PDF/A: quando i PDF d’archivio hanno senso in Svizzera

Un elettricista a Giubiasco passa a una contabilità senza carta. Fatture, ricevute e contratti verranno d’ora in poi archiviati in PDF, per dieci anni. Il suo fiduciario menziona una sigla: PDF/A. È necessario? E basta?

Entrambe le domande hanno una risposta breve. Il PDF/A è un formato pensato per la conservazione a lungo termine, e può adattarsi bene allo scopo. Ma la legge non lo prescrive, e un formato da solo non soddisfa tutto ciò che chiedono le regole di conservazione.

Che cos’è il PDF/A

La PDF Association, l’organizzazione di settore dietro il formato, descrive così lo scopo della norma ISO 19005: definisce un formato di file basato sul PDF, il PDF/A, che rappresenta i documenti elettronici in modo da conservarne l’aspetto visivo statico nel tempo — indipendentemente dagli strumenti e dai sistemi usati per crearli, archiviarli o visualizzarli.

Per farlo, il PDF/A stabilisce quali funzioni del PDF possono essere usate, e come. Un PDF d’archivio deve avere lo stesso aspetto fra vent’anni, anche se il programma con cui è nato non esiste più.

Le varianti

Il PDF/A non è una sola norma, ma una serie. La PDF Association ne descrive le parti così:

Parte	Base	Particolarità
PDF/A-1	PDF 1.4	La versione originale del 2005; nessuna trasparenza
PDF/A-2	PDF 1.7	Funzioni PDF più recenti; gli allegati devono essere PDF/A o testo semplice
PDF/A-3	PDF 1.7	Come PDF/A-2, ma ammette allegati qualsiasi
PDF/A-4	PDF 2.0	La versione più recente, con un livello proprio per i modelli 3D

A ciò si aggiungono livelli di conformità. Per il PDF/A-1 la PDF Association cita il livello b (basic), che garantisce la riproduzione affidabile dell’aspetto visivo, e il livello a (accessible), che migliora inoltre l’accessibilità e l’estrazione affidabile del testo.

Per una piccola azienda significa soprattutto che PDF/A non è sempre PDF/A. Impostando un programma conviene sapere quale parte e quale livello produce.

Che cosa chiede la legge

L’obbligo di conservazione è nel Codice delle obbligazioni. I libri e i giustificativi contabili, come pure la relazione sulla gestione e la relazione di revisione, sono conservati per dieci anni; il termine decorre dalla fine dell’esercizio (art. 958f cpv. 1 CO). Libri e giustificativi possono essere conservati su carta, elettronicamente o in modo analogo, purché sia garantita la concordanza con i fatti sottostanti e possano essere resi leggibili in ogni momento (art. 958f cpv. 3 CO).

I dettagli sono regolati dall’ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (OLC). Alcuni suoi principi contano in particolare per l’archiviazione elettronica:

• Integrità. Libri e giustificativi devono essere conservati in modo da non poter essere modificati senza che la modifica sia rilevabile (art. 3 OLC).
• Disponibilità. Fino alla fine del termine, una persona autorizzata deve poterli consultare e verificare entro un termine adeguato, e su richiesta devono poter essere resi leggibili anche senza mezzi ausiliari (art. 6 OLC).
• Supporti d’informazione. Sono ammessi supporti non modificabili come la carta o supporti di dati non modificabili, e quelli modificabili solo a certe condizioni — per esempio se procedimenti tecnici come la firma digitale garantiscono l’integrità e il momento della registrazione è dimostrabile, per esempio con una marca temporale (art. 9 OLC).
• Verifica e migrazione. I supporti vanno verificati regolarmente quanto a integrità e leggibilità, e i dati possono essere trasferiti in altri formati se completezza, esattezza, disponibilità e leggibilità restano garantite; il trasferimento va protocollato (art. 10 OLC).

L’ordinanza non indica alcun formato di file preciso.

Che cosa fa il PDF/A — e che cosa no

Il PDF/A aiuta per uno dei requisiti: che un documento resti leggibile e abbia lo stesso aspetto fra dieci anni. Ciò si accorda bene con l’art. 958f cpv. 3 CO e con i principi di disponibilità e leggibilità.

L’integrità è un’altra questione. Il PDF/A descrive come dev’essere costruito un file; non dice dove e come viene archiviato. Se una modifica sarebbe rilevabile dipende dal supporto e dai procedimenti elencati all’art. 9 OLC — firme e marche temporali, per esempio, o un supporto non modificabile. Un documento PDF/A su un normale disco rigido, su cui chiunque in ufficio può scrivere, è leggibile, ma non automaticamente immodificabile.

L’ordine nell’archivio

L’OLC non regola solo i singoli file, ma anche l’ordine in cui si trovano. Le informazioni archiviate vanno separate da quelle correnti o contrassegnate in modo da poterle distinguere, e la responsabilità dell’archivio va regolata e documentata chiaramente (art. 7 OLC). Le informazioni vanno inventariate sistematicamente e protette da accessi non autorizzati; accessi ed entrate vanno registrati (art. 8 OLC).

Per una piccola azienda può essere modesto: una cartella d’archivio per esercizio, non più modificata dopo la chiusura, nomi di file chiari, una persona responsabile e un archivio che registra gli accessi. Il formato del file è un tassello fra diversi.

Come nasce un PDF/A

Molti programmi producono PDF/A. In Word, Microsoft descrive, salvando in PDF, un’opzione «Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A)»; crea un documento nello standard d’archiviazione, perché appaia uguale più tardi su un altro computer. I programmi di scansione offrono spesso il PDF/A come formato d’uscita.

Se un file rispetta davvero la norma lo mostra un validatore. Fra gli strumenti di test della norma, la PDF Association elenca veraPDF, un validatore PDF/A open source.

Quando il PDF/A ha senso

Per l’elettricista di Giubiasco emergono alcuni casi in cui il formato mostra i suoi punti di forza:

• Giustificativi scansionati da conservare dieci anni mentre l’originale cartaceo viene eliminato.
• Contratti e fatture ricevuti in PDF e archiviati — una conversione in PDF/A può avere senso se gli originali usano funzioni che il PDF/A esclude.
• Documenti con file incorporati, come una fattura elettronica con dati leggibili da macchina in allegato — il PDF/A-3 ammette allegati di questo tipo.

Serve meno per documenti conservati comunque poco tempo, o per file di lavoro ancora in modifica.

Per l’azienda

La soluzione che un’azienda sceglie per la conservazione, e se soddisfi le regole, dipende dall’insieme: formato, archiviazione, accessi, documentazione. L’OLC chiede anche che organizzazione, competenze e procedure siano documentate in istruzioni di lavoro (art. 4 OLC). Per impostare un’archiviazione a prova di revisione, una fiduciaria è l’interlocutrice giusta.

Gli strumenti PDF che stiamo sviluppando convertiranno, uniranno e ridurranno documenti — elaborati in Svizzera, in memoria, senza che alcun file resti salvato. Per l’archiviazione, l’intreccio fra formato e archiviazione resta una decisione dell’azienda.