Cinque moduli di cui ha bisogno quasi ogni PMI svizzera

La maggior parte delle piccole aziende in Svizzera se la cava con un numero contenuto di moduli. Una falegnameria di Biasca ha un modulo di contatto sul sito, una richiesta di preventivo per cucine e armadi a muro, ogni tanto un’iscrizione alla giornata a porte aperte dell’officina, un modulo di candidatura quando si libera il posto di tirocinio e, dall’anno scorso, un breve modulo di riscontro inviato dopo il montaggio. Cinque moduli. Insieme sono la via attraverso cui entrano in azienda quasi tutti i dati personali.

I cinque sono più diversi di quanto sembrino: finalità diverse, indicazioni diverse, durate di vita diverse per le risposte. Ciò che li accomuna è il modo in cui nascono. Si pensa al primo campo e gli altri arrivano dal ricordo di altri moduli. È esattamente lì che nascono i campi che non contribuiscono alla finalità e ciononostante raccolgono risposte per anni.

Il metro sta in una sola frase. Art. 6 cpv. 3 LPD: i dati personali possono essere raccolti soltanto per uno scopo determinato e riconoscibile per la persona interessata e possono essere trattati soltanto in modo compatibile con tale scopo. Un campo appartiene quindi a uno scopo, non a un modulo.

1. Il modulo di contatto

A che cosa serve. Qualcuno ha una domanda e desidera una risposta. Nient’altro.

Ciò che regge lo scopo. Un nome o un appellativo, un canale di ritorno, la domanda. Tre campi. Se l’azienda richiama al telefono invece di scrivere, il numero è il canale di ritorno e l’indirizzo di posta elettronica è superfluo — non entrambi.

Ciò che si aggiunge per abitudine. L’indirizzo postale. Compare su quasi ogni modulo di contatto e nella pratica serve di rado, perché a una richiesta non segue una spedizione. Poi la ragione sociale come campo obbligatorio, che esclude le persone private, e l’elenco a discesa «Oggetto», che esiste soltanto perché era disponibile durante la costruzione.

Che cosa succede poi alle risposte. Finiscono in una casella di posta e lì rimangono. Il modulo di contatto è quello con la più lunga durata di conservazione involontaria in assoluto, perché nessuno riordina una casella di posta. L’art. 6 cpv. 4 LPD esige che i dati personali siano distrutti o resi anonimi appena non sono più necessari allo scopo del trattamento — per una domanda a cui si è risposto, quel momento è spesso anteriore a quanto la casella lasci supporre.

Al modulo di contatto si applica, come a tutti gli altri, l’obbligo di informare secondo l’art. 19 LPD: chi raccoglie dati personali comunica alla persona interessata almeno l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento, lo scopo del trattamento e, se del caso, i destinatari o le categorie di destinatari.

2. La richiesta di preventivo

A che cosa serve. L’azienda deve poter indicare una cifra senza recarsi prima sul posto.

Ciò che regge lo scopo. Qui si entra nel tecnico. Per la falegnameria: il tipo di lavoro, le misure del locale, il materiale, il periodo indicativo, il piano e l’eventuale presenza di un ascensore e, soprattutto, il caricamento di una fotografia. Una foto del locale risponde in tre secondi a ciò che in un campo di testo richiede tre richieste di chiarimento. Si aggiungono il nome, un canale di ritorno e l’indirizzo dell’oggetto — che qui rientra davvero nello scopo, perché la trasferta incide sul prezzo.

Ciò che si aggiunge per abitudine. La data di nascita. Compare su un numero sorprendente di moduli di preventivo e non contribuisce in nulla al calcolo di un prezzo. Lo stesso vale per lo stato civile e per il campo «Professione». E la domanda sul budget, che non è un’indicazione sull’oggetto ma sulla persona.

Che cosa succede poi alle risposte. Una parte delle richieste diventa una commessa, il resto non diventa nulla. Da quel momento le due metà non hanno più nulla a che fare l’una con l’altra: una diventa documentazione contrattuale e contabile con termini propri, l’altra è una richiesta esaurita. Nella tabella restano comunque affiancate fino alla fine dei giorni.

3. L’iscrizione a un corso o a un evento

A che cosa serve. L’azienda sa chi viene e può raggiungere le partecipanti e i partecipanti se qualcosa cambia.

