Fünf Formulare, die fast jedes Schweizer KMU braucht

Die meisten kleinen Betriebe in der Schweiz kommen mit einer überschaubaren Zahl von Formularen aus. Eine Schreinerei in Sursee hat ein Kontaktformular auf der Website, eine Offertanfrage für Küchen und Einbauschränke, gelegentlich eine Anmeldung zum Tag der offenen Werkstatt, ein Bewerbungsformular, wenn die Lehrstelle frei wird, und seit letztem Jahr ein kurzes Rückmeldeformular, das nach der Montage verschickt wird. Fünf Formulare. Zusammen sind sie der Weg, auf dem fast alle Personendaten in den Betrieb kommen.

Die fünf sind unterschiedlicher, als sie aussehen: andere Zwecke, andere Angaben, andere Lebensdauern der Antworten. Was sie verbindet, ist die Art, wie sie entstehen. Man denkt an das erste Feld, und die übrigen kommen aus der Erinnerung an andere Formulare dazu. Genau dort entstehen die Felder, die nichts zum Zweck beitragen und trotzdem jahrelang Antworten sammeln.

Der Massstab dafür steht in einem einzigen Satz. Art. 6 Abs. 3 DSG: Personendaten dürfen nur zu einem bestimmten und für die betroffene Person erkennbaren Zweck beschafft werden, und sie dürfen nur so bearbeitet werden, dass es mit diesem Zweck vereinbar ist. Ein Feld gehört also zu einem Zweck, nicht zu einem Formular.

1. Das Kontaktformular

Wofür. Jemand hat eine Frage und möchte eine Antwort. Mehr nicht.

Was den Zweck trägt. Ein Name oder eine Anrede, ein Rückkanal, die Frage. Drei Felder. Wenn der Betrieb am Telefon zurückruft statt zu schreiben, ist die Telefonnummer der Rückkanal und die E-Mail-Adresse überflüssig — nicht umgekehrt beides.

Was aus Gewohnheit dazukommt. Die Adresse. Sie steht auf fast jedem Kontaktformular und wird in der Praxis selten gebraucht, weil auf eine Anfrage keine Sendung folgt. Dazu die Firmenbezeichnung als Pflichtfeld, die Privatpersonen aussperrt, und die Auswahlliste «Anliegen», die nur deshalb existiert, weil sie beim Bauen verfügbar war.

Was danach mit den Antworten geschieht. Sie landen in einem Postfach und bleiben dort. Das Kontaktformular ist das Formular mit der längsten unbeabsichtigten Aufbewahrungsdauer überhaupt, weil niemand ein Postfach aufräumt. Art. 6 Abs. 4 DSG verlangt, dass Personendaten vernichtet oder anonymisiert werden, sobald sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind — bei einer beantworteten Frage ist dieser Zeitpunkt oft früher, als die Mailbox vermuten lässt.

Für das Kontaktformular gilt wie für alle übrigen die Informationspflicht nach Art. 19 DSG: Wer Personendaten beschafft, teilt der betroffenen Person mindestens die Identität und die Kontaktdaten des Verantwortlichen, den Bearbeitungszweck und gegebenenfalls die Empfänger oder Kategorien von Empfängern mit.

2. Die Offertanfrage

Wofür. Der Betrieb soll eine Zahl nennen können, ohne vorher hinzufahren.

Was den Zweck trägt. Hier wird es fachlich. Für die Schreinerei sind das: die Art der Arbeit, die Raummasse, das Material, der ungefähre Zeitraum, das Stockwerk und ob ein Lift vorhanden ist, und vor allem ein Foto-Upload. Ein Foto des Raums beantwortet in drei Sekunden, was in einem Textfeld drei Rückfragen braucht. Dazu Name, Rückkanal und die Adresse des Objekts — die hier tatsächlich zum Zweck gehört, weil die Anfahrt in den Preis einfliesst.

Was aus Gewohnheit dazukommt. Das Geburtsdatum. Es steht auf erstaunlich vielen Offertformularen und trägt zu einer Preisberechnung nichts bei. Ebenso die Zivilstandsangabe und das Feld «Beruf». Und die Frage nach dem Budget, die keine Angabe über das Objekt ist, sondern eine über die Person.

Was danach mit den Antworten geschieht. Aus einem Teil der Anfragen wird ein Auftrag, aus dem Rest nichts. Die beiden Hälften haben von diesem Moment an nichts mehr miteinander zu tun: Die eine wird zu Vertrags- und Buchhaltungsunterlagen mit eigenen Fristen, die andere ist eine Anfrage, die erledigt ist. In der Tabelle stehen sie trotzdem meist bis ans Ende der Tage nebeneinander.

3. Die Anmeldung zu Kurs oder Anlass

Wofür. Der Betrieb weiss, wer kommt, und kann die Teilnehmenden erreichen, wenn sich etwas ändert.

