QR-Rechnung als PDF: was beim Erstellen und Versenden zählt

Ein Malergeschäft in Burgdorf schreibt seine Rechnungen mit einer Buchhaltungssoftware. Die meisten gehen als PDF per E-Mail hinaus, einige als Brief an Kundschaft, die Papier bevorzugt. Nun meldet sich ein Kunde: Er habe die Rechnung ausgedruckt und den Zahlteil per Post an seine Bank geschickt, der Auftrag sei zurückgekommen. Auf seinem Ausdruck war der Zahlteil etwas kleiner als das Original.

Die QR-Rechnung hat genaue Regeln, und die meisten davon betreffen gerade das PDF. Sie stehen in den Schweizer Implementation Guidelines, die SIX herausgibt; seit dem 21. November 2025 gilt die Version 2.3.

Was die QR-Rechnung ist

Die QR-Rechnung besteht aus der eigentlichen Rechnung und einem Zahlteil mit Empfangsschein. Der Zahlteil trägt den Swiss QR Code, der alle Zahlungsangaben enthält. Laut den Guidelines erfolgt der Versand in der Regel auf Papier oder elektronisch als PDF. Die Empfängerin kann dann auf verschiedenen Wegen zahlen: im E- oder M-Banking, mit einem Zahlungsauftrag auf Papier, am Postschalter oder über die eigene Buchhaltungssoftware.

Die Masse

Die Guidelines legen die Gestaltung des Zahlteils genau fest:

Element	Vorgabe
Zahlteil	DIN A6 quer, 148 × 105 mm
Empfangsschein	62 × 105 mm, links neben dem Zahlteil
Zusammen	210 × 105 mm, die Breite eines A4-Blatts
Swiss QR Code	beim Druck immer 46 × 46 mm, mit 5 mm Ruhezone
Schweizerkreuz im Code	7 × 7 mm, mittig
Schriften	Arial, Frutiger, Helvetica oder Liberation Sans, schwarz
Schriftgrösse	6 bis 10 Pt.; Titel «Zahlteil» 11 Pt. fett

Dazu kommen einige Grundsätze: Der Zahlteil steht an der unteren Kante der Rechnung, der Empfangsschein links daneben in derselben Höhe. Nur die vorgesehenen Überschriften und Angaben dürfen aufgedruckt werden. Und der Zahlteil darf nicht als Werbeträger dienen; die Rückseite bleibt unbedruckt.

Wenn die Rechnung als PDF verschickt wird

Für das PDF gibt es ein eigenes Kapitel. Wird die QR-Rechnung als PDF erstellt und elektronisch versendet, muss das Format des Zahlteils und des Empfangsscheins durch Linien gekennzeichnet werden. Auf jeder dieser Linien steht zusätzlich ein Scherensymbol, oder alternativ oberhalb der Linie der Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen».

Der Grund: Wer die Rechnung ausdruckt und per Post an die Bank schickt oder am Schalter bezahlt, soll wissen, wo er schneiden muss. Die Guidelines halten aber auch fest, dass QR-Rechnungen im PDF-Format nur für Zahlungen im E- und M-Banking geeignet sind, nicht für den papiergebundenen Zahlungsverkehr am Schalter. Wird ein PDF ausgedruckt, müssen die Formatvorgaben eingehalten werden.

Auf Papier ist das anders geregelt: Dort ist eine Perforation zwischen Rechnung und Zahlteil sowie zwischen Zahlteil und Empfangsschein vorgeschrieben, auch wenn der Zahlteil der Rechnung separat beiliegt. Im PDF übernehmen die Linien diese Aufgabe. Das gilt auch, wenn der Zahlteil mit Empfangsschein als separates PDF einer Rechnung beigelegt wird.

