PDF/A: wann Archiv-PDFs in der Schweiz sinnvoll sind

Ein Elektroinstallateur in Wil stellt auf papierlose Buchhaltung um. Rechnungen, Quittungen und Verträge sollen künftig als PDF abgelegt werden, zehn Jahre lang. Sein Treuhänder erwähnt dabei ein Kürzel: PDF/A. Ist das nötig? Und reicht es?

Beide Fragen haben eine kurze Antwort. PDF/A ist ein Format, das für lange Aufbewahrung gemacht ist, und es kann dafür gut passen. Das Gesetz schreibt es aber nicht vor, und ein Format allein erfüllt noch nicht, was die Aufbewahrungsvorschriften verlangen.

Was PDF/A ist

Die PDF Association, die Fachorganisation hinter dem Format, beschreibt den Zweck der Norm ISO 19005 so: Sie definiert ein auf PDF beruhendes Dateiformat, PDF/A, das elektronische Dokumente so darstellt, dass ihr statisches Erscheinungsbild über die Zeit erhalten bleibt — unabhängig von den Werkzeugen und Systemen, mit denen die Dateien erstellt, gespeichert oder angezeigt werden.

Erreicht wird das, indem PDF/A festlegt, welche PDF-Funktionen verwendet werden dürfen und wie. Ein Archiv-PDF soll in zwanzig Jahren gleich aussehen, auch wenn es das Programm, mit dem es entstand, längst nicht mehr gibt.

Die Varianten

PDF/A ist keine einzelne Norm, sondern eine Reihe. Die PDF Association beschreibt die Teile so:

Teil	Grundlage	Besonderheit
PDF/A-1	PDF 1.4	Die ursprüngliche Fassung von 2005; keine Transparenz
PDF/A-2	PDF 1.7	Neuere PDF-Funktionen; Anhänge müssen selbst PDF/A oder reiner Text sein
PDF/A-3	PDF 1.7	Wie PDF/A-2, erlaubt aber beliebige Anhänge
PDF/A-4	PDF 2.0	Neueste Fassung, mit einer eigenen Stufe für 3D-Modelle

Dazu kommen Konformitätsstufen. Für PDF/A-1 nennt die PDF Association die Stufe b (basic), die die zuverlässige Wiedergabe des Erscheinungsbilds sicherstellt, und die Stufe a (accessible), die zusätzlich die Barrierefreiheit und die zuverlässige Textextraktion verbessert.

Für einen kleinen Betrieb bedeutet das vor allem: PDF/A ist nicht gleich PDF/A. Beim Einstellen eines Programms lohnt es sich zu wissen, welcher Teil und welche Stufe herauskommen.

Was das Gesetz verlangt

Die Aufbewahrungspflicht steht im Obligationenrecht. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sowie Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Geschäftsbücher und Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR).

Die Einzelheiten regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Einige ihrer Grundsätze sind für die elektronische Ablage besonders wichtig:

• Integrität. Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Art. 3 GeBüV).
• Verfügbarkeit. Sie müssen bis zum Ende der Frist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können, und auf Begehren auch ohne Hilfsmittel lesbar gemacht werden können (Art. 6 GeBüV).
• Informationsträger. Zulässig sind unveränderbare Informationsträger wie Papier oder unveränderbare Datenträger, und veränderbare nur unter Bedingungen — etwa wenn technische Verfahren wie digitale Signaturen die Integrität gewährleisten und der Zeitpunkt der Speicherung, zum Beispiel durch Zeitstempel, nachweisbar ist (Art. 9 GeBüV).
• Überprüfung und Migration. Die Informationsträger sind regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit zu prüfen, und Daten dürfen in andere Formate übertragen werden, wenn Vollständigkeit, Richtigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit gewährleistet bleiben; die Übertragung ist zu protokollieren (Art. 10 GeBüV).

Ein bestimmtes Dateiformat nennt die Verordnung nicht.

