Foto del personale sul sito web: che cosa vale

Uno studio fiduciario a Locarno rinnova il suo sito web. Vi lavorano sei persone, e la nuova pagina «Team» deve presentarle: foto, nome, funzione, una frase sulle loro competenze. La clientela deve vedere con chi ha a che fare. Le foto si fanno in fretta, un pomeriggio, davanti alla parete dell’ufficio.

Prima che vadano online si pone una domanda facile da trascurare: chi decide, in fondo, se la foto di una persona compare su internet? La risposta breve: in primo luogo la persona stessa.

Il diritto alla propria immagine

Il Codice civile protegge la personalità. Chi è illecitamente leso nella sua personalità può rivolgersi al giudice; la lesione è illecita quando non è giustificata dal consenso della persona lesa, da un interesse preponderante privato o pubblico, o dalla legge (art. 28 CC).

L’IFPDT lo riassume così per le foto: ogni persona ha diritto alla propria immagine. In linea di principio decide lei stessa se e in che forma un’immagine che la ritrae viene scattata e pubblicata. Non appena una persona ritratta è riconoscibile, la foto è inoltre un dato personale, e si applica la legge sulla protezione dei dati.

La LPD segue la stessa logica: una lesione della personalità è illecita se non è giustificata dal consenso, da un interesse preponderante o dalla legge (art. 31 cpv. 1 LPD).

Perché in azienda serve un consenso

Per il datore di lavoro si aggiunge una regola particolare. Può trattare dati concernenti il lavoratore solo in quanto si riferiscano alla sua idoneità per il rapporto di lavoro o siano necessari per l’esecuzione del contratto (art. 328b CO). Una foto sul sito web di regola non rientra in questo — il lavoro si può svolgere anche senza.

Nella sua pagina sul trattamento dei dati da parte del datore di lavoro, l’IFPDT indica che la pubblicazione di foto di dipendenti su intranet o internet richiede il consenso delle persone interessate. Lo motiva fra l’altro con il fatto che una foto può in alcuni casi consentire deduzioni su caratteristiche come la religione o una disabilità fisica. Ciò vale anche per le foto di eventi come aperitivi o gite aziendali. E raccomanda di chiedersi prima se la pubblicazione sia indispensabile per svolgere i compiti.

Che cosa rende valido un consenso

Il consenso è valido solo se è espresso liberamente, per uno o più trattamenti determinati e dopo debita informazione (art. 6 cpv. 6 LPD). Per le foto, l’IFPDT distingue:

Situazione	Che cosa dice l’IFPDT
Foto di gruppo	Le persone vanno informate della ripresa e del modo di pubblicazione
Foto individuale	La persona deve poter vedere l’immagine destinata alla pubblicazione
Nel dubbio	Ottenere il consenso delle persone interessate
Foto meno recenti	Il consenso resta necessario; il diritto della personalità dura tutta la vita

Per lo studio fiduciario significa concretamente: ogni persona vede la propria foto prima che vada online e sa dove comparirà — sulla pagina del team, e non per esempio anche in una campagna pubblicitaria.

In un rapporto di lavoro, la parola «liberamente» merita un’attenzione particolare. Quando è la titolare a chiedere, si dice sì più facilmente di quanto si vorrebbe. Una pagina del team in cui accanto alle foto può comparire anche solo un nome permette di dire di no senza clamore.

Foto di gruppo ed eventi

L’IFPDT valuta le foto di gruppo in modo un po’ diverso: la lesione della personalità è meno grave se nessuno viene messo in evidenza. Immagini in cui le persone non sono riconoscibili, per esempio per il formato piccolo o la bassa risoluzione, possono evitare del tutto una lesione.

Durante la gita aziendale sul lago Maggiore, la foto di gruppo sulla riva è quindi un caso diverso dal primo piano di una collega con il bicchiere in mano. Chi vuole mettere online foto di eventi può annunciare in anticipo che si scatteranno foto e a quale scopo, e chiedere separatamente per i primi piani.

Revoca e partenza

Secondo l’IFPDT, un consenso dato può in linea di principio essere revocato in ogni momento; da quel momento la pubblicazione non è più consentita. L’IFPDT segnala che una revoca può in alcuni casi comportare costi di cui risponde la persona che revoca, per esempio per opuscoli già stampati.

Su un sito web, togliere una foto è di solito un piccolo passo. La partenza è un’altra questione: chi lascia lo studio non fa più parte del team, e la foto sulla pagina del team ha esaurito il suo scopo. I dati personali sono distrutti o resi anonimi non appena non sono più necessari per lo scopo del trattamento (art. 6 cpv. 4 LPD). Un punto fisso nella lista di controllo per le partenze — togliere foto e nome dal sito — evita di dimenticarlo.

Che cos’altro c’è nell’immagine

Una foto scattata con un telefono o una fotocamera contiene spesso più di un volto. Il file può riportare la data dello scatto, il modello della fotocamera e, se la localizzazione era attiva, il luogo esatto. Per un ritratto davanti alla parete dell’ufficio è l’indirizzo dello studio; per una foto che una dipendente ha scattato a casa e inviato, è il suo indirizzo privato.

Prima di caricarle conviene quindi fare tre passi:

1. Ritagliare. Mostrare solo ciò che va mostrato — il volto, non lo schermo con dati di clienti sullo sfondo.
2. Ridurre. Una pagina del team non ha bisogno di un file di dieci megabyte. Un file più leggero si carica più in fretta ed è meno utile a chi volesse riutilizzarlo.
3. Rimuovere i metadati. Luogo e dati del dispositivo non vanno sul sito web.

Che cosa sta accanto alla foto

Anche il testo accanto all’immagine è fatto di dati personali: nome, funzione, magari un indirizzo e-mail diretto e un numero di telefono. I dati personali sono trattati solo nella misura proporzionata allo scopo (art. 6 cpv. 2 LPD). Per una pagina del team che deve mostrare alla clientela chi lavora nello studio, spesso bastano nome e funzione; le richieste possono passare da un indirizzo comune.

Informazioni personali come hobby, stato civile o domicilio vanno sulla pagina solo se la persona stessa lo desidera. Ciò che è online viene anche indicizzato dai motori di ricerca e non sempre si può ritirare del tutto.

Alternative alla foto

Non ogni pagina del team ha bisogno di foto. Alcune aziende si limitano a nomi e funzioni, a una foto di gruppo scattata da una certa distanza o a ritratti disegnati. Altre mostrano foto solo delle persone che lo desiderano, e per le altre una superficie neutra con le iniziali. Nessuna di queste varianti è più giusta delle altre; danno al personale una vera scelta.

Per lo studio fiduciario di Locarno

Lo studio si organizza così: ogni persona vede in anticipo la propria foto e conferma brevemente per e-mail che può comparire sulla pagina del team. Un collega non desidera una foto; la sua scheda mostra nome, funzione e iniziali. Le immagini vengono ritagliate, ridotte e caricate senza metadati, e la loro rimozione dal sito figura nella lista di controllo per le partenze.

Gli strumenti immagini che stiamo sviluppando ritaglieranno, ridurranno, convertiranno le immagini e ne rimuoveranno i metadati — elaborate in Svizzera, in memoria, senza che alcuna immagine resti salvata, e in modalità riservata interamente sul Suo dispositivo. Quali foto vadano su un sito web, lo decidono le persone ritratte.