Ausweiskopie: nur zeigen, was nötig ist

Eine Pflegefachfrau in Winterthur bewirbt sich um eine Wohnung. Das Anmeldeformular fragt nach Name, Einkommen und Betreibungsregisterauszug; unten steht: «Bitte Kopie der Identitätskarte beilegen.» Sie fotografiert die Karte auf dem Küchentisch, Vorder- und Rückseite, und hängt die beiden Bilder an. Am Abend fragt sie sich, ob das nötig war — und was genau sie da eigentlich verschickt hat.

Eine Ausweiskopie wird oft verlangt und selten genau angeschaut. Dabei lässt sich mit wenig Aufwand steuern, was sie zeigt.

Was auf der Identitätskarte steht

Das Ausweisgesetz legt fest, welche Daten jeder Schweizer Ausweis enthalten muss:

Angabe	Wofür sie gebraucht wird
Amtlicher Name, Vornamen	Identifizierung
Geburtsdatum	Identifizierung
Geschlecht, Nationalität	Teil der Personalien
Heimatort	Teil der Personalien
Grösse	Abgleich mit der Person
Unterschrift, Fotografie	Abgleich mit der Person
Ausstellende Behörde, Ausstellungs- und Ablaufdatum	Gültigkeit des Ausweises
Ausweisnummer und Ausweisart	Kennung des Dokuments

Ein Teil dieser Daten steht zusätzlich in maschinenlesbarer Form auf dem Ausweis (Art. 2 AwG) — in den Zeilen mit Buchstaben, Ziffern und dem Zeichen «<» auf der Rückseite. Wer die Vorderseite abdeckt, die Rückseite aber vollständig mitschickt, hat einen Teil der Angaben also doch weitergegeben.

Wann eine Kopie verlangt wird

Für Mietwohnungen hat der EDÖB ein eigenes Merkblatt herausgegeben. Darin hält er fest: Eine Ausweiskopie, etwa der Identitätskarte oder der Aufenthaltsbewilligung, darf erst verlangt werden, wenn die Bewerberin oder der Bewerber endgültig bestimmt ist und der Mietvertrag aufgesetzt werden soll — sofern die Dokumente geeignet sind, die Angaben auf dem Anmeldeformular zu überprüfen.

Dahinter steht der Grundsatz, dass Personendaten nur bearbeitet werden, soweit es für den Zweck verhältnismässig ist (Art. 6 Abs. 2 DSG). Für die Pflegefachfrau in Winterthur heisst das: Beim ersten Formular kann sie fragen, ob die Kopie schon jetzt nötig ist, oder erst, wenn die Wohnung ihr zugesagt wird.

Andere Anlässe kennen eigene Regeln. Wer beim EDÖB nachliest, wie man Auskunft über die eigenen Daten verlangt, findet dort den Hinweis, einem schriftlichen Auskunftsbegehren eine Kopie eines amtlichen Ausweises beizulegen. Der Verantwortliche muss angemessene Massnahmen treffen, um die Person zu identifizieren (Art. 16 Abs. 5 DSV).

Was sich unleserlich machen lässt

Der EDÖB beschreibt für das Auskunftsbegehren ausdrücklich, was man abdecken kann: Daten, die für die Identifizierung nicht unbedingt erforderlich sind — zum Beispiel Grösse, Foto und Ausweisnummer —, lassen sich in der Regel unleserlich machen. Name und Geburtsdatum sollen lesbar bleiben; allenfalls sind weitere Daten wie die Adresse nötig. Und der Verantwortliche darf die Daten des Ausweises nur zur Identifizierung verwenden.

Diese Aussage bezieht sich auf das Auskunftsrecht. Der Gedanke dahinter lässt sich aber auf andere Fälle übertragen: Wer weiss, wozu die Kopie dient, kann fragen, welche Angaben dafür wirklich nötig sind.

Warum eine Ausweiskopie sensibel ist

Der EDÖB nennt in seinem Leitfaden zu Datensicherheitsverletzungen den Verlust von Kopien von Identitätsdokumenten als Beispiel für Daten, die ein hohes Risiko bedeuten können, auch wenn sie nicht zu den besonders schützenswerten Personendaten zählen. Eine Kopie mit Foto, Unterschrift und Ausweisnummer ist für jemanden, der sich als eine andere Person ausgeben will, nützlicher als ein Name allein.

