Belege für die Steuererklärung als PDF zusammenfügen

Im März liegt bei einer Familie in Winterthur ein Kuvert auf dem Küchentisch: der Lohnausweis, zwei Bescheinigungen der Säule 3a, Rechnungen vom Zahnarzt, eine Spendenquittung, die Bestätigung einer Weiterbildung. Die Steuererklärung wird online ausgefüllt, und die Belege sollen dazu. Auf Papier sind es dreiundzwanzig Blätter, auf dem Handy bald ebenso viele Fotos in unterschiedlicher Qualität.

Die Frage, welche Belege in eine Steuererklärung gehören, beantworten die Wegleitungen des Kantons; sie ist nicht Thema dieses Beitrags. Hier geht es um das Handwerk danach: wie aus einem Stapel Papier Dateien werden, die das Portal annimmt, die sich lesen lassen und die man in einem Jahr wiederfindet.

Wie die Kantone Belege entgegennehmen

Wie Belege eingereicht werden, regelt jeder Kanton selbst. Zwei Beispiele zeigen, wie ähnlich und wie verschieden die Lösungen sind.

Kanton Zürich. Laut der Seite des Kantons zur Steuererklärung lassen sich PDF-Dateien in ZHprivateTax per Drag & Drop hochladen. Belege, die nur auf Papier vorhanden sind, können mit dem Smartphone direkt in die Online-Steuererklärung fotografiert werden. Der Kanton unterscheidet Pflichtbelege, ohne die sich die Erklärung nicht einreichen lässt, von freiwilligen Belegen, und er empfiehlt, Belege wenn möglich als PDF zu beschaffen, statt sie zu fotografieren.

Kanton Bern. In den Antworten zu BE-Login nennt die Steuerverwaltung als Formate PDF, PNG und JPG, und zwar bis 5 MB pro Dokument. Mehrseitige Dokumente lassen sich vom Computer aus als ein PDF hochladen. Wer mit dem Smartphone fotografiert, nimmt jede Seite einzeln auf; das System fügt sie danach zu einem PDF zusammen.

Für beide gilt: Die Grenze liegt pro Dokument, und ein Dokument ist, was man hochlädt. Ein einziges PDF mit allen dreiundzwanzig Seiten kann an einer Grössenbeschränkung scheitern, dreiundzwanzig einzelne Fotos machen die Durchsicht mühsam. Dazwischen liegt eine Ordnung, die sich bewährt: ein PDF pro Art von Beleg.

Ordnen, bevor man zusammenfügt

Die Online-Formulare der Kantone fragen Belege dort ab, wo der Betrag steht: den Lohnausweis beim Einkommen, die 3a-Bescheinigung bei den Abzügen. Diese Struktur lässt sich übernehmen.

Gruppe	Typischer Inhalt
Einkommen	Lohnausweis, Renten- oder Taggeldbescheinigungen
Vorsorge	Bescheinigungen der Säule 3a
Krankheits- und Zahnarztkosten	Rechnungen, Abrechnungen der Krankenkasse
Weiterbildung	Kursbestätigungen, Rechnungen
Spenden	Quittungen

Innerhalb einer Gruppe hilft eine feste Reihenfolge, etwa nach Datum. Und ein Dateiname, der ohne Öffnen verrät, was drin ist: 2025-krankheitskosten.pdf ist in einem Jahr leichter zu finden als Scan_0047.pdf.

Die Tabelle ist eine Arbeitsordnung, keine Liste dessen, was abzugsfähig ist oder eingereicht werden muss. Das steht in den Wegleitungen des eigenen Kantons.

Scannen und fotografieren

Viele Belege kommen heute schon als PDF: der Lohnausweis aus dem Lohnprogramm, die 3a-Bescheinigung aus dem E-Banking, die Rechnung der Zahnärztin per E-Mail. Diese Dateien sind meist klein und scharf, weil sie nie Papier waren. Es lohnt sich, sie zuerst zu sammeln — der Kanton Zürich empfiehlt dasselbe.

Für den Rest gibt der Kanton Zürich praktische Hinweise zum Fotografieren: gutes Licht, ein Hintergrund, der sich farblich vom Beleg abhebt, das ganze Blatt im Bild und eine Kontrolle der Bildqualität vor dem Hochladen.

Zusammenfügen und verkleinern

Aus einzelnen Seiten ein PDF zu machen, ist mit Bordmitteln möglich. Auf dem Mac beschreibt Apple, wie man in der App «Vorschau» Seiten aus mehreren PDFs zu einem Dokument zusammenzieht: Miniaturen einblenden, Seiten in die Seitenleiste des anderen Dokuments ziehen, Reihenfolge ordnen. Apple weist darauf hin, dass Vorschau Änderungen automatisch sichert, und empfiehlt, die Originale vorher zu duplizieren.