Was PDF/A leistet — und was nicht

PDF/A hilft bei einer der Anforderungen: dass ein Dokument in zehn Jahren noch lesbar ist und gleich aussieht. Das passt gut zu Art. 958f Abs. 3 OR und zu den Grundsätzen der Verfügbarkeit und Lesbarkeit.

Die Integrität ist eine andere Frage. PDF/A beschreibt, wie eine Datei aufgebaut sein muss; es beschreibt nicht, wo und wie sie gespeichert wird. Ob eine Änderung feststellbar wäre, hängt vom Informationsträger und von den Verfahren ab, die die GeBüV in Art. 9 aufzählt — etwa Signaturen und Zeitstempel oder ein unveränderbarer Datenträger. Ein PDF/A-Dokument auf einer gewöhnlichen Festplatte, die jede Person im Büro beschreiben kann, ist lesbar, aber nicht automatisch unveränderbar.

Ordnung im Archiv

Die GeBüV regelt nicht nur einzelne Dateien, sondern auch die Ordnung, in der sie liegen. Archivierte Informationen sind von aktuellen zu trennen oder so zu kennzeichnen, dass eine Unterscheidung möglich ist, und die Verantwortung für das Archiv ist klar zu regeln und zu dokumentieren (Art. 7 GeBüV). Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen; Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen (Art. 8 GeBüV).

Für einen kleinen Betrieb kann das bescheiden aussehen: ein Archivordner pro Geschäftsjahr, der nach dem Abschluss nicht mehr bearbeitet wird, klare Dateinamen, eine Person, die dafür zuständig ist, und ein Speicher, der Zugriffe protokolliert. Das Dateiformat ist darin ein Baustein unter mehreren.

Wie ein PDF/A entsteht

Viele Programme können PDF/A erzeugen. In Word beschreibt Microsoft beim Speichern als PDF eine Option «ISO 19005-1-konform (PDF/A)»; sie erzeugt ein Dokument im Archivstandard, damit es später auf einem anderen Computer gleich aussieht. Scanner-Software bietet PDF/A oft als Ausgabeformat an.

Ob eine Datei die Norm tatsächlich erfüllt, zeigt ein Validator. Die PDF Association führt unter den Testwerkzeugen zur Norm unter anderem veraPDF auf, einen quelloffenen PDF/A-Validator.

Wann PDF/A sinnvoll ist

Für den Elektroinstallateur in Wil ergeben sich ein paar Fälle, in denen das Format seine Stärken ausspielt:

• Gescannte Belege, die zehn Jahre bleiben sollen und deren Original weggeworfen wird.
• Verträge und Rechnungen, die als PDF eintreffen und archiviert werden — hier kann eine Umwandlung in PDF/A sinnvoll sein, wenn die Originale Funktionen nutzen, die PDF/A ausschliesst.
• Dokumente mit eingebetteten Dateien, etwa eine elektronische Rechnung mit maschinenlesbaren Daten im Anhang — PDF/A-3 erlaubt solche beliebigen Anhänge.

Wo es weniger bringt: bei Dokumenten, die ohnehin nur kurz aufbewahrt werden, oder bei Arbeitsdateien, die noch bearbeitet werden.

Für den Betrieb

Welche Lösung ein Betrieb für seine Aufbewahrung wählt und ob sie den Vorschriften genügt, hängt von der ganzen Umgebung ab: Format, Speicher, Zugriffe, Dokumentation. Die GeBüV verlangt auch, dass Organisation, Zuständigkeiten und Abläufe in Arbeitsanweisungen dokumentiert werden (Art. 4 GeBüV). Für die Einrichtung einer revisionssicheren Ablage ist eine Treuhänderin oder ein Treuhänder die richtige Ansprechperson.

Die PDF-Werkzeuge, die wir entwickeln, werden Dokumente in PDF umwandeln, zusammenfügen und verkleinern — verarbeitet in der Schweiz, im Arbeitsspeicher, ohne dass eine Datei gespeichert bleibt. Für die Archivierung bleibt das Zusammenspiel von Format und Ablage eine Entscheidung des Betriebs.