Cinq formulaires dont presque toute PME suisse a besoin

La plupart des petites entreprises de Suisse se débrouillent avec un nombre restreint de formulaires. Une menuiserie de Bulle a un formulaire de contact sur son site, une demande de devis pour les cuisines et les armoires encastrées, parfois une inscription à la journée portes ouvertes de l’atelier, un formulaire de candidature quand la place d’apprentissage se libère, et depuis l’an dernier un court formulaire de retour envoyé après le montage. Cinq formulaires. Ensemble, ils constituent la voie par laquelle presque toutes les données personnelles entrent dans l’entreprise.

Ces cinq-là sont plus différents qu’ils n’en ont l’air : finalités différentes, indications différentes, durées de vie différentes pour les réponses. Ce qui les rapproche, c’est la manière dont ils naissent. On pense au premier champ, et les autres arrivent du souvenir d’autres formulaires. C’est exactement là qu’apparaissent les champs qui n’apportent rien à la finalité et collectent malgré tout des réponses pendant des années.

La mesure tient en une phrase. Art. 6 al. 3 LPD : les données personnelles ne peuvent être collectées que pour une finalité déterminée et reconnaissable pour la personne concernée, et elles ne peuvent être traitées que d’une manière compatible avec cette finalité. Un champ appartient donc à une finalité, pas à un formulaire.

1. Le formulaire de contact

À quoi il sert. Quelqu’un a une question et souhaite une réponse. Rien de plus.

Ce qui porte la finalité. Un nom ou une civilité, un canal de retour, la question. Trois champs. Si l’entreprise rappelle au téléphone plutôt que d’écrire, le numéro est le canal de retour et l’adresse électronique est superflue — et non les deux à la fois.

Ce qui s’ajoute par habitude. L’adresse postale. Elle figure sur presque tous les formulaires de contact et sert rarement en pratique, puisqu’une demande n’est pas suivie d’un envoi. Puis la raison sociale en champ obligatoire, qui exclut les particuliers, et la liste déroulante « Objet » qui n’existe que parce qu’elle était disponible au moment de la construction.

Ce qu’il advient ensuite des réponses. Elles arrivent dans une boîte aux lettres électronique et y restent. Le formulaire de contact est celui dont la durée de conservation involontaire est la plus longue, parce que personne ne range une boîte de réception. L’art. 6 al. 4 LPD exige que les données personnelles soient détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard de la finalité du traitement — pour une question à laquelle il a été répondu, ce moment est souvent plus proche que la boîte ne le laisse croire.

Le formulaire de contact est soumis, comme tous les autres, au devoir d’informer de l’art. 19 LPD : qui collecte des données personnelles communique à la personne concernée au moins l’identité et les coordonnées du responsable du traitement, la finalité du traitement et, le cas échéant, les destinataires ou les catégories de destinataires.

2. La demande de devis

À quoi elle sert. L’entreprise doit pouvoir annoncer un montant sans se déplacer au préalable.

Ce qui porte la finalité. Ici, cela devient technique. Pour la menuiserie : le type de travail, les dimensions de la pièce, le matériau, la période approximative, l’étage et la présence ou non d’un ascenseur, et surtout un envoi de photo. Une photo de la pièce répond en trois secondes à ce qu’un champ de texte règle en trois échanges. S’y ajoutent le nom, un canal de retour et l’adresse de l’objet — qui relève ici réellement de la finalité, puisque le déplacement entre dans le prix.

Ce qui s’ajoute par habitude. La date de naissance. Elle figure sur un nombre étonnant de formulaires de devis et n’apporte rien au calcul d’un prix. De même l’état civil et le champ « Profession ». Et la question du budget, qui n’est pas une indication sur l’objet mais sur la personne.

Ce qu’il advient ensuite des réponses. Une partie des demandes devient un mandat, le reste ne devient rien. Dès cet instant, les deux moitiés n’ont plus rien à voir l’une avec l’autre : l’une se transforme en pièces contractuelles et comptables avec leurs propres délais, l’autre est une demande réglée. Dans le tableau, elles restent pourtant côte à côte jusqu’à la fin des temps.