Ciò che regge lo scopo. Un nome, un canale di ritorno, la data scelta, il numero di persone. Per un evento con ristorazione, una scelta del tipo di pasto. Per un corso per bambini, un numero d’emergenza.

Ciò che si aggiunge per abitudine. L’indirizzo di domicilio completo per un evento al quale tutti si recano per conto proprio. La data di nascita quando conta soltanto l’età minima — a tal fine basta l’indicazione che è raggiunta. E il campo «Allergie e intolleranze» quando non si serve nulla: nell’elenco compare allora un’indicazione sulla salute per la quale non esiste alcuno scopo. La LPD annovera i dati sulla salute fra i dati personali degni di particolare protezione all’art. 5 lett. c n. 2, e a tale qualifica si ricollegano fra l’altro i requisiti del consenso secondo l’art. 6 cpv. 7 lett. a LPD.

Che cosa succede poi alle risposte. L’evento si svolge e l’elenco resta. L’anno successivo viene riaperto perché vi figura «la gente della volta scorsa». Con ciò lo scopo passa dallo svolgimento alla pubblicità — uno scopo diverso da quello per cui le indicazioni sono state raccolte.

Lo stesso modulo esiste anche fuori dall’azienda: una persona privata che organizza un torneo, una festa di quartiere o un ordine collettivo costruisce campo per campo la stessa cosa.

4. Il modulo di candidatura

Questo modulo si colloca in una cornice propria. L’art. 328b CO prevede che il datore di lavoro può trattare dati concernenti il lavoratore soltanto in quanto si riferiscano all’idoneità per il rapporto di lavoro o siano necessari all’esecuzione del contratto di lavoro. Secondo l’art. 362 CO non si può derogare a tale disposizione a svantaggio della persona impiegata, nemmeno con il suo consenso.

Ciò che regge lo scopo. Un nome, un canale di ritorno, il posto a cui la candidatura si riferisce, la formazione e il percorso professionale, la documentazione come caricamento. L’IFPDT rileva che i datori di lavoro possono chiedere alle candidate e ai candidati soltanto le indicazioni che mostrano se soddisfano i requisiti del posto, e che le domande sulla formazione, sul percorso e sulle prospettive professionali sono di regola ammesse.

Ciò che si aggiunge per abitudine. Qui l’elenco è il più lungo, perché il modulo di candidatura è quello con la tradizione più forte.

Campo	Come si rapporta all’idoneità
Fotografia	Secondo l’IFPDT un’immagine può consentire deduzioni su caratteristiche quali la religione, l’appartenenza razziale o menomazioni fisiche. Sull’idoneità professionale non dice nulla.
Data di nascita	Serve per l’esecuzione del contratto di lavoro; per la selezione che precede, di regola no.
Cittadinanza, origine	Secondo l’IFPDT le domande sull’origine sono ammesse solo se si impongono in ragione dell’ideologia dell’azienda. La questione di un permesso di lavoro è un’altra.
Stato civile, figli	Riguarda l’esecuzione del contratto, non la selezione.
Salute, gravidanza	Secondo l’IFPDT il datore di lavoro non può informarsi direttamente sulla salute delle candidate e dei candidati; può chiedere una perizia medica sull’idoneità al posto.
Estratto del casellario giudiziale	Solo per posti di fiducia o per il maneggio di valori; l’IFPDT rileva che nessun interesse degno di protezione giustifica una verifica sistematica.
Confessione, affiliazioni	Ammesse solo se si impongono in ragione dell’ideologia dell’azienda.

Che cosa succede poi alle risposte. La procedura di selezione si conclude e per le candidature respinte comincia qualcosa che la maggior parte di chi costruisce moduli non ha previsto. L’IFPDT lo descrive così: conclusa la procedura, la documentazione delle persone respinte va restituita e le eventuali copie vanno in linea di principio distrutte, fatto salvo un motivo giustificativo; con il consenso della persona candidata è ipotizzabile una conservazione fino a una data stabilita in anticipo. Un modulo di candidatura online non conosce la restituzione. Da lui la pila è un elenco e «restituire» significa cancellare — in tutti i punti in cui la documentazione nel frattempo si trova.

