Moduli d’iscrizione per associazioni: i dati dei soci con cura

Una società di ginnastica a Mendrisio conta centottanta soci, una sezione giovanile e un campo estivo. Finora le iscrizioni arrivavano su carta, su un foglio cresciuto negli anni: nome, indirizzo, data di nascita, telefono, e-mail, professione, datore di lavoro, nome dei genitori, cassa malati, allergie, «consenso foto». Ora deve arrivare un modulo online. La segretaria che lo prepara si chiede se tutti questi campi debbano restare.

La domanda è legittima. Le associazioni raccolgono spesso più del necessario, non per curiosità, ma perché un modulo passa da un comitato all’altro. Il passaggio al modulo online è una buona occasione per rileggerlo con occhi nuovi.

Che cosa copre lo scopo dell’associazione

Nella sua pagina sulla protezione dei dati nelle associazioni, l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) fissa un criterio semplice: il comitato può registrare i dati in relazione diretta con lo scopo dell’associazione stabilito negli statuti. Per altri dati deve informare prima i soci e ottenere il loro assenso.

Ciò corrisponde ai principi della legge sulla protezione dei dati: i dati personali possono essere raccolti solo per uno scopo determinato e riconoscibile per la persona interessata (art. 6 cpv. 3 LPD), e il trattamento deve essere proporzionato (art. 6 cpv. 2 LPD).

Per la società di ginnastica significa: nome, indirizzo e un recapito servono per tenere il registro dei soci e incassare le quote. La data di nascita può servire se categorie, quote o sezione giovanile ne dipendono. Professione e datore di lavoro non servono a nessuno scopo che figuri verosimilmente negli statuti di una società di ginnastica.

I campi uno per uno

Campo	Legame con lo scopo dell’associazione	Che cosa si propone
Nome, indirizzo, e-mail	Registro dei soci, convocazioni, quote	Obbligatorio
Telefono	Disdette dell’ultimo minuto, allenamenti	Facoltativo o obbligatorio secondo la prassi
Data di nascita	Categorie, sezione giovanile, quote	Solo se qualcosa ne dipende
Professione, datore di lavoro	Nessun legame diretto	Togliere
Contatto d’emergenza	Allenamenti e campo con bambini	Solo per la sezione giovanile, a parte
Allergie, medicamenti	Campo, pasti	A parte, solo per il campo, con una propria nota
Consenso foto	Uno scopo distinto dall’adesione	Una propria casella facoltativa

Le allergie meritano un secondo sguardo. I dati sulla salute sono dati degni di particolare protezione (art. 5 lett. c n. 2 LPD). L’associazione può averne bisogno per un campo estivo, non per l’adesione. Un modulo separato per il campo, visto solo dalle monitrici e cancellato dopo il campo, tiene ben separati i due scopi.

Gli elenchi dei soci

In molte associazioni circola un elenco dei soci con indirizzi e numeri di telefono. L’IFPDT è chiaro: distribuire agli altri soci elenchi con indirizzi richiede il consenso di ogni singolo socio. Per l’invio elettronico raccomanda la copia nascosta, perché gli indirizzi e-mail non siano visibili a tutti.

Il modulo online lo può risolvere direttamente: una casella facoltativa «I miei recapiti possono comparire nell’elenco dei soci per gli altri soci». Chi non la spunta compare solo nell’elenco del comitato.

Sponsor e altri terzi

Alcuni sponsor chiedono indirizzi, per esempio per un’offerta riservata ai soci. L’IFPDT precisa che una comunicazione a terzi è ammessa solo se i soci sono stati informati dello scopo e vi hanno acconsentito espressamente. L’informazione deve indicare quali dati sono trasmessi, per quale scopo e a chi.

Una casella generica «Acconsento alla trasmissione dei miei dati ai partner» difficilmente basta, perché non nomina né i dati né il destinatario. Se un’associazione prevede trasmissioni di questo tipo, nel modulo va una formulazione concreta — o una richiesta a parte quando il caso si presenta.

Foto e sito web

Le foto fanno parte della vita associativa: la premiazione, il campo, l’assemblea generale. L’IFPDT ricorda che il comitato deve valutare contesto e scopo prima di pubblicare. Caricare dati su Internet comporta un rischio accresciuto di violazione della personalità, perché diventano accessibili in tutto il mondo e non si possono più cancellare del tutto. Per le foto, secondo l’IFPDT, serve il consenso delle persone interessate, ed è revocabile in ogni momento.

Che cosa apprendono i soci compilando

Chi raccoglie dati personali ne informa adeguatamente la persona interessata (art. 19 cpv. 1 LPD) — almeno sull’identità e i dati di contatto del titolare, lo scopo del trattamento e, se del caso, i destinatari (art. 19 cpv. 2 LPD). Vale anche per un’associazione.

Nel modulo della società di ginnastica bastano poche frasi sopra il pulsante di invio:

• Chi riceve le indicazioni: la società di ginnastica, rappresentata dal comitato, con un indirizzo di contatto.
• A che scopo: registro dei soci, convocazioni, quote, suddivisione nei gruppi.
• Chi altro le vede: i monitori del gruppo interessato e — solo con la casella facoltativa — gli altri soci tramite l’elenco.
• Per quanto tempo: fino all’uscita, salvo obblighi di conservazione.

Un testo più lungo può stare sul sito dell’associazione, collegato dal modulo. Ma è la versione breve, accanto al modulo, quella che si legge davvero.

Chi vede che cosa nell’associazione

Giuridicamente, titolare ai sensi della legge sulla protezione dei dati è l’associazione nel suo insieme. L’IFPDT osserva però che le sanzioni penali non colpiscono di regola la persona giuridica, ma le persone fisiche con funzioni dirigenti. Gli accessi vanno quindi regolati, non lasciati al caso.

In una società di ginnastica potrebbe essere così:

• La segretaria vede tutti i dati dei soci, perché tiene il registro.
• Il cassiere vede nome, indirizzo e lo stato delle quote.
• Le monitrici della sezione giovanile vedono i bambini del loro gruppo e i contatti d’emergenza.
• La direzione del campo vede le iscrizioni al campo con le indicazioni sulla salute, e solo quelle.

Il cambio nel comitato è un momento che le associazioni trascurano spesso: chi lascia la carica lascia anche gli accessi. Una tabella rimasta sul portatile privato dell’ex segretario non è più sotto il controllo dell’associazione.

Quando qualcuno esce

I dati personali sono distrutti o resi anonimi non appena non sono più necessari per lo scopo (art. 6 cpv. 4 LPD). Ciò che un’associazione deve conservare per la contabilità resta; il numero di telefono di un ex socio, le sue allergie o la sua foto sul sito hanno bisogno di un motivo proprio per restare. Una regola semplice — per esempio rivedere l’elenco dopo l’assemblea generale — se ne occupa senza grande fatica.

Il modulo di Mendrisio

Alla fine la segretaria se la cava con un modulo più breve: nome, indirizzo, e-mail, telefono, data di nascita per la categoria, più tre caselle facoltative — elenco dei soci, foto, newsletter. La sezione giovanile ha una parte con il contatto d’emergenza, il campo il suo modulo. Professione, datore di lavoro e cassa malati spariscono.

Nell’app Moduli che stiamo sviluppando, le risposte saranno cifrate nel browser di chi risponde, e gli spazi di lavoro per i team dovranno stabilire chi modifica i moduli e chi può leggere le risposte — come un’associazione ripartisce comunque i propri ruoli.