Anmeldeformulare für Vereine: Mitgliederdaten sorgfältig erfassen

Ein Turnverein in Frauenfeld hat hundertachtzig Mitglieder, eine Jugendriege und ein Sommerlager. Bisher kamen Anmeldungen auf Papier, auf einem Blatt, das über die Jahre gewachsen ist: Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefon, E-Mail, Beruf, Arbeitgeber, Name der Eltern, Krankenkasse, Allergien, «Einverständnis Fotos». Jetzt soll es ein Online-Formular geben. Die Aktuarin, die es bauen soll, fragt sich, ob alle diese Felder mit müssen.

Die Frage ist berechtigt. Vereine sammeln oft mehr, als sie brauchen, nicht aus Neugier, sondern weil ein Formular von Vorstand zu Vorstand weitergereicht wird. Der Wechsel auf ein Online-Formular ist eine gute Gelegenheit, es einmal mit frischem Blick durchzugehen.

Was der Vereinszweck abdeckt

Der EDÖB hat auf seiner Seite zum Datenschutz in Vereinen einen einfachen Massstab formuliert: Der Vorstand darf die Daten erfassen, die mit dem Vereinszweck, wie er in den Statuten festgelegt ist, in direktem Zusammenhang stehen. Für andere Daten muss er die Mitglieder vorgängig informieren und ihre Zustimmung einholen.

Das deckt sich mit den Grundsätzen des Datenschutzgesetzes: Personendaten dürfen nur zu einem bestimmten und für die betroffene Person erkennbaren Zweck beschafft werden (Art. 6 Abs. 3 DSG), und die Bearbeitung muss verhältnismässig sein (Art. 6 Abs. 2 DSG).

Für den Turnverein heisst das: Name, Adresse und eine Kontaktmöglichkeit braucht er, um Mitglieder zu führen und Beiträge einzuziehen. Das Geburtsdatum kann er brauchen, wenn sich Kategorien, Beiträge oder die Jugendriege danach richten. Beruf und Arbeitgeber dienen keinem Zweck, der in den Statuten eines Turnvereins stehen dürfte.

Die Felder im Einzelnen

Feld	Zusammenhang mit dem Vereinszweck	Was sich anbietet
Name, Adresse, E-Mail	Mitgliederführung, Einladungen, Beiträge	Pflichtfeld
Telefon	Kurzfristige Absagen, Training	Freiwillig oder Pflicht, je nach Praxis
Geburtsdatum	Kategorien, Jugendriege, Beiträge	Nur wenn sich etwas danach richtet
Beruf, Arbeitgeber	Kein direkter Zusammenhang	Weglassen
Notfallkontakt	Training und Lager mit Kindern	Nur für die Jugendriege, eigener Abschnitt
Allergien, Medikamente	Lager, Verpflegung	Separat, nur für das Lager, mit eigenem Hinweis
Einverständnis Fotos	Eigener Zweck neben der Mitgliedschaft	Eigenes, freiwilliges Kästchen

Die Allergien verdienen einen zweiten Blick. Angaben über die Gesundheit zählen zu den besonders schützenswerten Personendaten (Art. 5 Bst. c Ziff. 2 DSG). Für ein Sommerlager kann der Verein sie brauchen; für die Mitgliedschaft nicht. Ein eigenes Formular für das Lager, das nur die Leiterinnen sehen und das nach dem Lager wieder gelöscht wird, trennt die beiden Zwecke sauber.

Mitgliederlisten

In vielen Vereinen kursiert eine Mitgliederliste mit Adressen und Telefonnummern. Der EDÖB ist hier deutlich: Die Verteilung von Mitgliederlisten mit Adressen an andere Mitglieder erfordert die Einwilligung jedes einzelnen Mitglieds. Für den elektronischen Versand empfiehlt er die Blindkopie, damit die E-Mail-Adressen der Empfängerinnen nicht für alle sichtbar werden.

Im Online-Formular lässt sich das direkt lösen: ein freiwilliges Kästchen «Meine Kontaktangaben dürfen auf der Mitgliederliste für andere Mitglieder erscheinen». Wer es nicht ankreuzt, erscheint nur in der Liste des Vorstands.

Sponsoren und andere Dritte

Manche Vereine erhalten von Sponsoren die Bitte um Adressen, etwa für ein Mitgliederangebot. Der EDÖB hält fest, dass eine Bekanntgabe an Dritte nur zulässig ist, wenn die Mitglieder über den Zweck informiert wurden und ausdrücklich zugestimmt haben. Die Information muss angeben, welche Daten, zu welchem Zweck und an wen weitergegeben werden.