3. L’inscription à un cours ou à une manifestation

À quoi elle sert. L’entreprise sait qui vient et peut joindre les participantes et participants si quelque chose change.

Ce qui porte la finalité. Un nom, un canal de retour, la séance choisie, le nombre de personnes. Pour une manifestation avec repas, un choix de menu. Pour un cours destiné aux enfants, un numéro d’urgence.

Ce qui s’ajoute par habitude. L’adresse complète du domicile pour une manifestation où chacun se rend par ses propres moyens. La date de naissance lorsque seul l’âge minimal compte — l’indication qu’il est atteint suffit alors. Et le champ « Allergies et intolérances » quand rien n’est servi : la liste contient dès lors une indication sur la santé pour laquelle il n’existe aucune finalité. La LPD range les données sur la santé parmi les données sensibles à l’art. 5 let. c ch. 2, et c’est à cette qualification que se rattachent notamment les exigences de consentement de l’art. 6 al. 7 let. a LPD.

Ce qu’il advient ensuite des réponses. La manifestation a lieu, et la liste reste. On la rouvre l’année suivante parce que « les gens de la dernière fois » y figurent. La finalité passe ainsi de l’organisation à la publicité — une autre finalité que celle pour laquelle les indications ont été collectées.

Le même formulaire existe aussi hors entreprise : une personne privée qui organise un tournoi, une fête de quartier ou une commande groupée construit champ par champ la même chose.

4. Le formulaire de candidature

Ce formulaire s’inscrit dans un cadre propre. L’art. 328b CO prévoit que l’employeur ne peut traiter des données concernant le travailleur que dans la mesure où ces données portent sur les aptitudes du travailleur à remplir son emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail. Selon l’art. 362 CO, il ne peut être dérogé à cette disposition au détriment de la personne employée, même avec son accord.

Ce qui porte la finalité. Un nom, un canal de retour, le poste visé, la formation et le parcours professionnel, les documents en téléversement. Le PFPDT indique que l’employeur ne peut demander aux candidates et candidats que les indications montrant s’ils remplissent les exigences du poste, et que les questions sur la formation, le parcours et les perspectives professionnelles sont en règle générale admises.

Ce qui s’ajoute par habitude. Ici la liste est la plus longue, parce que le formulaire de candidature est celui dont la tradition est la plus forte.

Champ	Rapport avec l’aptitude
Photo	Selon le PFPDT, une image peut permettre de déduire des caractéristiques telles que la religion, l’appartenance raciale ou des atteintes physiques. Sur l’aptitude professionnelle, elle ne dit rien.
Date de naissance	Nécessaire à l’exécution du contrat de travail ; pour la sélection qui précède, en règle générale non.
Nationalité, origine	Selon le PFPDT, les questions sur l’origine ne sont admises que si elles s’imposent au regard de l’idéologie de l’entreprise. La question d’une autorisation de travail en est une autre.
État civil, enfants	Concerne l’exécution du contrat, pas la sélection.
Santé, grossesse	Selon le PFPDT, l’employeur ne peut pas s’enquérir lui-même de la santé des candidates et candidats ; il peut demander une expertise médicale sur l’aptitude au poste.
Extrait du casier judiciaire	Seulement pour les postes de confiance ou le maniement de valeurs ; le PFPDT relève qu’aucun intérêt digne de protection ne justifie un contrôle systématique.
Confession, affiliations	Admises uniquement si elles s’imposent au regard de l’idéologie de l’entreprise.

Ce qu’il advient ensuite des réponses. La procédure de sélection s’achève, et pour les candidatures écartées commence quelque chose que la plupart des personnes qui construisent des formulaires n’ont pas prévu. Le PFPDT le décrit ainsi : au terme de la procédure, les dossiers des personnes écartées doivent être restitués et les copies éventuelles détruites en principe, sous réserve d’un motif justificatif ; avec l’accord de la personne candidate, une conservation jusqu’à une date fixée d’avance est envisageable. Un formulaire de candidature en ligne ne connaît pas la restitution. Chez lui, la pile est une liste, et « restituer » veut dire supprimer — à tous les endroits où les documents se trouvent désormais.