L’IFPDT indica anche chi può consultare la documentazione: di regola il servizio del personale o i superiori diretti. In un’azienda con otto persone non si tratta di un servizio ma di una persona — una decisione che una casella di posta condivisa non prende da sé.

5. Il modulo di riscontro o di reclamo

A che cosa serve. L’azienda viene a sapere che cosa non va e può cambiare qualcosa.

Ciò che regge lo scopo. Sorprendentemente poco: di che cosa si tratta e un canale di ritorno, se si desidera una risposta. Per un reclamo si aggiunge il riferimento alla commessa — numero o data —, perché altrimenti nulla è ricostruibile.

Ciò che si aggiunge per abitudine. Il nome come campo obbligatorio per un riscontro che sarebbe utilizzabile anche in forma anonima. La scala di valutazione a cinque livelli su sei dimensioni che nessuno spoglia. E la domanda sull’età, che in un’officina di biciclette di Bellinzona non dice nulla sulla qualità della riparazione.

Che cosa succede poi alle risposte. I reclami vengono inoltrati. Proprio qui vale la pena guardare all’art. 19 cpv. 2 lett. c LPD, che annovera i destinatari o le categorie di destinatari fra le indicazioni minime. Se un riscontro sul montaggio finisce presso il fornitore delle ferramenta, il fornitore è un destinatario.

Due domande che stanno una accanto all’altra

Molti di questi moduli si chiudono con due domande facoltative che si assomigliano e differiscono in modo sostanziale.

«Come è venuto a conoscenza di noi?» è una domanda sull’azienda. Le risposte possibili sono note prima che qualcuno abbia risposto: motore di ricerca, raccomandazione, vetrina, inserzione. Si possono contare, si possono riassumere e sulla persona che risponde non dicono nulla che non abbia già detto.

«C’è altro che dovremmo sapere?» è una domanda sulla persona, e per di più senza confini. Che cosa vi arrivi non lo decide l’azienda, bensì l’umore di chi risponde quella sera. Non è un problema di testo libero in sé — il campo «Descriva il lavoro» nella richiesta di preventivo è anch’esso testo libero e non lo pone. La differenza sta nella domanda: una delimita che cosa sia una risposta pertinente, l’altra no. Un campo il cui contenuto è indeterminato in anticipo non può essere misurato sullo scopo prima, perché lo scopo si fissa solo dopo l’arrivo della risposta.

Che cosa hanno in comune i cinque

Tre cose ritornano in tutti e cinque.

La denominazione decide in parte che cosa arriva. Le WCAG 2.2 del W3C lo riportano come criterio di successo 3.3.2, «Labels or Instructions»: etichette o istruzioni sono fornite quando il contenuto richiede un’immissione da parte dell’utente. Un campo «Osservazioni» e un campo «Quali ferramenta sono montate?» sono tecnicamente la stessa casella di testo e ricevono cose del tutto diverse.

Chiedere due volte la stessa cosa è un tema a sé. Il criterio di successo 3.3.7, «Redundant Entry», esige che le informazioni già immesse dalla persona e richieste di nuovo nello stesso processo siano precompilate oppure messe a disposizione per la selezione. Dove la stessa indicazione viene digitata due volte, alla fine compare due volte anche nello spoglio, talvolta scritta diversamente.

Lo scopo finisce in momenti diversi. Una richiesta a cui si è risposto è esaurita, una commessa diventa documentazione con termini propri, una candidatura respinta ha un punto finale che l’IFPDT descrive e un elenco dei partecipanti sopravvive all’evento solo finché esiste una ragione per farlo. Cinque moduli sono quindi cinque decisioni di cancellazione e non una.

Chi stampa i cinque moduli della propria azienda e scrive accanto a ogni campo, in una frase, a che cosa serve la risposta, si lascia la verifica alle spalle in mezz’ora. I campi per i quali la frase non riesce sono per lo più quelli nati dal ricordo di un altro modulo.

Con Moduli sviluppiamo un’applicazione web proprio per questi cinque: moduli le cui risposte vengono cifrate già nel browser di chi risponde e restano memorizzate in Svizzera. Quali campi vi figurino resta la decisione di chi imposta il modulo — nessun software cambia qualcosa al riguardo.