Offerten als PDF: ein Ablauf für kleine Betriebe

Eine Schreinerei in Langenthal offeriert eine neue Küche. Zur Offerte gehören der Grundriss, zwei Ansichten, die Datenblätter von Backofen und Dampfabzug und ein paar Fotos vom Raum, aufgenommen beim Besichtigungstermin. Bisher gingen diese Dinge als sieben einzelne Anhänge hinaus, manchmal in zwei E-Mails, weil eine allein zu gross war.

Der Kunde druckt sich dann die Hälfte aus, findet die Ansicht B nicht und fragt nach, ob die Offerte vom März oder die vom April gilt. Ein fester Ablauf, der am Ende ein einziges, geordnetes PDF ergibt, erspart solche Rückfragen.

Was eine Offerte rechtlich ist

Eine Offerte ist im Sinne des Obligationenrechts ein Antrag zum Abschluss eines Vertrags. Kommt die Annahme dazu, entsteht der Vertrag; dafür braucht es die übereinstimmende gegenseitige Willensäusserung, die ausdrücklich oder stillschweigend sein kann (Art. 1 OR). Einige Bestimmungen sind für die Gestaltung einer Offerte besonders relevant:

Bestimmung	Was sie sagt
Art. 3 OR	Wer für die Annahme eine Frist setzt, bleibt bis zu deren Ablauf an den Antrag gebunden
Art. 5 OR	Ohne Frist bleibt man unter Abwesenden gebunden, bis man eine rechtzeitige Antwort erwarten darf
Art. 7 OR	Wer eine Erklärung beifügt, die die Bindung ablehnt, wird nicht gebunden
Art. 11 OR	Verträge bedürfen nur dann einer besonderen Form, wenn das Gesetz eine solche vorschreibt

Für die Offerte selbst heisst das vor allem: Eine Angabe wie «Diese Offerte ist gültig bis 31. Juli» hat eine Wirkung, und ein Vermerk wie «unverbindlich» ebenfalls. Welche Formulierung für einen bestimmten Auftrag passt, ist eine Frage für den Betrieb und gegebenenfalls für eine Fachperson.

Richtpreis oder fester Preis

Bei Handwerksaufträgen handelt es sich oft um einen Werkvertrag. Das OR kennt dort den Fall, dass der Preis zum Voraus nur ungefähr bestimmt wurde: Dann wird er nach dem Wert der Arbeit und den Aufwendungen des Unternehmers festgesetzt (Art. 374 OR). Wird ein vereinbarter ungefährer Ansatz ohne Zutun des Bestellers unverhältnismässig überschritten, kann dieser vom Vertrag zurücktreten (Art. 375 OR).

Für die Offerte bedeutet das: Es lohnt sich, klar zu machen, welche Positionen fest und welche geschätzt sind. Eine Spalte oder ein kurzer Vermerk bei den geschätzten Positionen hilft beiden Seiten, später vom Gleichen zu sprechen.

Vom Textprogramm zum PDF

Die Offerte entsteht meist im Textprogramm oder in einer Branchensoftware. Als PDF sieht sie beim Kunden so aus wie beim Betrieb — unabhängig davon, welches Programm er hat. Beim Speichern als PDF lohnen sich drei Blicke:

• Schriften. Werden sie eingebettet, sieht die Offerte auch auf einem Gerät ohne diese Schriften gleich aus.
• Dokumenteigenschaften. Titel, Autor und Kommentare wandern ins PDF mit. Ein Titel «Offerte Küche Familie Kunz» ist nützlich, ein alter Titel aus der Vorlage eher nicht. Mehr dazu im Beitrag PDF-Metadaten.
• Nachverfolgte Änderungen. Microsoft beschreibt beim Speichern als PDF die Möglichkeit, das Dokument mit Markups zu veröffentlichen. Für eine Offerte ist meist die bereinigte Fassung gemeint.