Was den Zweck trägt. Name, ein Rückkanal, die gewählte Durchführung, die Zahl der Personen. Bei einem Anlass mit Verpflegung eine Auswahl für die Verpflegungsart. Bei einem Kurs für Kinder eine Notfallnummer.

Was aus Gewohnheit dazukommt. Die vollständige Wohnadresse bei einem Anlass, zu dem alle selbst anreisen. Das Geburtsdatum, wenn nur das Mindestalter eine Rolle spielt — dafür genügt die Angabe, dass es erreicht ist. Und das Feld «Allergien und Unverträglichkeiten», wenn gar nichts serviert wird: Dann steht in der Liste eine Angabe über die Gesundheit, für die es keinen Zweck gibt. Das DSG zählt Daten über die Gesundheit in Art. 5 Bst. c Ziff. 2 zu den besonders schützenswerten Personendaten, und daran knüpfen unter anderem die Anforderungen an die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 7 Bst. a DSG an.

Was danach mit den Antworten geschieht. Der Anlass findet statt, und die Liste bleibt. Sie wird im nächsten Jahr wieder geöffnet, weil «die Leute vom letzten Mal» darin stehen. Damit wechselt der Zweck von der Durchführung zur Werbung — ein anderer Zweck als der, für den die Angaben beschafft wurden.

Dasselbe Formular kommt auch ohne Betrieb vor: Eine Privatperson, die ein Turnier, eine Quartierfeier oder eine Sammelbestellung organisiert, baut Feld für Feld dasselbe.

4. Das Bewerbungsformular

Dieses Formular steht in einem eigenen Rahmen. Art. 328b OR bestimmt: «Der Arbeitgeber darf Daten über den Arbeitnehmer nur bearbeiten, soweit sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind.» Von dieser Bestimmung darf nach Art. 362 OR nicht zuungunsten der angestellten Person abgewichen werden, auch nicht mit ihrer Zustimmung.

Was den Zweck trägt. Name, Rückkanal, die Stelle, auf die sich die Bewerbung bezieht, Ausbildung und beruflicher Werdegang, die Unterlagen als Upload. Der EDÖB hält fest, dass Arbeitgeber von Bewerbenden nur jene Angaben verlangen dürfen, die zeigen, ob sie die Anforderungen der Stelle erfüllen, und dass Fragen zur Ausbildung sowie zum beruflichen Werdegang und den beruflichen Perspektiven in der Regel erlaubt sind.

Was aus Gewohnheit dazukommt. Hier ist die Liste am längsten, weil das Bewerbungsformular das Formular mit der stärksten Tradition ist.

Feld	Wie es sich zur Eignung verhält
Foto	Ein Bild lässt nach Darstellung des EDÖB Rückschlüsse auf Merkmale wie Religion, Rassenzugehörigkeit oder körperliche Beeinträchtigungen zu. Zur fachlichen Eignung sagt es nichts.
Geburtsdatum	Für die Durchführung des Arbeitsvertrags wird es gebraucht, für die Auswahl davor in aller Regel nicht.
Staatsangehörigkeit, Herkunft	Fragen nach der Herkunft sind laut EDÖB nur zulässig, wenn sie vor dem Hintergrund der Ideologie des Unternehmens zwingend sind. Die Frage, ob eine Bewilligung zum Arbeiten vorliegt, ist eine andere.
Zivilstand, Kinder	Betrifft die Durchführung des Vertrags, nicht die Auswahl.
Gesundheit, Schwangerschaft	Der Arbeitgeber darf sich nach Darstellung des EDÖB nicht selbst über die Gesundheit von Bewerbenden erkundigen; er kann ein ärztliches Gutachten über die Eignung für die Stelle verlangen.
Strafregisterauszug	Nur bei Vertrauensposten oder beim Umgang mit Werten; eine systematische Überprüfung rechtfertigt nach EDÖB kein schutzwürdiges Interesse.
Konfession, Mitgliedschaften	Nur zulässig, wenn sie vor dem Hintergrund der Ideologie des Unternehmens zwingend sind.

Was danach mit den Antworten geschieht. Das Auswahlverfahren endet, und für die abgelehnten Bewerbungen beginnt etwas, das die meisten Formularbauer nicht mitgeplant haben. Der EDÖB beschreibt es so: Nach Abschluss des Auswahlverfahrens müssen die Unterlagen abgelehnter Personen zurückgegeben und allfällige Kopien unter Vorbehalt eines Rechtfertigungsgrundes grundsätzlich vernichtet werden; mit Zustimmung der bewerbenden Person ist eine Aufbewahrung bis zu einem im Voraus festgelegten Datum denkbar. Ein Online-Bewerbungsformular kennt keine Rückgabe. Bei ihm ist der Stapel eine Liste, und «zurückgeben» heisst löschen — an allen Stellen, an denen die Unterlagen inzwischen liegen.

