PDF/A : quand l’archivage en PDF a du sens en Suisse

Un électricien à Martigny passe à une comptabilité sans papier. Factures, quittances et contrats seront désormais classés en PDF, pendant dix ans. Son fiduciaire mentionne un sigle : PDF/A. Est-ce nécessaire ? Et est-ce suffisant ?

Les deux questions ont une réponse courte. Le PDF/A est un format conçu pour la conservation de longue durée, et il peut bien convenir. Mais la loi ne l’impose pas, et un format seul ne remplit pas tout ce que demandent les règles de conservation.

Ce qu’est le PDF/A

La PDF Association, l’organisation professionnelle derrière le format, décrit ainsi le but de la norme ISO 19005 : elle définit un format de fichier basé sur le PDF, le PDF/A, qui représente les documents électroniques de manière à préserver leur apparence visuelle statique dans le temps — indépendamment des outils et systèmes utilisés pour créer, stocker ou afficher les fichiers.

Pour cela, le PDF/A fixe quelles fonctions du PDF peuvent être utilisées, et comment. Un PDF d’archive doit avoir le même aspect dans vingt ans, même si le programme qui l’a créé n’existe plus.

Les variantes

Le PDF/A n’est pas une norme unique, mais une série. La PDF Association en décrit les parties ainsi :

Partie	Base	Particularité
PDF/A-1	PDF 1.4	La version d’origine de 2005 ; pas de transparence
PDF/A-2	PDF 1.7	Fonctions PDF plus récentes ; les pièces jointes doivent être en PDF/A ou en texte brut
PDF/A-3	PDF 1.7	Comme PDF/A-2, mais autorise des pièces jointes quelconques
PDF/A-4	PDF 2.0	La version la plus récente, avec un niveau propre pour les modèles 3D

S’y ajoutent des niveaux de conformité. Pour le PDF/A-1, la PDF Association cite le niveau b (basic), qui assure la reproduction fiable de l’aspect visuel, et le niveau a (accessible), qui améliore en plus l’accessibilité et l’extraction fiable du texte.

Pour une petite entreprise, cela signifie surtout que PDF/A n’est pas toujours PDF/A. En réglant un programme, il vaut la peine de savoir quelle partie et quel niveau il produit.

Ce que demande la loi

L’obligation de conserver figure dans le Code des obligations. Les livres et les pièces comptables, ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision, sont conservés pendant dix ans ; le délai court dès la fin de l’exercice (art. 958f, al. 1, CO). Les livres et les pièces comptables peuvent être conservés sur papier, sous forme électronique ou de manière analogue, pour autant que la concordance avec les faits sous-jacents soit garantie et qu’ils puissent être rendus lisibles en tout temps (art. 958f, al. 3, CO).

Les détails figurent dans l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico). Certains de ses principes comptent particulièrement pour le classement électronique :

• Intégrité. Les livres et les pièces comptables doivent être conservés de manière à ne pas pouvoir être modifiés sans que la modification soit décelable (art. 3 Olico).
• Disponibilité. Jusqu’à la fin du délai, une personne habilitée doit pouvoir les consulter et les vérifier dans un délai raisonnable, et sur demande ils doivent pouvoir être rendus lisibles sans moyens auxiliaires (art. 6 Olico).
• Supports d’information. Sont admis les supports non modifiables comme le papier ou les supports de données non modifiables, et les supports modifiables seulement à certaines conditions — par exemple si des procédés techniques comme la signature numérique garantissent l’intégrité et si le moment de l’enregistrement peut être prouvé, par exemple par un horodatage (art. 9 Olico).
• Contrôle et migration. Les supports doivent être vérifiés régulièrement quant à leur intégrité et leur lisibilité, et les données peuvent être transférées dans d’autres formats si l’exhaustivité, l’exactitude, la disponibilité et la lisibilité restent garanties ; le transfert est consigné (art. 10 Olico).

L’ordonnance ne cite aucun format de fichier précis.

Ce que le PDF/A apporte — et ce qu’il n’apporte pas

Le PDF/A aide pour l’une des exigences : qu’un document reste lisible et garde le même aspect dans dix ans. Cela correspond bien à l’art. 958f, al. 3, CO et aux principes de disponibilité et de lisibilité.

L’intégrité est une autre question. Le PDF/A décrit comment un fichier doit être construit ; il ne dit pas où ni comment il est stocké. Qu’une modification soit décelable dépend du support et des procédés énumérés à l’art. 9 Olico — signatures et horodatage, par exemple, ou un support non modifiable. Un document PDF/A sur un disque dur ordinaire, où chacun au bureau peut écrire, est lisible, mais pas automatiquement immuable.

L’ordre dans l’archive

L’Olico ne règle pas seulement les fichiers, mais aussi l’ordre dans lequel ils se trouvent. Les informations archivées doivent être séparées des informations courantes ou marquées de façon à pouvoir les distinguer, et la responsabilité de l’archive doit être clairement réglée et documentée (art. 7 Olico). Les informations doivent être inventoriées systématiquement et protégées contre les accès non autorisés ; les accès et les entrées sont enregistrés (art. 8 Olico).

Pour une petite entreprise, cela peut rester modeste : un dossier d’archive par exercice, plus modifié après la clôture, des noms de fichiers clairs, une personne responsable et un stockage qui enregistre les accès. Le format de fichier est une brique parmi d’autres.

Comment naît un PDF/A

Beaucoup de programmes produisent du PDF/A. Dans Word, Microsoft décrit à l’enregistrement en PDF une option « Conforme à ISO 19005-1 (PDF/A) » ; elle crée un document au standard d’archivage, afin qu’il ait le même aspect plus tard sur un autre ordinateur. Les logiciels de numérisation proposent souvent le PDF/A comme format de sortie.

Qu’un fichier respecte réellement la norme, un validateur le montre. Parmi les outils de test de la norme, la PDF Association cite notamment veraPDF, un validateur PDF/A open source.

Quand le PDF/A a du sens

Pour l’électricien de Martigny, quelques cas se dessinent où le format montre ses atouts :

• Des justificatifs numérisés conservés dix ans alors que l’original papier est jeté.
• Des contrats et des factures reçus en PDF et archivés — une conversion en PDF/A peut avoir du sens si les originaux utilisent des fonctions que le PDF/A exclut.
• Des documents avec des fichiers intégrés, comme une facture électronique avec des données lisibles par machine en pièce jointe — le PDF/A-3 autorise ce type de pièces jointes.

Il apporte moins pour les documents conservés peu de temps, ou pour les fichiers de travail encore en cours de modification.

Pour l’entreprise

La solution qu’une entreprise choisit pour sa conservation, et sa conformité aux règles, dépendent de l’ensemble : format, stockage, accès, documentation. L’Olico exige aussi que l’organisation, les compétences et les procédures soient documentées dans des instructions de travail (art. 4 Olico). Pour mettre en place un classement conforme à la révision, une fiduciaire est la bonne interlocutrice.

Les outils PDF que nous développons convertiront, fusionneront et allégeront des documents — traités en Suisse, en mémoire, sans qu’aucun fichier ne soit conservé. Pour l’archivage, l’articulation entre format et stockage reste une décision de l’entreprise.