Copie d’identité : ne montrer que le nécessaire

Une infirmière de Renens postule pour un appartement. Le formulaire d’inscription demande le nom, le revenu et un extrait du registre des poursuites ; en bas, il est écrit : « Veuillez joindre une copie de la carte d’identité. » Elle photographie la carte sur la table de la cuisine, recto et verso, et joint les deux images. Le soir, elle se demande si c’était nécessaire — et ce qu’elle a au juste envoyé.

Une copie d’identité est souvent demandée et rarement regardée de près. Pourtant, on peut maîtriser avec peu d’effort ce qu’elle montre.

Ce qui figure sur la carte d’identité

La loi sur les documents d’identité (LDI) fixe les données que tout document d’identité suisse doit contenir :

Donnée	À quoi elle sert
Nom officiel, prénoms	Identification
Date de naissance	Identification
Sexe, nationalité	Partie des données personnelles
Lieu d’origine	Partie des données personnelles
Taille	Comparaison avec la personne
Signature, photographie	Comparaison avec la personne
Autorité d’établissement, date d’établissement et d’expiration	Validité du document
Numéro et type du document	Identifiant du document

Une partie de ces données figure en outre sous forme lisible par machine sur le document (art. 2 LDI) — dans les lignes de lettres, de chiffres et du signe « < » au verso. Qui masque le recto mais envoie le verso en entier a donc tout de même transmis une partie des indications.

Quand une copie est demandée

Pour les logements en location, le PFPDT a publié une notice spécifique. Il y retient qu’une copie d’une pièce d’identité, par exemple de la carte d’identité ou de l’autorisation de séjour, ne peut être demandée qu’une fois la candidate ou le candidat définitivement choisi et le bail sur le point d’être établi — pour autant que les documents soient propres à vérifier les indications du formulaire d’inscription.

Derrière se trouve le principe selon lequel les données personnelles ne sont traitées que dans la mesure où c’est proportionné au but (art. 6, al. 2, LPD). Pour l’infirmière de Renens, cela signifie : dès le premier formulaire, elle peut demander si la copie est déjà nécessaire, ou seulement lorsque l’appartement lui sera attribué.

D’autres occasions ont leurs propres règles. Qui consulte le PFPDT pour savoir comment demander l’accès à ses propres données y trouve l’indication de joindre à une demande d’accès écrite une copie d’une pièce d’identité officielle. Le responsable du traitement doit prendre des mesures appropriées pour identifier la personne (art. 16, al. 5, OPDo).

Ce qui peut être rendu illisible

Pour la demande d’accès, le PFPDT décrit expressément ce que l’on peut masquer : les données qui ne sont pas absolument nécessaires à l’identification — par exemple la taille, la photo et le numéro du document — peuvent en règle générale être rendues illisibles. Le nom et la date de naissance doivent rester lisibles ; d’autres données comme l’adresse peuvent être nécessaires. Et le responsable du traitement ne peut utiliser les données de la pièce d’identité qu’à des fins d’identification.

Cette indication se rapporte au droit d’accès. L’idée qui la sous-tend peut toutefois s’appliquer à d’autres cas : qui sait à quoi sert la copie peut demander quelles indications sont vraiment nécessaires.

Pourquoi une copie d’identité est sensible

Dans son guide sur les violations de la sécurité des données, le PFPDT cite la perte de copies de documents d’identité comme exemple de données qui peuvent représenter un risque élevé, même si elles ne font pas partie des données personnelles sensibles. Une copie avec photo, signature et numéro du document est plus utile à quelqu’un qui veut se faire passer pour une autre personne qu’un nom seul.

Ce n’est pas une raison de s’inquiéter à chaque copie, mais une bonne raison de limiter chaque copie à ce que le but permet.

Autorisation de séjour et autres documents

Toutes les personnes qui cherchent un logement en Suisse n’ont pas une carte d’identité suisse. La notice du PFPDT sur les logements en location aborde aussi ce point : la question de l’autorisation de séjour indique déjà si une personne vient de Suisse ou de l’étranger ; un intérêt allant au-delà, à connaître la nationalité dès la première sélection, n’apparaît pas. Là aussi, la copie de l’autorisation a sa place au moment où le bail est établi.

Pour la demande d’accès, le PFPDT mentionne, à côté de la carte d’identité, le permis de conduire comme pièce d’identité officielle possible. Lorsqu’un service veut seulement vérifier l’identité, un document comportant moins d’indications peut suffire.

Préparer une copie propre

À partir d’une photo de la pièce d’identité, quelques étapes suffisent pour obtenir une copie qui montre ce qu’elle doit montrer :

1. Recadrer. Seulement la carte, sans table de cuisine, courrier ou écran à l’arrière-plan.
2. Masquer. Recouvrir les indications qui ne sont pas nécessaires au but d’une surface opaque intégrée à l’image — et non d’une annotation que l’on peut retirer.
3. Retirer les métadonnées. Une photo prise avec un téléphone peut contenir le lieu de la prise de vue — pour une image de la table de cuisine, c’est sa propre adresse.
4. Alléger. Une copie lisible n’a pas besoin de dix mégaoctets.

Certaines personnes ajoutent en outre une courte mention sur la copie, par exemple « Copie pour bail appartement av. du 14-Avril, 9/2026 ». Cela établit à quoi la copie était destinée.

Le chemin de la copie

L’envoi mérite lui aussi réflexion. Une copie envoyée en pièce jointe d’un e-mail se trouve ensuite dans au moins deux boîtes de réception, souvent pendant des années. Un champ de téléversement dans un formulaire, qui indique qui voit le fichier et quand il est supprimé, est plus clair pour les deux parties. Ce qui compte pour ce genre de champs est décrit dans l’article Téléverser des fichiers dans un formulaire.

Pour les entreprises qui demandent des copies

De l’autre côté aussi, il y a des décisions à prendre. La notice du PFPDT sur les logements en location retient qu’après la signature du bail, les formulaires d’inscription des autres candidates et candidats, annexes comprises, doivent être détruits, sauf motif justificatif particulier. De manière générale, les données personnelles sont détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard de la finalité (art. 6, al. 4, LPD).

Pour une entreprise, trois questions se posent donc : à quoi sert la copie ? À quel moment ? Et quand sera-t-elle supprimée ? Écrire les réponses à côté du champ de téléversement ou dans la demande facilite les choses pour les deux parties.

Pour l’infirmière de Renens

Au prochain formulaire, elle procède autrement. Elle demande à la gérance si la copie est déjà nécessaire pour la candidature. Lorsqu’elle obtient l’appartement, elle envoie une copie recadrée du recto, avec la taille et le numéro du document masqués, sans métadonnées et avec la mention de sa destination.

Les outils image que nous développons recadreront, allégeront, convertiront des images et en retireront les métadonnées — traitées en Suisse, en mémoire, sans qu’aucune image ne soit conservée. Pour les pièces d’identité et autres documents privés, le mode confidentiel effectuera ces tâches entièrement sur votre propre appareil.