Der EDÖB nennt ausserdem, wer die Unterlagen ansehen darf: in der Regel die Personalabteilung oder die direkten Vorgesetzten. In einem Betrieb mit acht Mitarbeitenden ist das keine Abteilung, sondern eine Person — eine Festlegung, die ein gemeinsames Postfach nicht von selbst trifft.

5. Das Rückmeldungs- oder Reklamationsformular

Wofür. Der Betrieb erfährt, was nicht stimmt, und kann etwas daran ändern.

Was den Zweck trägt. Erstaunlich wenig: worum es geht, und ein Rückkanal, falls eine Antwort erwünscht ist. Bei einer Reklamation kommt der Bezug zum Auftrag dazu — Auftragsnummer oder Datum —, weil sich sonst nichts nachvollziehen lässt.

Was aus Gewohnheit dazukommt. Der Name als Pflichtfeld bei einer Rückmeldung, die auch anonym brauchbar wäre. Die fünfstufige Bewertungsskala über sechs Dimensionen, die niemand auswertet. Und die Frage nach dem Alter, die in einer Velowerkstatt in Biel nichts über die Qualität der Reparatur aussagt.

Was danach mit den Antworten geschieht. Reklamationen werden weitergereicht. Genau hier lohnt sich der Blick auf Art. 19 Abs. 2 Bst. c DSG, der die Empfänger oder die Kategorien von Empfängern zu den Mindestangaben zählt. Wenn eine Rückmeldung über die Montage beim Zulieferer der Beschläge landet, ist der Zulieferer ein Empfänger.

Zwei Fragen, die nebeneinanderstehen

Auf vielen dieser Formulare finden sich am Schluss zwei optionale Fragen, die ähnlich aussehen und sich grundlegend unterscheiden.

«Wie haben Sie von uns erfahren?» ist eine Frage über den Betrieb. Die möglichen Antworten sind bekannt, bevor jemand geantwortet hat: Suchmaschine, Empfehlung, Schaufenster, Inserat. Sie lassen sich zählen, sie lassen sich zusammenfassen, und sie sagen über die antwortende Person nichts, was sie nicht ohnehin gesagt hat.

«Gibt es sonst etwas, das wir wissen sollten?» ist eine Frage über die Person, und zwar eine ohne Grenze. Was darin ankommt, entscheidet nicht der Betrieb, sondern die Stimmung der antwortenden Person an diesem Abend. Das ist kein Freitextproblem an sich — das Feld «Beschreiben Sie die Arbeit» in der Offertanfrage ist ebenfalls Freitext und stellt sich nicht. Der Unterschied liegt in der Frage: Die eine grenzt ein, was eine passende Antwort ist, die andere nicht. Ein Feld, dessen Inhalt im Voraus unbestimmt ist, lässt sich vorher nicht am Zweck messen, weil der Zweck erst nach dem Eintreffen der Antwort feststeht.

Was die fünf gemeinsam haben

Drei Dinge kehren in allen fünf wieder.

Die Beschriftung entscheidet mit, was ankommt. Die WCAG 2.2 des W3C führen das als Erfolgskriterium 3.3.2 «Labels or Instructions» auf: Beschriftungen oder Anweisungen werden bereitgestellt, wenn Inhalte eine Eingabe erfordern. Ein Feld «Bemerkungen» und ein Feld «Welche Beschläge sind verbaut?» sind technisch dasselbe Textfeld und nehmen völlig Verschiedenes entgegen.

Zweimal dasselbe fragen ist ein eigenes Thema. Erfolgskriterium 3.3.7 «Redundant Entry» verlangt, dass Angaben, die im selben Vorgang bereits eingegeben wurden und erneut verlangt werden, entweder automatisch ausgefüllt oder zur Auswahl gestellt werden. Wo dieselbe Angabe zweimal eingetippt wird, steht sie am Ende auch zweimal in der Auswertung, manchmal unterschiedlich geschrieben.

Der Zweck endet zu verschiedenen Zeitpunkten. Eine beantwortete Anfrage ist erledigt, ein Auftrag wird zu Unterlagen mit eigenen Fristen, eine abgelehnte Bewerbung hat einen Endpunkt, den der EDÖB beschreibt, und eine Teilnehmerliste überlebt den Anlass nur so lange, wie es einen Grund dafür gibt. Fünf Formulare sind deshalb fünf Löschentscheidungen und nicht eine.

Wer die fünf Formulare des eigenen Betriebs ausdruckt und neben jedes Feld in einem Satz schreibt, wozu die Antwort gebraucht wird, hat die Prüfung in einer halben Stunde hinter sich. Die Felder, bei denen der Satz nicht zustande kommt, sind meistens jene, die aus der Erinnerung an ein anderes Formular entstanden sind.

Wir entwickeln mit Formulare eine Web-App für genau diese fünf: Formulare, deren Antworten bereits im Browser der antwortenden Person verschlüsselt werden und in der Schweiz gespeichert bleiben. Welche Felder darin stehen, bleibt die Entscheidung derjenigen, die das Formular aufsetzt — daran ändert keine Software etwas.