Fiches de salaire en PDF par e-mail : points d’attention

Une boulangerie à Bulle, qui emploie neuf personnes, établit ses fiches de salaire avec un logiciel de salaires. Autrefois, elles étaient imprimées et glissées dans des enveloppes, dans les casiers. Depuis l’ouverture de la succursale de Romont, elles partent par e-mail — en PDF, le 25 du mois, neuf messages à la suite.

Cela fonctionne. La patronne se demande malgré tout si c’est la bonne façon de faire. Chacun de ces fichiers contient le nom, l’adresse, le numéro AVS, le salaire, les déductions et les coordonnées bancaires d’une personne. Et une faute de frappe dans l’adresse suffit pour qu’ils arrivent chez quelqu’un d’autre.

Ce que demande le Code des obligations

L’obligation de décompte figure dans le CO : un décompte écrit est remis au travailleur (art. 323b, al. 1, CO). La manière de le remettre — sous enveloppe, par la poste, par voie électronique — n’est pas réglée en détail par l’article.

Une deuxième disposition s’applique au traitement des données : l’employeur ne peut traiter des données concernant le travailleur que dans la mesure où elles portent sur ses aptitudes à remplir son emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail ; pour le reste, la loi sur la protection des données s’applique (art. 328b CO). Sur sa page consacrée au traitement de données par l’employeur, le PFPDT souligne que celui-ci doit garantir de manière appropriée la sécurité des données personnelles traitées.

Ce que dit la LPD de la sécurité des données

La loi sur la protection des données exige du responsable du traitement une sécurité adaptée au risque, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées (art. 8, al. 1, LPD). L’ordonnance sur la protection des données le précise :

• Le besoin de protection dépend du type de données et de la finalité, de la nature, de l’étendue et des circonstances du traitement (art. 1, al. 2, OPDo).
• Les mesures doivent notamment garantir que les données ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées (art. 2, let. a, OPDo).
• Lors de la communication de données personnelles, les personnes non autorisées ne doivent pas pouvoir les lire, copier, modifier ou effacer — c’est le contrôle du transport (art. 3, al. 2, let. c, OPDo).
• L’état de la technique et les coûts de mise en œuvre sont pris en compte (art. 1, al. 4, OPDo).

La loi ne prescrit donc pas une procédure précise, mais une pesée : quelle est la sensibilité des données, quel est le risque, et quelle mesure est appropriée ?

Ce que révèle une fiche de salaire

Pour cette pesée, un coup d’œil au contenu aide. Une fiche de salaire type contient :

Information	Ce qu’elle dit de la personne
Nom, adresse	Identité et domicile
Numéro AVS	Un identifiant unique
Salaire brut, déductions, net	Revenu et situation personnelle
Impôt à la source, allocations familiales	Indices sur le statut de séjour et la famille
Absences, indemnités journalières	Parfois des indices de maladie ou d’accident
Coordonnées bancaires	Informations financières

Le dernier groupe mérite l’attention : lorsqu’une fiche indique des absences pour maladie, elle contient des données sur la santé, qui font partie des données personnelles sensibles (art. 5, let. c, ch. 2, LPD).

Les variantes d’envoi

Les entreprises règlent l’envoi de différentes manières. Les variantes courantes, sans ordre de préférence :

Variante	Ce qui plaide en sa faveur	Ce qu’il faut prendre en compte
PDF en pièce jointe ordinaire	Simple, aucune installation supplémentaire	Le fichier est lisible par quiconque reçoit l’e-mail
PDF avec mot de passe à l’ouverture	Seul, le fichier est illisible sans le mot de passe	Le mot de passe doit parvenir par un autre canal
Consultation sur un portail	Aucun fichier dans la messagerie, accès avec identifiant	Les employés ont besoin d’un accès
E-mail chiffré	Le contenu est protégé pendant le transport	Les deux côtés ont besoin de l’équipement adéquat
Papier	Aucune transmission électronique	Travail, et une enveloppe peut aussi se perdre

Le PDF avec mot de passe est la variante la plus rapide à mettre en place avec les moyens du bord. Lors de l’enregistrement en PDF dans Word, Microsoft décrit l’option « Chiffrer le document avec un mot de passe » : seules les personnes disposant du mot de passe peuvent alors ouvrir le fichier PDF. Certains logiciels de salaires proposent une fonction semblable directement à l’envoi.

Un incident évident : le mauvais destinataire

Le guide du PFPDT sur les violations de la sécurité des données compte parmi elles le cas où des données personnelles sont divulguées à des personnes non autorisées. Une fiche de salaire envoyée à la mauvaise adresse, c’est exactement cela. Parmi les critères du risque, le guide cite notamment la facilité avec laquelle une personne peut être identifiée, et précise que des données chiffrées de manière efficace sont considérées comme anonymes pour les personnes non autorisées.

Cela montre pourquoi un PDF protégé par mot de passe est plus qu’une formalité : si le message s’égare, le destinataire a un fichier qu’il ne peut pas ouvrir. Et cela montre l’intérêt d’une routine simple — enregistrer une fois correctement les adresses dans le logiciel de salaires, au lieu de les retaper chaque mois.

Qui voit les fiches dans l’entreprise

L’envoi n’est qu’une partie. L’ordonnance exige aussi des mesures pour que les personnes autorisées n’aient accès qu’aux données personnelles dont elles ont besoin pour accomplir leurs tâches (art. 3, al. 1, let. a, OPDo). Dans une petite entreprise, cela veut dire concrètement : qui travaille dans le logiciel de salaires a son propre accès ; les fiches ne sont pas dans un dossier partagé ouvert à toute l’équipe ; et l’impression oubliée sur l’imprimante du magasin ne finit pas dans le vieux papier.

Pour les employés

De l’autre côté aussi, il y a des choix. Les fiches de salaire sont souvent transmises — à une gérance pour une candidature, à une banque pour un crédit, à l’administration fiscale. La même question que dans l’entreprise aide : de quoi le destinataire a-t-il vraiment besoin ? Souvent, le certificat de salaire de l’année précédente ou une seule fiche suffit, plutôt que le classeur de toute l’année. Qui a reçu un PDF protégé et souhaite le transmettre peut en faire une copie, plutôt que de communiquer son propre mot de passe.

Pour la boulangerie de Bulle

La patronne choisit une solution adaptée à son entreprise : les fiches partent toujours par e-mail, mais en PDF protégé par un mot de passe convenu une fois en personne avec chaque employée et chaque employé. Les adresses e-mail sont enregistrées dans le logiciel de salaires et ne sont plus saisies à la main. Qui préfère le papier reçoit du papier.

La variante adaptée à une entreprise donnée dépend de ses données, de son personnel et de son équipement. Les outils PDF que nous développons fusionneront, diviseront et allégeront des fichiers PDF — traités en Suisse, en mémoire, sans qu’aucun fichier ne soit conservé, et en mode confidentiel pour certaines tâches entièrement sur votre propre appareil.