informazione e consenso sono due cose diverse

La LPD distingue due operazioni che nei moduli si fondono spesso in un’unica casella.

L’informazione è un obbligo dell’azienda. Chi raccoglie dati personali ne informa adeguatamente la persona interessata (art. 19 cpv. 1 LPD). Come minimo: l’identità e i dati di contatto del titolare, lo scopo del trattamento e, se del caso, i destinatari (art. 19 cpv. 2 LPD). L’informazione avviene che la persona acconsenta o no.

Il consenso è una dichiarazione della persona interessata. La LPD lo cita come uno dei motivi che possono giustificare un trattamento — accanto a un interesse preponderante privato o pubblico e alla legge (art. 31 cpv. 1 LPD).

L’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) ha descritto questa distinzione in dettaglio in un promemoria sui moduli per i pazienti. Sull’informazione osserva che la presa di conoscenza esplicita non è una condizione di validità: il rispetto dell’obbligo di informare non dipende dalla firma della paziente. Per non creare problemi inutili, è meglio non chiedere alcuna firma.

Applicato al modulo online: una casella «Ho letto l’informativa» conferma una presa di conoscenza che la legge non richiede. Ciò che richiede è che l’informazione ci sia — ben visibile, comprensibile e senza doverla cercare.

Quando la LPD prevede un consenso

Nel settore privato non ogni trattamento di dati personali ha bisogno di una giustificazione. La LPD vieta di violare illecitamente la personalità delle persone interessate (art. 30 cpv. 1 LPD) ed elenca casi in cui vi è in particolare una violazione (art. 30 cpv. 2 LPD):

• quando i dati sono trattati in violazione dei principi, per esempio in modo sproporzionato o per uno scopo non riconoscibile;
• quando sono trattati contro la volontà espressa della persona interessata;
• quando dati personali degni di particolare protezione sono comunicati a terzi.

Solo allora si pone la questione di un motivo giustificativo. Uno di essi riguarda i moduli particolarmente spesso: un interesse preponderante entra in linea di conto in particolare quando il titolare tratta dati sulla controparte in relazione diretta con la conclusione o l’esecuzione di un contratto (art. 31 cpv. 2 lett. a LPD).

Per lo studio significa: nome, e-mail e corso servono all’iscrizione stessa. Di regola occorre un’informazione, non un consenso. L’IFPDT descrive lo stesso schema nello studio medico: i dati trattati nell’ambito di una cura rientrano nel contratto di cura; il consenso diventa importante soprattutto quando i dati sono trasmessi a terzi.

Dove entra in gioco il consenso

Alcune situazioni in cui un modulo chiede davvero un consenso ricorrono spesso nelle piccole aziende.

Situazione nel modulo	Che cosa dice la LPD
Indicazioni sulla salute, dolori o allergie	I dati sulla salute sono degni di particolare protezione; se serve un consenso, deve essere esplicito (art. 6 cpv. 7 LPD)
Newsletter oltre all’iscrizione	Uno scopo distinto dal contratto; il consenso deve riferirsi a quel trattamento preciso (art. 6 cpv. 6 LPD)
Trasmissione a un’azienda partner	Una comunicazione a terzi; per i dati degni di particolare protezione la legge la cita espressamente (art. 30 cpv. 2 lett. c LPD)
Foto dei partecipanti per il sito web	Uno scopo senza legame con l’iscrizione, che deve essere riconoscibile (art. 6 cpv. 3 LPD)

La domanda sui dolori rientra nella prima riga. Se lo studio possa fondarsi sul contratto o abbia bisogno di un consenso esplicito dipende dal caso. Chiaro è solo questo: una casella generica sull’informativa non è un consenso che si riferisca in modo riconoscibile alle indicazioni sulla salute.

Che cosa rende valido un consenso

Quando è richiesto, il consenso è valido solo se è dato liberamente, per uno o più trattamenti determinati, dopo un’informazione adeguata (art. 6 cpv. 6 LPD). Il promemoria dell’IFPDT lo riassume in tre qualità:

Informato. La persona sa quali dati sono trattati per quale scopo e può valutarne le conseguenze. Ciò comprende almeno le informazioni dell’art. 19 LPD e, secondo il caso, la durata di conservazione e i destinatari.

Specifico. Il consenso si riferisce a trattamenti determinati. L’IFPDT esclude le clausole generiche e i consensi in bianco; il consenso andrebbe chiesto quando la questione si pone concretamente.

Libero. La persona ha una vera scelta e può rifiutare o revocare senza subire svantaggi sproporzionati. Se in realtà non ha altra scelta che acconsentire, secondo l’IFPDT il consenso non è libero.

Ne derivano due osservazioni pratiche per un modulo. Una casella senza la quale l’iscrizione non si invia non lascia alcuna scelta — e il corso in sé non ha comunque bisogno di consenso. Una casella che copre più scopi insieme non è specifica. Dove il promemoria descrive una vera scelta, porta come esempio una casella da spuntare sul modulo.

Prova e revoca

Il consenso non è vincolato ad alcuna forma. L’IFPDT osserva tuttavia che un consenso documentato è preferibile per motivi di prova. Un modulo online lo rende semplice: insieme alla risposta si possono salvare l’ora e il testo esatto accettato. Se l’azienda modifica il testo in seguito, resta chiaro che cosa valeva allora.

È ciò che facciamo su questo sito. Quando una persona chiede di essere informata del lancio di un’app, l’iscrizione registra l’ora del consenso e il testo mostrato in quel momento.

Quando il consenso è la base giuridica, può essere revocato in ogni momento e senza motivazione. Il titolare deve offrire modi semplici per farlo, scrive l’IFPDT. Per un modulo significa indicare accanto alla casella come tornare indietro — un indirizzo, un link, un collegamento per disiscriversi dalla newsletter.

Un modulo più chiaro

Torniamo allo studio di pilates. Una versione rivista del modulo potrebbe essere così:

1. Sopra il pulsante di invio, una frase breve: chi riceve le indicazioni, a che scopo, per quanto tempo sono conservate, con un link all’informativa completa. Nessuna casella obbligatoria.
2. La domanda sui dolori con una propria spiegazione — e, se lo studio chiede un consenso, una casella separata che nomina proprio queste indicazioni.
3. La newsletter in una casella separata e vuota; l’iscrizione funziona anche senza.
4. Una frase su come revocare un consenso dato.

Il modulo non si allunga. Diventa più chiaro: ognuno vede a che cosa acconsente e a che cosa no.

Fin dove vadano queste considerazioni per una determinata azienda dipende dallo scopo, dai dati e dal contesto. I promemoria dell’IFPDT sono un buon punto di partenza per rivedere i propri moduli. Nell’app Moduli che stiamo sviluppando potrà stabilire Lei stessa la durata di conservazione di ogni modulo — una delle indicazioni che vanno sopra il pulsante di invio.