La QR-facture en PDF : ce qui compte à la création et à l’envoi

Une entreprise de peinture à Morges établit ses factures avec un logiciel de comptabilité. La plupart partent en PDF par e-mail, certaines par courrier aux clients qui préfèrent le papier. Un client se manifeste : il a imprimé la facture et envoyé la section paiement par la poste à sa banque, et l’ordre lui est revenu. Sur son impression, la section paiement était un peu plus petite que l’original.

La QR-facture a des règles précises, et la plupart concernent justement le PDF. Elles figurent dans les Implementation Guidelines suisses publiées par SIX ; depuis le 21 novembre 2025, c’est la version 2.3 qui s’applique.

Ce qu’est la QR-facture

La QR-facture se compose de la facture proprement dite et d’une section paiement avec récépissé. La section paiement porte le Swiss QR Code, qui contient toutes les données de paiement. Selon les Guidelines, l’envoi se fait en général sur papier ou par voie électronique en PDF. La destinataire peut ensuite payer de plusieurs manières : par e-banking ou m-banking, par ordre de paiement sur papier, au guichet postal ou par son propre logiciel de comptabilité.

Les dimensions

Les Guidelines fixent précisément la présentation de la section paiement :

Élément	Exigence
Section paiement	A6 paysage, 148 × 105 mm
Récépissé	62 × 105 mm, à gauche de la section paiement
Ensemble	210 × 105 mm, la largeur d’une feuille A4
Swiss QR Code	toujours 46 × 46 mm à l’impression, avec une zone de silence de 5 mm
Croix suisse dans le code	7 × 7 mm, au centre
Polices	Arial, Frutiger, Helvetica ou Liberation Sans, en noir
Taille des caractères	6 à 10 pt ; le titre « Section paiement » en 11 pt gras

S’y ajoutent quelques principes : la section paiement se trouve au bord inférieur de la facture, le récépissé à sa gauche, à la même hauteur. Seuls les titres et les données prévus peuvent y figurer. Et la section paiement ne peut pas servir de support publicitaire ; le verso reste vierge.

Quand la facture est envoyée en PDF

Un chapitre est consacré au PDF. Si la QR-facture est créée en PDF et envoyée par voie électronique, le format de la section paiement et du récépissé doit être indiqué par des lignes. Chacune de ces lignes porte en outre un symbole de ciseaux ou, à défaut, la mention « A détacher avant le versement » au-dessus de la ligne.

La raison : qui imprime la facture et l’envoie à sa banque par la poste ou paie au guichet doit savoir où couper. Les Guidelines précisent toutefois que les QR-factures au format PDF ne conviennent qu’aux paiements par e-banking et m-banking, et non au trafic des paiements sur papier au guichet. Si un PDF est imprimé, les exigences de format doivent être respectées.

Sur papier, la règle est différente : une perforation entre la facture et la section paiement, ainsi qu’entre la section paiement et le récépissé, y est obligatoire, même si la section paiement est jointe séparément. Dans le PDF, les lignes remplissent ce rôle. Cela vaut aussi lorsque la section paiement avec récépissé est jointe à une facture sous forme de PDF séparé.

Quand le PDF est retravaillé

Les PDF de factures sont souvent retravaillés : fusionnés avec des annexes, allégés, archivés. Quelques exigences méritent alors l’attention :

• Le code QR est un graphique vectoriel. Les Guidelines exigent que le code soit mis à l’échelle de 46 × 46 mm sur la base d’un graphique vectoriel, afin d’en préserver la qualité. Un outil qui convertit toutes les pages en images basse résolution pour alléger un fichier peut rendre le code flou.
• Les modules ont une taille minimale. Pour une lecture fiable, chaque module du code doit mesurer au moins 0,4 mm à l’impression.
• La page reste une page A4. Si la facture est fusionnée avec des annexes, la page qui porte la section paiement reste inchangée — ni pivotée, ni mise à l’échelle, ni réduite à deux pages par feuille.

Le montant

Le montant suit lui aussi des règles fixes. Le franc suisse et l’euro sont pris en charge ; le sigle « CHF » ou « EUR » précède le montant. Le séparateur des milliers est une espace, le séparateur décimal un point, avec toujours deux décimales — par exemple CHF 1 590.00. Si le code ne contient pas de montant, par exemple pour un bulletin destiné aux dons, un champ vide de 40 × 15 mm avec des marques d’angle noires est prévu, dans lequel la personne qui paie inscrit le montant à la main.

La QR-facture à l’écran

La version 2.3 contient un nouveau chapitre pour les entreprises qui affichent la section paiement directement dans un canal en ligne, par exemple un compte client. Le récépissé peut y être omis. La clientèle doit toutefois pouvoir obtenir la QR-facture complète avec récépissé si elle souhaite payer au guichet ou par ordre de paiement. Si un écran, par exemple celui d’un téléphone, ne suffit pas pour toute la section paiement, toutes les données doivent néanmoins rester visibles. Et l’émetteur de la facture indique expressément qu’une telle section paiement n’est destinée qu’aux paiements par e-banking, m-banking ou logiciel.

Adresses et langue

Avec la version 2.3, l’option des champs d’adresse combinés a été supprimée ; la structure de données prévoit l’adresse structurée, avec rue, numéro, code postal et localité dans des champs séparés. Pour les entreprises qui établissent leurs factures avec un logiciel, c’est avant tout une question à poser à leur fournisseur.

La QR-facture peut être établie en allemand, en français, en italien ou en anglais ; le choix est laissé à l’émetteur. Les Guidelines donnent les termes dans les quatre langues, de « Section paiement » à la mention « A détacher avant le versement ».

Les factures qui ne doivent pas être payées

Parfois, une QR-facture doit seulement informer, par exemple parce que le montant est prélevé par recouvrement direct. Les Guidelines prévoient un cas à part : montant 0.00 et, dans le champ « Informations supplémentaires », en majuscules, « NE PAS UTILISER POUR LE PAIEMENT » — dans la langue de correspondance de la facture.

Pour l’entreprise de peinture de Morges

L’entreprise vérifie son modèle : les lignes de séparation avec symbole de ciseaux sont présentes, le code est intégré en graphique vectoriel, la police est Arial. Lors de la fusion avec le rapport de travail, la page de la facture reste inchangée. Et l’e-mail aux clients contient une phrase indiquant que la facture est destinée au paiement par e-banking et qu’en cas d’impression, elle devrait être imprimée en taille réelle.

Les outils PDF que nous développons fusionneront, diviseront et allégeront des fichiers PDF — traités en Suisse, en mémoire, sans qu’aucun fichier ne soit conservé.