Le PFPDT indique aussi qui peut consulter les dossiers : en règle générale le service du personnel ou les supérieurs directs. Dans une entreprise de huit personnes, ce n’est pas un service mais une personne — une décision qu’une boîte de réception partagée ne prend pas d’elle-même.

5. Le formulaire de retour ou de réclamation

À quoi il sert. L’entreprise apprend ce qui ne va pas et peut y changer quelque chose.

Ce qui porte la finalité. Étonnamment peu : de quoi il s’agit, et un canal de retour si une réponse est souhaitée. Pour une réclamation s’ajoute le lien avec le mandat — numéro ou date — sans quoi rien ne peut être reconstitué.

Ce qui s’ajoute par habitude. Le nom en champ obligatoire pour un retour qui serait tout aussi exploitable de façon anonyme. L’échelle d’évaluation à cinq niveaux sur six dimensions que personne ne dépouille. Et la question de l’âge, qui dans un atelier de vélos de Bienne ne dit rien sur la qualité de la réparation.

Ce qu’il advient ensuite des réponses. Les réclamations sont transmises. C’est précisément ici que l’art. 19 al. 2 let. c LPD mérite un regard, puisqu’il compte les destinataires ou les catégories de destinataires parmi les indications minimales. Si un retour sur le montage arrive chez le fournisseur des ferrements, le fournisseur est un destinataire.

Deux questions qui se côtoient

Beaucoup de ces formulaires se terminent par deux questions facultatives qui se ressemblent et diffèrent fondamentalement.

« Comment avez-vous entendu parler de nous ? » est une question sur l’entreprise. Les réponses possibles sont connues avant que quiconque ait répondu : moteur de recherche, recommandation, vitrine, annonce. Elles se comptent, elles se résument, et elles ne disent sur la personne rien qu’elle n’ait déjà dit.

« Y a-t-il autre chose que nous devrions savoir ? » est une question sur la personne, et une question sans limite. Ce qui y arrive n’est pas décidé par l’entreprise mais par l’humeur de la personne ce soir-là. Ce n’est pas un problème de texte libre en soi — le champ « Décrivez le travail » de la demande de devis est lui aussi du texte libre et ne le pose pas. La différence tient à la question : l’une délimite ce qu’est une réponse adéquate, l’autre non. Un champ dont le contenu est indéterminé d’avance ne peut pas être mesuré à la finalité avant coup, puisque la finalité ne se fixe qu’une fois la réponse arrivée.

Ce que les cinq ont en commun

Trois choses reviennent dans les cinq.

L’intitulé décide en partie de ce qui arrive. Les WCAG 2.2 du W3C l’inscrivent au critère de succès 3.3.2, « Labels or Instructions » : des étiquettes ou des instructions sont fournies lorsque le contenu nécessite une saisie de l’utilisateur. Un champ « Remarques » et un champ « Quels ferrements sont posés ? » sont techniquement la même zone de texte et reçoivent des choses entièrement différentes.

Demander deux fois la même chose est un sujet en soi. Le critère de succès 3.3.7, « Redundant Entry », exige que les informations déjà saisies par la personne et redemandées dans le même processus soient soit préremplies, soit proposées à la sélection. Là où la même indication est saisie deux fois, elle figure aussi deux fois dans le dépouillement, parfois orthographiée différemment.

La finalité s’achève à des moments différents. Une demande à laquelle il a été répondu est réglée, un mandat devient des pièces avec leurs propres délais, une candidature écartée a un terme que le PFPDT décrit, et une liste de participation ne survit à la manifestation que tant qu’il existe une raison pour cela. Cinq formulaires sont donc cinq décisions de suppression, et non une.

Imprimer les cinq formulaires de sa propre entreprise et écrire à côté de chaque champ, en une phrase, à quoi sert la réponse : l’examen est fait en une demi-heure. Les champs pour lesquels la phrase ne vient pas sont le plus souvent ceux qui sont nés du souvenir d’un autre formulaire.

Avec Formulaires, nous développons une application web pour exactement ces cinq-là : des formulaires dont les réponses sont chiffrées dans le navigateur de la personne qui répond et restent stockées en Suisse. Quels champs y figurent demeure la décision de celle ou celui qui met le formulaire en place — aucun logiciel n’y change quoi que ce soit.