Formulaires d’adhésion pour associations : les données des membres

Une société de gymnastique à Bulle compte cent quatre-vingts membres, une section jeunesse et un camp d’été. Les inscriptions arrivaient jusqu’ici sur papier, sur une feuille qui a grandi au fil des ans : nom, adresse, date de naissance, téléphone, e-mail, profession, employeur, nom des parents, caisse maladie, allergies, « accord photos ». Un formulaire en ligne doit la remplacer. La secrétaire qui le prépare se demande si tous ces champs doivent suivre.

La question est légitime. Les associations collectent souvent plus que nécessaire, non par curiosité, mais parce qu’un formulaire passe d’un comité à l’autre. Le passage au formulaire en ligne est une bonne occasion de le relire d’un œil neuf.

Ce que couvre le but de l’association

Sur sa page consacrée à la protection des données dans les associations, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) pose un critère simple : le comité peut saisir les données en lien direct avec le but de l’association fixé dans les statuts. Pour d’autres données, il doit informer les membres au préalable et obtenir leur accord.

Cela rejoint les principes de la loi sur la protection des données : des données personnelles ne peuvent être collectées que dans un but déterminé et reconnaissable pour la personne concernée (art. 6, al. 3, LPD), et le traitement doit être proportionné (art. 6, al. 2, LPD).

Pour la société de gymnastique, cela signifie : nom, adresse et un moyen de contact sont nécessaires pour tenir le registre des membres et encaisser les cotisations. La date de naissance peut l’être si les catégories, les cotisations ou la section jeunesse en dépendent. Profession et employeur ne servent aucun but susceptible de figurer dans les statuts d’une société de gymnastique.

Les champs un par un

Champ	Lien avec le but de l’association	Ce qui s’impose
Nom, adresse, e-mail	Registre des membres, convocations, cotisations	Obligatoire
Téléphone	Annulations de dernière minute, entraînements	Facultatif ou obligatoire selon la pratique
Date de naissance	Catégories, section jeunesse, cotisations	Seulement si quelque chose en dépend
Profession, employeur	Aucun lien direct	À retirer
Contact d’urgence	Entraînements et camp avec des enfants	Seulement pour la section jeunesse, à part
Allergies, médicaments	Camp, repas	À part, seulement pour le camp, avec sa note
Accord photos	Un but distinct de l’adhésion	Sa propre case facultative

Les allergies méritent un second regard. Les données sur la santé sont des données sensibles (art. 5, let. c, ch. 2, LPD). L’association peut en avoir besoin pour un camp d’été, pas pour l’adhésion. Un formulaire distinct pour le camp, que seules les monitrices voient et qui est supprimé après le camp, sépare proprement les deux buts.

Les listes de membres

Dans beaucoup d’associations circule une liste de membres avec adresses et téléphones. Le PFPDT est clair : distribuer une liste de membres avec adresses aux autres membres exige le consentement de chacun d’eux. Pour un envoi électronique, il recommande la copie cachée, afin que les adresses e-mail ne soient pas visibles de tous.

Le formulaire en ligne peut le régler directement : une case facultative « Mes coordonnées peuvent figurer sur la liste des membres pour les autres membres ». Qui ne la coche pas n’apparaît que dans la liste du comité.

Sponsors et autres tiers

Des sponsors demandent parfois des adresses, par exemple pour une offre réservée aux membres. Le PFPDT précise qu’une communication à des tiers n’est admissible que si les membres ont été informés du but et y ont expressément consenti. L’information doit indiquer quelles données sont transmises, dans quel but et à qui.

Une case générale « J’accepte la transmission de mes données aux partenaires » n’y répond guère, car elle ne nomme ni les données ni le destinataire. Si une association prévoit de telles transmissions, une formulation concrète a sa place dans le formulaire — ou une demande séparée, le moment venu.

Photos et site web

Les photos font partie de la vie associative : remise des prix, camp, assemblée générale. Le PFPDT rappelle que le comité doit examiner le contexte et le but avant toute publication. Mettre des données en ligne comporte un risque accru d’atteinte à la personnalité, car elles deviennent accessibles dans le monde entier et ne peuvent plus être entièrement effacées. Pour les photos, le consentement des personnes concernées est nécessaire selon le PFPDT, et il peut être révoqué en tout temps.

Ce que les membres apprennent en remplissant

Qui collecte des données personnelles en informe la personne concernée de manière adéquate (art. 19, al. 1, LPD) — au moins sur l’identité et les coordonnées du responsable, la finalité du traitement et, le cas échéant, les destinataires (art. 19, al. 2, LPD). Cela vaut aussi pour une association.

Dans le formulaire de la société de gymnastique, quelques phrases au-dessus du bouton d’envoi suffisent :

• Qui reçoit les indications : la société de gymnastique, représentée par le comité, avec une adresse de contact.
• Dans quel but : registre des membres, convocations, cotisations, répartition en groupes.
• Qui d’autre les voit : les moniteurs du groupe concerné et — seulement avec la case facultative — les autres membres via la liste.
• Combien de temps : jusqu’à la démission, sauf obligation de conservation.

Un texte plus long peut figurer sur le site de l’association, avec un lien depuis le formulaire. Mais c’est la version courte, au formulaire, qu’on lit vraiment.

Qui voit quoi dans l’association

Juridiquement, c’est l’association dans son ensemble qui est responsable au sens de la loi sur la protection des données. Le PFPDT relève toutefois que les sanctions pénales ne visent en principe pas la personne morale, mais les personnes physiques qui exercent une fonction dirigeante. Les accès doivent donc être réglés, pas laissés au hasard.

Dans une société de gymnastique, cela pourrait donner :

• La secrétaire voit toutes les données des membres, parce qu’elle tient le registre.
• Le caissier voit le nom, l’adresse et l’état des cotisations.
• Les monitrices de la section jeunesse voient les enfants de leur groupe et leurs contacts d’urgence.
• La direction du camp voit les inscriptions au camp avec les indications de santé, et seulement celles-ci.

Le changement de comité est un moment que les associations négligent souvent : qui remet sa fonction remet aussi ses accès. Un tableau resté sur l’ordinateur privé de l’ancien secrétaire n’est plus sous le contrôle de l’association.

Quand quelqu’un démissionne

Les données personnelles sont détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard de la finalité (art. 6, al. 4, LPD). Ce qu’une association doit conserver pour sa comptabilité reste ; le numéro de téléphone d’un ancien membre, ses allergies ou sa photo sur le site ont besoin d’une raison propre pour rester. Une règle simple — par exemple revoir la liste après l’assemblée générale — s’en charge sans grand effort.

Le formulaire de Bulle

La secrétaire s’en sort finalement avec un formulaire plus court : nom, adresse, e-mail, téléphone, date de naissance pour la catégorie, et trois cases facultatives — liste des membres, photos, newsletter. La section jeunesse a une rubrique avec un contact d’urgence, le camp son propre formulaire. Profession, employeur et caisse maladie disparaissent.

Dans l’application Formulaires que nous développons, les réponses seront chiffrées dans le navigateur de la personne qui répond, et des espaces de travail d’équipe doivent permettre de fixer qui modifie les formulaires et qui peut lire les réponses — comme une association répartit de toute façon ses rôles.