Das ist kein Grund zur Sorge bei jeder Kopie, aber ein guter Grund, jede Kopie so knapp zu halten, wie der Zweck es erlaubt.

Aufenthaltsbewilligung und andere Ausweise

Nicht alle Menschen, die in der Schweiz eine Wohnung suchen, haben eine Schweizer Identitätskarte. Das Merkblatt des EDÖB zu Mietwohnungen geht auch darauf ein: Mit der Frage nach der Aufenthaltsbewilligung ist bereits beantwortet, ob jemand aus der Schweiz oder aus dem Ausland stammt; ein weitergehendes Interesse, die Nationalität schon im ersten Auswahlverfahren zu kennen, sei nicht ersichtlich. Auch hier gilt: Die Kopie der Bewilligung gehört in den Moment, in dem der Vertrag aufgesetzt wird.

Für das Auskunftsbegehren nennt der EDÖB neben der Identitätskarte auch den Führerausweis als möglichen amtlichen Ausweis. Wo eine Stelle nur die Identität prüfen will, kann ein Ausweis mit weniger Angaben genügen.

Die Kopie sauber machen

Aus einem Foto des Ausweises wird mit wenigen Schritten eine Kopie, die zeigt, was sie zeigen soll:

1. Zuschneiden. Nur die Karte, ohne Küchentisch, Post oder Bildschirm im Hintergrund.
2. Abdecken. Die Angaben, die für den Zweck nicht nötig sind, mit einer deckenden Fläche versehen, die fest im Bild ist — nicht als Anmerkung, die sich wieder entfernen lässt.
3. Metadaten entfernen. Ein Foto vom Telefon kann den Aufnahmeort enthalten — bei einem Bild vom Küchentisch ist das die eigene Adresse.
4. Verkleinern. Eine lesbare Kopie braucht keine zehn Megabyte.

Manche Menschen ergänzen die Kopie zusätzlich mit einem kurzen Vermerk, etwa «Kopie für Mietvertrag Wohnung Seenerstrasse, 9/2026». Das hält fest, wofür die Kopie bestimmt war.

Der Weg der Kopie

Auch der Versand verdient einen Gedanken. Eine Kopie, die als E-Mail-Anhang verschickt wird, liegt danach in mindestens zwei Postfächern, oft über Jahre. Ein Upload-Feld in einem Formular, bei dem steht, wer die Datei sieht und wann sie gelöscht wird, ist für beide Seiten übersichtlicher. Worauf es bei solchen Feldern ankommt, beschreibt der Beitrag Datei-Uploads in Formularen.

Für Betriebe, die Kopien verlangen

Auch auf der anderen Seite gibt es Entscheidungen. Das Merkblatt des EDÖB zu Mietwohnungen hält fest, dass nach der Unterzeichnung des Mietvertrags die Anmeldeformulare samt Beilagen der anderen Bewerberinnen und Bewerber zu vernichten sind, ausser es liegt ein besonderer Rechtfertigungsgrund vor. Allgemein werden Personendaten vernichtet oder anonymisiert, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind (Art. 6 Abs. 4 DSG).

Für einen Betrieb stellen sich deshalb drei Fragen: Wozu wird die Kopie gebraucht? Zu welchem Zeitpunkt? Und wann wird sie wieder gelöscht? Wer die Antworten neben das Upload-Feld oder in die Anfrage schreibt, erleichtert beiden Seiten die Sache.

Für die Pflegefachfrau in Winterthur

Beim nächsten Formular geht sie anders vor. Sie fragt die Verwaltung, ob die Kopie schon für die Bewerbung nötig ist. Als sie die Wohnung erhält, schickt sie eine zugeschnittene Kopie der Vorderseite, bei der Grösse und Ausweisnummer abgedeckt sind, ohne Metadaten und mit dem Vermerk, wofür sie bestimmt ist.

Die Bild-Werkzeuge, die wir entwickeln, werden Bilder zuschneiden, verkleinern, umwandeln und von Metadaten befreien — verarbeitet in der Schweiz, im Arbeitsspeicher, ohne dass ein Bild gespeichert bleibt. Für Ausweise und andere private Dokumente wird der vertrauliche Modus diese Arbeiten ganz auf dem eigenen Gerät erledigen.