Beim Weiterverarbeiten des PDF

Rechnungs-PDF werden oft weiterbearbeitet: mit Beilagen zusammengefügt, verkleinert, archiviert. Einige Vorgaben verdienen dabei Aufmerksamkeit:

• Der QR-Code ist eine Vektorgrafik. Die Guidelines verlangen, dass der Code auf der Basis einer Vektorgrafik auf 46 × 46 mm skaliert wird, damit die Qualität erhalten bleibt. Ein Werkzeug, das beim Verkleinern alle Seiten in Bilder mit niedriger Auflösung umrechnet, kann den Code unscharf machen.
• Die Module haben eine Mindestgrösse. Für ein sicheres Einlesen braucht jedes Modul des Codes beim Druck mindestens 0,4 mm.
• Die Seite bleibt eine A4-Seite. Wird die Rechnung mit Beilagen zusammengefügt, bleibt die Seite mit dem Zahlteil unverändert — nicht gedreht, nicht skaliert, nicht auf zwei Seiten pro Blatt verkleinert.

Der Betrag

Auch der Betrag folgt festen Regeln. Unterstützt werden Schweizer Franken und Euro; das Kürzel «CHF» oder «EUR» steht vor dem Betrag. Als Tausendertrennzeichen dient ein Leerzeichen, als Dezimaltrennzeichen ein Punkt, und es gibt immer zwei Nachkommastellen — etwa CHF 1 590.00. Enthält der Code keinen Betrag, etwa bei einem Einzahlungsschein für Spenden, ist ein leeres Feld von 40 × 15 mm mit schwarzen Eckmarken vorgesehen, in das die zahlende Person den Betrag von Hand einträgt.

Die QR-Rechnung am Bildschirm

Die Version 2.3 enthält ein neues Kapitel für Betriebe, die den Zahlteil direkt in einem Online-Kanal anzeigen, etwa in einem Kundenkonto. Dort darf auf den Empfangsschein verzichtet werden. Die Kundschaft muss aber die Möglichkeit erhalten, die vollständige QR-Rechnung mit Empfangsschein zu beziehen, falls sie am Schalter oder mit einem Zahlungsauftrag zahlen will. Reicht ein Bildschirm, etwa auf einem Telefon, nicht für den ganzen Zahlteil, müssen alle Angaben trotzdem sichtbar sein. Und der Rechnungssteller weist ausdrücklich darauf hin, dass ein solcher Zahlteil nur für Zahlungen über E-Banking, M-Banking oder Software gedacht ist.

Adressen und Sprache

Mit der Version 2.3 ist die Option kombinierter Adressfelder entfernt worden; die Datenstruktur sieht die strukturierte Adresse vor, mit Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort in getrennten Feldern. Für Betriebe, die ihre Rechnungen mit einer Software erstellen, ist das in erster Linie eine Frage an deren Anbieter.

Die QR-Rechnung kann auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch erstellt werden; die Wahl ist dem Rechnungssteller freigestellt. Die Guidelines führen die Begriffe in allen vier Sprachen auf, vom «Zahlteil» bis zum Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen».

Rechnungen, die nicht bezahlt werden sollen

Manchmal soll eine QR-Rechnung nur informieren, etwa weil der Betrag per Lastschrift eingezogen wird. Dafür sehen die Guidelines einen eigenen Fall vor: Betrag 0.00 und im Feld «Zusätzliche Informationen» in Grossbuchstaben «NICHT ZUR ZAHLUNG VERWENDEN» — in der Korrespondenzsprache der Rechnung.

Für das Malergeschäft in Burgdorf

Das Geschäft prüft seine Vorlage: Die Trennlinien mit Scherensymbol sind vorhanden, der Code ist als Vektorgrafik eingebettet, die Schrift ist Arial. Beim Zusammenfügen mit dem Arbeitsrapport bleibt die Rechnungsseite unverändert. Und in der E-Mail an die Kundschaft steht ein Satz, dass die Rechnung für die Zahlung im E-Banking gedacht ist und beim Ausdrucken in tatsächlicher Grösse gedruckt werden sollte.

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