Wird das Ergebnis zu gross, liegt es fast immer an den fotografierten Seiten. Ein Foto in voller Kameraauflösung enthält weit mehr Bildpunkte, als ein Beleg zum Lesen braucht. Verkleinern heisst deshalb vor allem, diese Bilder herunterzurechnen — der Text einer echten PDF-Seite ist dagegen schon kompakt. Nach dem Verkleinern lohnt ein Blick auf den kleinsten Betrag der Seite: Ist er noch klar lesbar, stimmt das Verhältnis.

Wenn das Portal eine Datei nicht annimmt

Meist liegt es an einer von wenigen Ursachen, und die meisten lassen sich an der Datei selbst erkennen.

• Zu gross. Die Grenze gilt pro Dokument, im Kanton Bern etwa 5 MB. Eine Gruppe mit vielen fotografierten Seiten lässt sich teilen, zum Beispiel in «Krankheitskosten Januar bis Juni» und «Juli bis Dezember», oder die Bilder darin werden verkleinert.
• Falsches Format. Ein Foto im HEIC-Format, wie es neuere iPhones speichern, gehört nicht zu den Formaten, die der Kanton Bern aufzählt. Als PDF oder JPG exportiert, lässt es sich hochladen.
• Kennwortgeschützt. Manche Dokumente aus dem E-Banking oder von Versicherungen lassen sich nur mit einem Kennwort öffnen. Ein Portal, das den Inhalt lesen soll, kann damit nichts anfangen. Ausdrucken als PDF oder ein Export ohne Kennwort löst das.
• Seiten verdreht. Quer fotografierte Belege sind kein technischer Fehler, aber für die Person, die sie liest, mühsam. Seiten lassen sich vor dem Zusammenfügen drehen.

Ein kurzer Blick in die fertige Datei, bevor sie hochgeladen wird, erspart die meisten dieser Umwege: Sind alle Seiten da, in der richtigen Reihenfolge, lesbar und richtig herum?

Ein Beispiel aus Winterthur

Die Familie mit dem Kuvert kommt mit fünf Dateien aus. Der Lohnausweis und die 3a-Bescheinigungen lagen bereits als PDF vor und werden je zu einer Datei zusammengefügt. Die Zahnarztrechnungen und die Abrechnungen der Krankenkasse — zum Teil PDF, zum Teil fotografiert — ergeben die dritte Datei, die nach dem Verkleinern der Fotos unter der Grenze liegt. Weiterbildung und Spenden folgen als vierte und fünfte. Die Dateinamen beginnen mit dem Steuerjahr.

Im nächsten Jahr sieht der Ordner gleich aus, und die Arbeit beginnt nicht mehr beim Kuvert.

Was in diesen Dateien steht

Steuerbelege gehören zu den Dokumenten mit den meisten Angaben über eine Person auf engem Raum: Lohn, AHV-Nummer, Adresse, Bankverbindung. Arzt- und Zahnarztrechnungen enthalten Angaben über die Gesundheit, die das Datenschutzgesetz zu den besonders schützenswerten Personendaten zählt (Art. 5 Bst. c Ziff. 2 DSG).

Das spricht nicht gegen digitale Belege — im Gegenteil, eine gut geordnete PDF-Sammlung ist leichter aufzubewahren als ein Kuvert. Es ist aber ein Grund, sich zu überlegen, durch welche Hände die Dateien auf dem Weg zum Kanton gehen. Wer für das Zusammenfügen einen Online-Dienst benutzt, lädt diese Seiten auf fremde Server; wo diese stehen und wie lange die Dateien dort bleiben, steht in den Bedingungen des jeweiligen Dienstes. Programme auf dem eigenen Gerät, wie Vorschau auf dem Mac, kommen ohne diesen Umweg aus.

Für nächstes Jahr

Am meisten Zeit spart, was man unter dem Jahr tut: ein Ordner auf dem Computer, in den jede Rechnung und jede Bescheinigung als PDF kommt, sobald sie eintrifft. Im März bleibt dann nur noch das Zusammenfügen pro Gruppe.

Die PDF-Werkzeuge, die wir entwickeln, werden genau diese Handgriffe abdecken: zusammenfügen, ordnen und verkleinern. Verarbeiten wird die App in der Schweiz, im Arbeitsspeicher, ohne dass eine Datei gespeichert bleibt — und für Belege wie diese wird ein vertraulicher Modus das Zusammenfügen ganz auf dem eigenen Gerät erledigen.