Servizi PDF online: che cosa dicono sull’archiviazione

Il segretariato di una scuola di Biasca raccoglie documenti ogni semestre: orari, lettere ai genitori, iscrizioni ai campi scolastici. Spesso si tratta di singoli PDF che devono diventare un unico file. La via più rapida passa da un servizio online: caricare i file, unirli, scaricare il risultato. Per le iscrizioni, con allergie e numeri d’emergenza, la segretaria si chiede dove si trovino questi file nel frattempo, e per quanto tempo.

La risposta si trova di solito presso il fornitore stesso — in una FAQ, su una pagina dedicata alla sicurezza o nella dichiarazione sulla protezione dei dati. Questo articolo riporta ciò che quattro servizi diffusi vi indicano, senza valutarli, e mostra a che cosa si può prestare attenzione leggendo indicazioni di questo tipo.

Che cosa succede al caricamento

Un servizio online che lavora su un server ha bisogno del file sul proprio server. Il file viene caricato, elaborato sul server e il risultato viene messo a disposizione per lo scaricamento. Per un certo tempo, quindi, originale e risultato si trovano presso il fornitore. Per quanto tempo, dove e chi vi può accedere lo decide il fornitore — e, nel migliore dei casi, lo descrive pubblicamente.

Che cosa indicano quattro fornitori

Le indicazioni seguenti provengono dalle pagine dei fornitori, riassunte nei loro stessi termini, stato al 25 settembre 2026:

Fornitore	Cancellazione dei file caricati	Luogo e altre indicazioni
Adobe	Senza accesso, Adobe cancella il file entro breve tempo; con accesso, viene salvato nell’account	Cifratura AES-256 e TLS 1.2 (FAQ, aggiornata il 2 giugno 2025)
iLovePDF	Cancellazione automatica e definitiva entro due ore dall’elaborazione	Azienda a Barcellona, con base in Europa (pagina sulla sicurezza del 19 giugno 2025)
PDF24	Cancellazione automatica entro un’ora dall’elaborazione	Server di elaborazione in centri di calcolo nell’UE; programma desktop per l’elaborazione senza caricamento (FAQ)
Smallpdf	Nell’uso degli strumenti, cancellazione dopo un’ora; file salvati nell’account conservati fino alla cancellazione	Azienda con sede in Svizzera, infrastruttura server nell’UE (articolo del blog del fornitore)

La panoramica è un’istantanea. I fornitori modificano le loro indicazioni; fa sempre fede la pagina attuale del fornitore.

Come leggere queste indicazioni

Dal confronto emergono alcuni punti che si possono chiedere anche ad altri servizi:

• Con o senza account. Presso diversi fornitori il termine dipende dal fatto di aver effettuato l’accesso. Con un account, i file vengono spesso conservati finché non li si cancella da sé.
• «Cancellato» da dove? Un termine di cancellazione si riferisce di solito al server di elaborazione. Se e per quanto tempo esistano copie di sicurezza o registri non è sempre indicato accanto.
• Sede e ubicazione dei server sono due indicazioni distinte. Un’azienda può avere sede in un Paese e gestire i propri server in un altro. Entrambe contano per sapere quale diritto si applica e dove vanno i dati.
• Subfornitori. Se un fornitore gestisce server propri o si serve di centri di calcolo e servizi cloud di terzi spesso lo si legge solo nella dichiarazione sulla protezione dei dati.
• La data. Le indicazioni delle pagine sulla sicurezza vengono riviste. Una data sulla pagina mostra quanto è aggiornata; se manca, conviene annotare la data di lettura.
• Cifratura. «Cifrato» significa di solito cifrato durante il trasferimento (TLS) e nell’archiviazione. Per l’elaborazione sul server, di regola il contenuto deve esservi leggibile.

Tre tipi di documenti

Per capire se un servizio online è adatto aiuta una semplice suddivisione dei propri documenti:

1. Documenti senza dati personali, per esempio un orario o un promemoria. Qui si tratta soprattutto di comodità.
2. Documenti con dati personali comuni, per esempio un elenco di classe con nomi e indirizzi. Qui contano conservazione, ubicazione e contratto.
3. Documenti con dati personali degni di particolare protezione, per esempio dati sulla salute (art. 5 lett. c n. 2 LPD). Qui l’asticella per la sicurezza dei dati è più alta, e la questione dell’elaborazione locale si pone in modo particolare.

La suddivisione non anticipa alcuna decisione, ma mostra per quali documenti le indicazioni di un fornitore meritano una lettura attenta.

Che cosa dice la LPD

Se un’azienda o una scuola carica documenti con dati personali presso un servizio che li tratta per suo conto, questo servizio è di regola un responsabile del trattamento. La LPD consente un tale trasferimento se i dati sono trattati soltanto nel modo in cui il titolare del trattamento stesso avrebbe il diritto di farlo e nessun obbligo di segretezza lo vieta; il titolare deve in particolare accertarsi che il responsabile del trattamento sia in grado di garantire la sicurezza dei dati (art. 9 LPD).

Se i server si trovano fuori dalla Svizzera, si tratta inoltre di una comunicazione all’estero. Questa è possibile senz’altro se il Consiglio federale ha constatato che lo Stato in questione garantisce una protezione adeguata (art. 16 cpv. 1 LPD). L’elenco di questi Stati si trova nell’allegato 1 OPDa; vi figurano tra gli altri la Germania e l’Austria.

Quali domande si possono porre a un fornitore in merito lo descrive l’articolo Sei domande al fornitore.

Quando il file non viene caricato affatto

Esistono alternative al caricamento. Alcuni fornitori hanno programmi desktop che lavorano in locale; PDF24, per esempio, descrive un programma di questo tipo per Windows. E alcune web app possono elaborare i file nel browser stesso, senza inviarli a un server. Come verificare che sia davvero così lo descrive l’articolo Elaborare nel browser.

Dopo lo scaricamento

Il termine di cancellazione del fornitore è solo una parte. Anche sul proprio computer nascono copie: nella cartella dei download, nell’allegato di un’e-mail, su un’unità condivisa. I dati personali vengono distrutti o resi anonimi non appena non sono più necessari per lo scopo (art. 6 cpv. 4 LPD) — questo vale per le versioni intermedie nella cartella dei download come per il file presso il fornitore.

Per il segretariato scolastico di Biasca

Il segretariato suddivide i suoi documenti in due gruppi. Orari e lettere ai genitori senza dati personali continuano a essere uniti online, presso il fornitore di cui ha letto le indicazioni. Le iscrizioni con indicazioni sulla salute vengono elaborate in locale. E nell’elenco dei programmi in uso è indicato quale servizio viene usato per che cosa.

Gli strumenti PDF che stiamo sviluppando elaboreranno i file in Svizzera, in memoria, senza salvarli — senza pubblicità e senza tracciamento. In modalità riservata, determinate operazioni verranno svolte interamente nel browser, sul Suo dispositivo.