Unire in un PDF i giustificativi della dichiarazione d’imposta

A marzo, sul tavolo della cucina di una famiglia a Locarno c’è una busta: il certificato di salario, due attestazioni del pilastro 3a, fatture del dentista, una ricevuta di donazione, l’attestato di un corso di formazione. La dichiarazione d’imposta si compila online, e i giustificativi devono seguirla. Su carta sono ventitré fogli; sul telefono, presto altrettante foto di qualità diversa.

Quali giustificativi allegare lo dicono le istruzioni del Cantone; non è il tema di questo articolo. Qui si parla del lavoro che viene dopo: trasformare una pila di carta in file che il portale accetta, che si leggono e che si ritrovano fra un anno.

Come i Cantoni ricevono i giustificativi

Ogni Cantone regola da sé la consegna dei giustificativi. Due esempi mostrano quanto le soluzioni si somiglino e quanto si distinguano.

Cantone di Zurigo. Secondo la pagina del Cantone sulla dichiarazione d’imposta, i file PDF si caricano in ZHprivateTax trascinandoli. I giustificativi disponibili solo su carta si possono fotografare con lo smartphone direttamente nella dichiarazione online. Il Cantone distingue i giustificativi obbligatori, senza i quali la dichiarazione non si può inoltrare, da quelli facoltativi, e raccomanda di procurarsi i giustificativi in PDF quando possibile, invece di fotografarli.

Cantone di Berna. Nelle risposte su BE-Login, l’amministrazione fiscale indica i formati PDF, PNG e JPG, fino a 5 MB per documento. I documenti di più pagine si possono caricare dal computer come un unico PDF. Con lo smartphone ogni pagina viene fotografata singolarmente; il sistema le riunisce poi in un PDF.

In entrambi i casi il limite vale per documento, e un documento è ciò che si carica. Un solo PDF di ventitré pagine può urtare contro un limite di dimensione; ventitré foto singole rendono faticosa la lettura. Nel mezzo sta un ordine collaudato: un PDF per tipo di giustificativo.

Ordinare prima di unire

I moduli online dei Cantoni chiedono i giustificativi dove figura l’importo: il certificato di salario al reddito, l’attestazione 3a alle deduzioni. Questa struttura si può riprendere.

Gruppo	Contenuto tipico
Reddito	Certificato di salario, attestazioni di rendite o indennità giornaliere
Previdenza	Attestazioni del pilastro 3a
Spese mediche e dentarie	Fatture, conteggi della cassa malati
Formazione continua	Attestati di corso, fatture
Donazioni	Ricevute

All’interno di un gruppo aiuta un ordine fisso, per esempio per data. E un nome di file che dica che cosa contiene senza aprirlo: 2025-spese-mediche.pdf si ritrova più facilmente fra un anno di Scan_0047.pdf.

La tabella è un ordine di lavoro, non un elenco di ciò che è deducibile o va consegnato. Questo figura nelle istruzioni del proprio Cantone.

Scansionare e fotografare

Molti giustificativi arrivano già in PDF: il certificato di salario dal programma salari, l’attestazione 3a dall’e-banking, la fattura della dentista per e-mail. Questi file sono di solito leggeri e nitidi, perché non sono mai stati carta. Vale la pena raccoglierli per primi — il Cantone di Zurigo raccomanda lo stesso.

Per il resto, il Cantone di Zurigo dà consigli pratici per fotografare: buona luce, uno sfondo che contrasti con il giustificativo, il foglio intero nell’immagine e un controllo della qualità prima del caricamento.

Unire e ridurre

Riunire pagine singole in un PDF è possibile con gli strumenti di sistema. Sul Mac, Apple descrive come combinare nell’app Anteprima pagine di più PDF in un documento: mostrare le miniature, trascinare le pagine nella barra laterale dell’altro documento, ordinarle. Apple segnala che Anteprima salva automaticamente le modifiche e consiglia di duplicare prima gli originali.

Se il risultato è troppo pesante, dipende quasi sempre dalle pagine fotografate. Una foto a piena risoluzione contiene molti più pixel di quanti ne servano per leggere un giustificativo. Ridurre significa quindi soprattutto ridimensionare queste immagini — il testo di una vera pagina PDF è già compatto. Dopo la riduzione, guardi l’importo più piccolo della pagina: se resta ben leggibile, l’equilibrio è giusto.

Quando il portale rifiuta un file

Di solito la causa è una fra poche, e quasi sempre si vede nel file stesso.

• Troppo pesante. Il limite vale per documento, 5 MB nel Cantone di Berna per esempio. Un gruppo con molte pagine fotografate si può dividere, per esempio in «spese mediche da gennaio a giugno» e «da luglio a dicembre», oppure ridurne le immagini.
• Formato sbagliato. Una foto in HEIC, il formato degli iPhone più recenti, non figura fra i formati indicati dal Cantone di Berna. Esportata in PDF o JPG, si carica.
• Protetto da password. Alcuni documenti dell’e-banking o delle assicurazioni si aprono solo con una password. Un portale che deve leggerne il contenuto non può farne nulla. Una stampa in PDF o un’esportazione senza password risolve la questione.
• Pagine storte. I giustificativi fotografati di traverso non sono un errore tecnico, ma sono faticosi da leggere. Le pagine si possono ruotare prima di unirle.

Uno sguardo al file finito prima di caricarlo evita gran parte di queste deviazioni: ci sono tutte le pagine, nell’ordine giusto, leggibili e diritte?

Un esempio da Locarno

La famiglia con la busta se la cava con cinque file. Il certificato di salario e le attestazioni 3a erano già in PDF e vengono riuniti in un file ciascuno. Le fatture del dentista e i conteggi della cassa malati — in parte PDF, in parte fotografati — formano il terzo file, che resta sotto il limite una volta ridotte le foto. Formazione e donazioni seguono come quarto e quinto. I nomi dei file iniziano con l’anno fiscale.

L’anno prossimo la cartella avrà lo stesso aspetto, e il lavoro non partirà più dalla busta.

Che cosa contengono questi file

I giustificativi fiscali sono fra i documenti che raccolgono più informazioni su una persona nel minor spazio: salario, numero AVS, indirizzo, coordinate bancarie. Le fatture di medici e dentisti contengono dati sulla salute, che la legge sulla protezione dei dati annovera fra i dati degni di particolare protezione (art. 5 lett. c n. 2 LPD).

Non è un argomento contro i giustificativi digitali — al contrario, una raccolta di PDF ben ordinata si conserva più facilmente di una busta. È però un motivo per chiedersi per quali mani passano i file sulla via verso il Cantone. Chi usa un servizio online per unirli carica queste pagine sui server di terzi; dove si trovano e per quanto tempo i file vi restano lo dicono le condizioni di ciascun servizio. I programmi sul proprio dispositivo, come Anteprima sul Mac, fanno a meno di questa deviazione.

Per l’anno prossimo

Ciò che fa risparmiare più tempo avviene durante l’anno: una cartella sul computer in cui ogni fattura e ogni attestazione finisce in PDF appena arriva. A marzo resta solo da unire per gruppo.

Gli strumenti PDF che stiamo sviluppando copriranno proprio questi gesti: unire, ordinare e ridurre. L’app elaborerà i file in Svizzera, in memoria, senza che alcun file resti salvato — e per giustificativi come questi, una modalità riservata svolgerà l’unione interamente sul Suo dispositivo.