Ein pauschales Häkchen «Ich bin mit der Weitergabe an Partner einverstanden» erfüllt das kaum, weil es weder die Daten noch den Empfänger nennt. Wo ein Verein solche Weitergaben plant, gehört eine konkrete Formulierung ins Formular — oder eine eigene Anfrage dann, wenn der Fall eintritt.

Fotos und die Website

Vereinsfotos gehören zum Vereinsleben: die Siegerehrung, das Lager, die Generalversammlung. Der EDÖB weist darauf hin, dass der Vorstand vor einer Veröffentlichung Kontext und Ziel prüfen soll. Das Hochladen ins Internet birge ein erhöhtes Risiko einer Persönlichkeitsverletzung, weil die Daten weltweit zugänglich werden und sich nicht mehr vollständig löschen lassen. Für Fotos braucht es laut EDÖB die Einwilligung der betroffenen Personen, und diese kann jederzeit widerrufen werden.

Was die Mitglieder beim Ausfüllen erfahren

Wer Personendaten beschafft, informiert die betroffene Person angemessen darüber (Art. 19 Abs. 1 DSG) — mindestens über die Identität und die Kontaktdaten des Verantwortlichen, den Bearbeitungszweck und gegebenenfalls die Empfänger (Art. 19 Abs. 2 DSG). Das gilt auch für einen Verein.

Im Formular des Turnvereins genügen dafür wenige Sätze über dem Absende-Knopf:

• Wer die Angaben erhält: der Turnverein, vertreten durch den Vorstand, mit einer Kontaktadresse.
• Wozu: Mitgliederführung, Einladungen, Beiträge, Einteilung in Riegen.
• Wer sie sonst sieht: die Leiterinnen der jeweiligen Riege, und — nur mit dem freiwilligen Kästchen — die anderen Mitglieder über die Mitgliederliste.
• Wie lange: bis zum Austritt, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Ein längerer Text kann auf der Vereinswebsite stehen, verlinkt aus dem Formular. Die kurze Fassung am Formular ist aber diejenige, die tatsächlich gelesen wird.

Wer im Verein was sieht

Rechtlich ist der Verein als Ganzes Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzgesetzes. Der EDÖB weist aber darauf hin, dass strafrechtliche Sanktionen grundsätzlich nicht die juristische Person treffen, sondern die natürlichen Personen in leitender Funktion. Zugriffe gehören deshalb geregelt, nicht dem Zufall überlassen.

In einem Turnverein könnte das so aussehen:

• Die Aktuarin sieht alle Mitgliederdaten, weil sie die Liste führt.
• Der Kassier sieht Name, Adresse und den Stand der Beiträge.
• Die Leiterinnen der Jugendriege sehen die Kinder ihrer Riege und deren Notfallkontakte.
• Die Lagerleitung sieht die Lageranmeldungen mit den Gesundheitsangaben, und nur diese.

Beim Wechsel im Vorstand ist ein Moment, den Vereine oft übersehen: Wer das Amt abgibt, gibt auch die Zugänge ab. Eine Tabelle, die auf dem privaten Laptop des ehemaligen Aktuars liegt, ist nicht mehr unter der Kontrolle des Vereins.

Wenn jemand austritt

Personendaten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind (Art. 6 Abs. 4 DSG). Was ein Verein aus buchhalterischen Gründen aufbewahren muss, bleibt; die Telefonnummer eines ausgetretenen Mitglieds, seine Allergien oder sein Foto auf der Website brauchen einen eigenen Grund, um zu bleiben. Eine einfache Regel im Verein — etwa eine Durchsicht der Liste nach der Generalversammlung — erledigt das ohne grossen Aufwand.

Das Formular für Frauenfeld

Die Aktuarin kommt am Ende mit einem kürzeren Formular aus: Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum für die Kategorie, dazu drei freiwillige Kästchen — Mitgliederliste, Fotos, Newsletter. Für die Jugendriege gibt es einen Abschnitt mit Notfallkontakt, für das Lager ein eigenes Formular. Beruf, Arbeitgeber und Krankenkasse fallen weg.

In der Formulare-App, die wir entwickeln, werden die Antworten bereits im Browser der antwortenden Person verschlüsselt, und Arbeitsbereiche für Teams sollen festlegen, wer Formulare bearbeitet und wer Antworten lesen darf — so, wie ein Verein seine Rollen ohnehin verteilt.