Réunir les justificatifs de la déclaration d’impôt en un PDF

En mars, une enveloppe attend sur la table de cuisine d’une famille à Bienne : le certificat de salaire, deux attestations du pilier 3a, des factures du dentiste, un reçu de don, l’attestation d’une formation continue. La déclaration d’impôt se remplit en ligne, et les justificatifs doivent suivre. Sur papier, cela fait vingt-trois feuilles ; sur le téléphone, bientôt autant de photos de qualité inégale.

Quels justificatifs joindre à une déclaration, c’est aux instructions du canton de le dire ; ce n’est pas le sujet de cet article. Il s’agit ici du travail qui suit : transformer une pile de papier en fichiers que le portail accepte, qui se lisent et qu’on retrouve dans un an.

Comment les cantons reçoivent les justificatifs

Chaque canton règle lui-même la remise des justificatifs. Deux exemples montrent à quel point les solutions se ressemblent et diffèrent.

Canton de Zurich. Selon la page du canton consacrée à la déclaration d’impôt, les fichiers PDF se téléversent dans ZHprivateTax par glisser-déposer. Les justificatifs qui n’existent que sur papier peuvent être photographiés avec un smartphone directement dans la déclaration en ligne. Le canton distingue les justificatifs obligatoires, sans lesquels la déclaration ne peut pas être déposée, des justificatifs facultatifs, et recommande d’obtenir si possible les justificatifs en PDF plutôt que de les photographier.

Canton de Berne. Dans ses réponses sur BE-Login, l’administration fiscale indique les formats PDF, PNG et JPG, jusqu’à 5 Mo par document. Les documents de plusieurs pages peuvent être téléversés depuis l’ordinateur en un seul PDF. Avec un smartphone, chaque page est photographiée séparément ; le système les réunit ensuite en un PDF.

Dans les deux cas, la limite s’applique par document, et un document, c’est ce qu’on téléverse. Un seul PDF de vingt-trois pages peut buter sur une limite de taille ; vingt-trois photos isolées rendent la lecture pénible. Entre les deux, un ordre qui a fait ses preuves : un PDF par type de justificatif.

Trier avant de fusionner

Les formulaires en ligne des cantons demandent les justificatifs là où figure le montant : le certificat de salaire au revenu, l’attestation 3a aux déductions. On peut reprendre cette structure.

Groupe	Contenu typique
Revenu	Certificat de salaire, attestations de rente ou d’indemnités journalières
Prévoyance	Attestations du pilier 3a
Frais de maladie et de dentiste	Factures, décomptes de la caisse maladie
Formation continue	Attestations de cours, factures
Dons	Reçus

À l’intérieur d’un groupe, un ordre fixe aide, par exemple par date. Et un nom de fichier qui dit ce qu’il contient sans l’ouvrir : 2025-frais-medicaux.pdf se retrouve plus facilement dans un an que Scan_0047.pdf.

Le tableau est un ordre de travail, pas une liste de ce qui est déductible ou doit être remis. Cela figure dans les instructions de votre canton.

Numériser et photographier

Beaucoup de justificatifs arrivent déjà en PDF : le certificat de salaire du logiciel de paie, l’attestation 3a de l’e-banking, la facture de la dentiste par e-mail. Ces fichiers sont en général légers et nets, parce qu’ils n’ont jamais été du papier. Il vaut la peine de les rassembler d’abord — le canton de Zurich recommande la même chose.

Pour le reste, le canton de Zurich donne des conseils pratiques pour photographier : une bonne lumière, un fond qui contraste avec le justificatif, toute la feuille dans l’image et un contrôle de la qualité avant le téléversement.

Fusionner et alléger

Réunir des pages en un PDF est possible avec les outils intégrés. Sur Mac, Apple décrit comment combiner dans l’app Aperçu des pages de plusieurs PDF en un document : afficher les vignettes, glisser les pages dans la barre latérale de l’autre document, ordonner. Apple signale qu’Aperçu enregistre automatiquement les modifications et recommande de dupliquer les originaux auparavant.

Si le résultat est trop lourd, ce sont presque toujours les pages photographiées. Une photo en pleine résolution contient bien plus de pixels qu’il n’en faut pour lire un justificatif. Alléger, c’est donc surtout réduire ces images — le texte d’une vraie page PDF est déjà compact. Après la réduction, regardez le plus petit montant de la page : s’il reste bien lisible, l’équilibre est bon.

Quand le portail refuse un fichier

La cause tient en général à peu de choses, qu’on voit le plus souvent dans le fichier.

• Trop lourd. La limite vaut par document, 5 Mo dans le canton de Berne par exemple. Un groupe avec beaucoup de pages photographiées peut être divisé, par exemple en « frais médicaux de janvier à juin » et « de juillet à décembre », ou ses images allégées.
• Mauvais format. Une photo au format HEIC, celui des iPhone récents, ne figure pas parmi les formats cités par le canton de Berne. Exportée en PDF ou en JPG, elle se téléverse.
• Protégé par mot de passe. Certains documents de l’e-banking ou des assurances ne s’ouvrent qu’avec un mot de passe. Un portail qui doit en lire le contenu ne peut rien en faire. Une impression en PDF ou un export sans mot de passe règle la question.
• Pages de travers. Des justificatifs photographiés en travers ne sont pas une erreur technique, mais ils sont pénibles à lire. On peut faire pivoter les pages avant de fusionner.

Un coup d’œil au fichier final avant de le téléverser évite la plupart de ces détours : toutes les pages sont-elles là, dans le bon ordre, lisibles et à l’endroit ?

Un exemple à Bienne

La famille à l’enveloppe s’en sort avec cinq fichiers. Le certificat de salaire et les attestations 3a étaient déjà en PDF et sont réunis en un fichier chacun. Les factures du dentiste et les décomptes de la caisse maladie — en partie PDF, en partie photographiés — forment le troisième fichier, qui reste sous la limite une fois les photos allégées. Formation continue et dons suivent en quatrième et cinquième. Les noms de fichiers commencent par l’année fiscale.

L’année suivante, le dossier aura la même forme, et le travail ne commencera plus par l’enveloppe.

Ce que contiennent ces fichiers

Les justificatifs fiscaux font partie des documents qui réunissent le plus d’informations sur une personne dans le moins d’espace : salaire, numéro AVS, adresse, coordonnées bancaires. Les factures de médecin et de dentiste contiennent des données sur la santé, que la loi sur la protection des données range parmi les données sensibles (art. 5, let. c, ch. 2, LPD).

Ce n’est pas un argument contre les justificatifs numériques — au contraire, une collection de PDF bien rangée se conserve plus facilement qu’une enveloppe. C’est en revanche une raison de se demander entre quelles mains passent les fichiers sur le chemin du canton. Utiliser un service en ligne pour les fusionner, c’est téléverser ces pages sur les serveurs d’un tiers ; où ils se trouvent et combien de temps les fichiers y restent figure dans les conditions de chaque service. Les programmes installés sur son propre appareil, comme Aperçu sur Mac, se passent de ce détour.

Pour l’année prochaine

Ce qui fait gagner le plus de temps se passe pendant l’année : un dossier sur l’ordinateur où chaque facture et chaque attestation arrive en PDF dès réception. En mars, il ne reste plus qu’à fusionner par groupe.

Les outils PDF que nous développons couvriront exactement ces gestes : fusionner, ordonner et alléger. L’application traitera les fichiers en Suisse, en mémoire, sans qu’aucun fichier ne soit conservé — et pour des justificatifs comme ceux-ci, un mode confidentiel effectuera la fusion entièrement sur votre propre appareil.