La QR-fattura in PDF: che cosa conta nel crearla e nell’inviarla

Un’impresa di pittura a Balerna allestisce le fatture con un software di contabilità. La maggior parte parte in PDF per e-mail, alcune per lettera ai clienti che preferiscono la carta. Un cliente si fa vivo: ha stampato la fattura e inviato la sezione pagamento per posta alla sua banca, e l’ordine gli è tornato indietro. Sulla sua stampa, la sezione pagamento era un po’ più piccola dell’originale.

La QR-fattura ha regole precise, e la maggior parte riguarda proprio il PDF. Si trovano nelle Implementation Guidelines svizzere pubblicate da SIX; dal 21 novembre 2025 vale la versione 2.3.

Che cos’è la QR-fattura

La QR-fattura si compone della fattura vera e propria e di una sezione pagamento con ricevuta. La sezione pagamento porta lo Swiss QR Code, che contiene tutti i dati di pagamento. Secondo le Guidelines, l’invio avviene di regola su carta o elettronicamente in PDF. La destinataria può poi pagare in diversi modi: con l’e-banking o l’m-banking, con un ordine di pagamento su carta, allo sportello postale o tramite il proprio software di contabilità.

Le dimensioni

Le Guidelines stabiliscono con precisione la struttura della sezione pagamento:

Elemento	Requisito
Sezione pagamento	A6 orizzontale, 148 × 105 mm
Ricevuta	62 × 105 mm, a sinistra della sezione pagamento
Insieme	210 × 105 mm, la larghezza di un foglio A4
Swiss QR Code	sempre 46 × 46 mm in stampa, con una zona di rispetto di 5 mm
Croce svizzera nel codice	7 × 7 mm, al centro
Caratteri	Arial, Frutiger, Helvetica o Liberation Sans, neri
Dimensione dei caratteri	da 6 a 10 pt; il titolo «Sezione pagamento» 11 pt grassetto

Si aggiungono alcuni principi: la sezione pagamento si trova sul bordo inferiore della fattura, con la ricevuta alla sua sinistra, alla stessa altezza. Possono essere stampati solo i titoli e i dati previsti. E la sezione pagamento non può servire da supporto pubblicitario; il retro resta bianco.

Quando la fattura viene inviata in PDF

Al PDF è dedicato un capitolo a sé. Se la QR-fattura viene creata in PDF e inviata elettronicamente, il formato della sezione pagamento e della ricevuta dev’essere indicato da linee. Su ognuna di queste linee va inoltre un simbolo di forbici o, in alternativa, la nota «Da staccare prima del versamento» sopra la linea.

Il motivo: chi stampa la fattura e la invia per posta alla banca o paga allo sportello deve sapere dove tagliare. Le Guidelines precisano però anche che le QR-fatture in formato PDF sono adatte solo ai pagamenti con e-banking e m-banking, non al traffico dei pagamenti su carta allo sportello. Se un PDF viene stampato, i requisiti di formato vanno rispettati.

Su carta la regola è diversa: lì è obbligatoria una perforazione fra la fattura e la sezione pagamento e fra la sezione pagamento e la ricevuta, anche se la sezione pagamento è allegata separatamente. Nel PDF questo compito spetta alle linee. Lo stesso vale quando la sezione pagamento con ricevuta è allegata a una fattura come PDF separato.

Quando il PDF viene rielaborato

I PDF delle fatture vengono spesso rielaborati: uniti ad allegati, ridotti, archiviati. Alcuni requisiti meritano attenzione:

• Il codice QR è un grafico vettoriale. Le Guidelines chiedono che il codice sia scalato a 46 × 46 mm sulla base di un grafico vettoriale, per preservarne la qualità. Uno strumento che, riducendo un file, converte tutte le pagine in immagini a bassa risoluzione può rendere il codice sfocato.
• I moduli hanno una dimensione minima. Per una lettura sicura, ogni modulo del codice deve misurare in stampa almeno 0,4 mm.
• La pagina resta una pagina A4. Se la fattura viene unita ad allegati, la pagina con la sezione pagamento resta invariata — non ruotata, non scalata, non ridotta a due pagine per foglio.

L’importo

Anche l’importo segue regole fisse. Sono supportati il franco svizzero e l’euro; la sigla «CHF» o «EUR» precede l’importo. Il separatore delle migliaia è uno spazio, quello decimale un punto, e ci sono sempre due decimali — per esempio CHF 1 590.00. Se il codice non contiene un importo, per esempio su una polizza per donazioni, è previsto un campo vuoto di 40 × 15 mm con angoli neri, nel quale chi paga scrive l’importo a mano.

La QR-fattura sullo schermo

La versione 2.3 contiene un nuovo capitolo per le aziende che mostrano la sezione pagamento direttamente in un canale online, per esempio in un conto cliente. Lì si può rinunciare alla ricevuta. La clientela deve però poter ottenere la QR-fattura completa con ricevuta, se vuole pagare allo sportello o con un ordine di pagamento. Se uno schermo, per esempio quello di un telefono, non basta per l’intera sezione pagamento, tutti i dati devono comunque essere visibili. E chi emette la fattura indica espressamente che una tale sezione pagamento è destinata solo ai pagamenti tramite e-banking, m-banking o software.

Indirizzi e lingua

Con la versione 2.3 è stata eliminata l’opzione dei campi d’indirizzo combinati; la struttura dei dati prevede l’indirizzo strutturato, con via, numero civico, numero postale d’avviamento e località in campi separati. Per le aziende che allestiscono le fatture con un software, è soprattutto una domanda da porre al fornitore.

La QR-fattura può essere allestita in tedesco, francese, italiano o inglese; la scelta spetta a chi emette la fattura. Le Guidelines riportano i termini in tutte e quattro le lingue, da «Sezione pagamento» alla nota «Da staccare prima del versamento».

Fatture che non vanno pagate

A volte una QR-fattura serve solo a informare, per esempio perché l’importo viene riscosso con addebito diretto. Le Guidelines prevedono un caso apposito: importo 0.00 e, nel campo «Informazioni supplementari», in maiuscolo, «NON UTILIZZARE PER IL PAGAMENTO» — nella lingua di corrispondenza della fattura.

Per l’impresa di pittura di Balerna

L’impresa controlla il suo modello: le linee di separazione con il simbolo delle forbici ci sono, il codice è incorporato come grafico vettoriale, il carattere è Arial. Unendo la fattura al rapporto di lavoro, la pagina della fattura resta invariata. E l’e-mail ai clienti contiene una frase che indica che la fattura è pensata per il pagamento con l’e-banking e che, se stampata, andrebbe stampata in dimensioni reali.

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