Die Beilagen in einer Datei

Ein einziges PDF mit allen Teilen ist für den Kunden am einfachsten: eine Datei öffnen, durchblättern, ausdrucken, weiterleiten. Eine Reihenfolge, die sich bewährt:

1. Offerte mit Positionen und Konditionen
2. Pläne und Ansichten
3. Datenblätter der Geräte
4. Fotos und Notizen vom Besichtigungstermin

Beim Zusammenfügen fallen oft zwei Dinge auf. Pläne liegen im Querformat vor, die Offerte im Hochformat — einzelne Seiten zu drehen, macht das Lesen am Bildschirm angenehmer. Und Datenblätter der Hersteller haben manchmal zwanzig Seiten, von denen zwei relevant sind; die übrigen lassen sich vor dem Zusammenfügen entfernen.

Die Dateigrösse

Fotos aus einem aktuellen Telefon haben oft mehrere Megabyte, und gescannte Pläne in hoher Auflösung ebenso. Sieben davon in einem PDF ergeben schnell eine Datei, die manche Postfächer nicht mehr annehmen. Zwei Stellschrauben helfen:

• Fotos verkleinern, bevor sie ins PDF kommen. Für einen Eindruck vom Raum genügt eine Auflösung, die auf einem Bildschirm gut aussieht. Wer ein Detail zeigen will, etwa einen Wasseranschluss, schneidet das Foto auf diesen Ausschnitt zu.
• Das fertige PDF komprimieren. Dabei lohnt ein Blick auf die Pläne: Linien und Masse sollen lesbar bleiben.

Die Fotos vom Besichtigungstermin

Fotos aus einer Wohnung zeigen oft mehr als den Raum: Familienfotos an der Wand, Post auf dem Tisch, den Blick aus dem Fenster. Und die Bilddatei kann den Ort der Aufnahme enthalten, also die Adresse der Kundschaft. Das PDF wird vielleicht an einen Partner, eine Bank oder die Verwaltung weitergeleitet. Zwei kurze Schritte vor dem Einfügen helfen: die Fotos auf den relevanten Ausschnitt zuschneiden und die Metadaten entfernen.

Die erste Seite

Manche Kundinnen und Kunden öffnen eine Offerte zuerst auf dem Telefon. Eine erste Seite, die die wichtigsten Punkte zusammenfasst — was offeriert wird, der Gesamtbetrag, welche Positionen geschätzt sind, bis wann die Offerte gilt und was als Beilage folgt —, erleichtert diesen ersten Blick. Die Details stehen danach in den Positionen und Beilagen.

Versionen und Dateinamen

Offerten ändern sich. Der Kunde möchte eine andere Arbeitsplatte, der Backofen ist nicht mehr lieferbar, und schon gibt es eine zweite Fassung. Ein Dateiname mit Datum und Version — etwa «2026-04-12_Offerte_Kueche_Kunz_v2.pdf» — sorgt dafür, dass beide Seiten dieselbe Fassung meinen. In der Offerte selbst kann stehen, welche frühere Fassung sie ersetzt.

Die Annahme

Das Gesetz schreibt für die meisten Verträge keine besondere Form vor (Art. 11 OR). In der Praxis bitten manche Betriebe trotzdem um eine schriftliche Bestätigung, damit später klar ist, welche Offerte in welcher Fassung angenommen wurde. Das kann eine unterschriebene letzte Seite sein, die als PDF oder Foto zurückkommt, oder eine E-Mail, die sich auf die Offertnummer und die Version bezieht.

Für die Schreinerei in Langenthal

Die Schreinerei legt ihren Ablauf fest: Offerte im Textprogramm, als PDF mit eingebetteten Schriften speichern; Pläne, die zwei relevanten Seiten der Datenblätter und drei verkleinerte Fotos dahinter anfügen; das Ganze durchnummerieren und komprimieren; als eine Datei mit Datum und Version im Namen verschicken. Die Gültigkeitsdauer steht oben auf der ersten Seite.

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