Copia del documento d’identità: mostrare solo il necessario

Un’infermiera di Minusio si candida per un appartamento. Il modulo d’iscrizione chiede nome, reddito ed estratto del registro delle esecuzioni; in fondo c’è scritto: «Si prega di allegare una copia della carta d’identità.» Lei fotografa la carta sul tavolo della cucina, fronte e retro, e allega le due immagini. La sera si chiede se fosse necessario — e che cosa abbia esattamente inviato.

Una copia del documento d’identità viene chiesta spesso e guardata di rado con attenzione. Eppure, con poco sforzo, si può decidere che cosa mostra.

Che cosa c’è sulla carta d’identità

La legge sui documenti d’identità (LDI) stabilisce quali dati deve contenere ogni documento d’identità svizzero:

Dato	A che cosa serve
Cognome ufficiale, nomi	Identificazione
Data di nascita	Identificazione
Sesso, cittadinanza	Parte delle generalità
Luogo di attinenza	Parte delle generalità
Statura	Confronto con la persona
Firma, fotografia	Confronto con la persona
Autorità di rilascio, data di rilascio e di scadenza	Validità del documento
Numero e tipo del documento	Identificativo del documento

Una parte di questi dati figura inoltre sul documento in forma leggibile da una macchina (art. 2 LDI) — nelle righe con lettere, cifre e il segno «<» sul retro. Chi copre il fronte ma invia il retro per intero ha quindi comunque trasmesso una parte delle indicazioni.

Quando viene chiesta una copia

Per gli appartamenti in affitto l’IFPDT ha pubblicato un promemoria apposito. Vi precisa che una copia di un documento d’identità, per esempio della carta d’identità o del permesso di dimora, può essere chiesta soltanto quando la candidata o il candidato è stato scelto in via definitiva e si deve redigere il contratto di locazione — sempre che i documenti siano idonei a verificare le indicazioni del modulo d’iscrizione.

Alla base c’è il principio secondo cui i dati personali vengono trattati solo nella misura in cui ciò è proporzionato allo scopo (art. 6 cpv. 2 LPD). Per l’infermiera di Minusio significa: già al primo modulo può chiedere se la copia serva subito, o soltanto quando l’appartamento le verrà assegnato.

Altre occasioni hanno regole proprie. Chi si informa presso l’IFPDT su come chiedere l’accesso ai propri dati vi trova l’indicazione di allegare a una domanda d’accesso scritta una copia di un documento d’identità ufficiale. Il titolare del trattamento deve adottare misure adeguate per identificare la persona (art. 16 cpv. 5 OPDa).

Che cosa si può rendere illeggibile

Per la domanda d’accesso, l’IFPDT descrive esplicitamente che cosa si può coprire: i dati non strettamente necessari all’identificazione — per esempio statura, foto e numero del documento — possono di regola essere resi illeggibili. Nome e data di nascita devono restare leggibili; eventualmente sono necessari altri dati come l’indirizzo. E il titolare del trattamento può usare i dati del documento soltanto per l’identificazione.

Questa indicazione si riferisce al diritto d’accesso. L’idea che vi sta dietro si può però applicare ad altri casi: chi sa a che cosa serve la copia può chiedere quali indicazioni siano davvero necessarie.

Perché una copia del documento è delicata

Nella sua guida sulle violazioni della sicurezza dei dati, l’IFPDT cita la perdita di copie di documenti d’identità come esempio di dati che possono comportare un rischio elevato, anche se non rientrano nei dati personali degni di particolare protezione. Una copia con foto, firma e numero del documento è più utile a chi vuole spacciarsi per un’altra persona di un nome da solo.

Non è un motivo per preoccuparsi a ogni copia, ma un buon motivo per limitare ogni copia a ciò che lo scopo consente.

Permesso di dimora e altri documenti

Non tutte le persone che cercano un appartamento in Svizzera hanno una carta d’identità svizzera. Il promemoria dell’IFPDT sugli appartamenti in affitto affronta anche questo punto: con la domanda sul permesso di dimora è già chiarito se una persona proviene dalla Svizzera o dall’estero; un interesse ulteriore a conoscere la cittadinanza già nella prima selezione non è riconoscibile. Anche qui la copia del permesso va fornita nel momento in cui si redige il contratto.

Per la domanda d’accesso, l’IFPDT indica, accanto alla carta d’identità, anche la licenza di condurre come possibile documento d’identità ufficiale. Dove un ufficio vuole soltanto verificare l’identità, può bastare un documento con meno indicazioni.

Preparare una copia pulita

Da una foto del documento si ottiene in pochi passi una copia che mostra ciò che deve mostrare:

1. Ritagliare. Solo la carta, senza tavolo della cucina, posta o schermo sullo sfondo.
2. Coprire. Le indicazioni non necessarie allo scopo vanno coperte con una superficie opaca integrata nell’immagine — non con un’annotazione che si può rimuovere.
3. Rimuovere i metadati. Una foto scattata con il telefono può contenere il luogo dello scatto — per un’immagine del tavolo della cucina, è il proprio indirizzo.
4. Ridurre. Una copia leggibile non ha bisogno di dieci megabyte.

Alcune persone aggiungono inoltre alla copia una breve nota, per esempio «Copia per contratto di locazione appartamento Via San Gottardo, 9/2026». Così resta chiaro a che cosa era destinata la copia.

Il percorso della copia

Anche l’invio merita una riflessione. Una copia inviata come allegato di un’e-mail si trova poi in almeno due caselle di posta, spesso per anni. Un campo di caricamento in un modulo, che indica chi vede il file e quando viene cancellato, è più chiaro per entrambe le parti. Che cosa conta in questi campi lo descrive l’articolo Caricare file nei moduli.

Per le aziende che chiedono copie

Anche dall’altra parte ci sono decisioni da prendere. Il promemoria dell’IFPDT sugli appartamenti in affitto precisa che, dopo la firma del contratto di locazione, i moduli d’iscrizione degli altri candidati e delle altre candidate, allegati compresi, vanno distrutti, salvo un particolare motivo giustificativo. In generale, i dati personali vengono distrutti o resi anonimi non appena non sono più necessari per lo scopo (art. 6 cpv. 4 LPD).

Per un’azienda si pongono quindi tre domande: a che cosa serve la copia? In quale momento? E quando verrà cancellata? Scrivere le risposte accanto al campo di caricamento o nella richiesta facilita le cose a entrambe le parti.

Per l’infermiera di Minusio

Al prossimo modulo procede diversamente. Chiede all’amministrazione se la copia serva già per la candidatura. Quando ottiene l’appartamento, invia una copia ritagliata del fronte, con statura e numero del documento coperti, senza metadati e con la nota della sua destinazione.

Gli strumenti immagini che stiamo sviluppando ritaglieranno, ridurranno, convertiranno le immagini e ne rimuoveranno i metadati — elaborate in Svizzera, in memoria, senza che alcuna immagine resti salvata. Per i documenti d’identità e altri documenti privati, la modalità riservata svolgerà questi lavori interamente sul Suo dispositivo.