Scheda cliente nel centro estetico: tipo di pelle, allergie e LPD

Un’estetista di Winterthur lavora da anni con schede di cartoncino. Su ognuna, in alto, ci sono il nome e il numero di telefono; sotto, a mano: «pelle mista, piuttosto sensibile», «allergia ai profumi?», «farmaco, vedi colloquio di marzo», più la data e il tipo di ogni trattamento. Le schede sono in una scatola nella cabina. Da quando una seconda estetista lavora due giorni alla settimana, legge anche lei le schede.

L’archivio è utile. Evita di chiedere quale prodotto fosse stato ben tollerato l’ultima volta e ricorda ciò che conta prima di un peeling o di una depilazione. Ma sulla stessa scheda stanno informazioni di natura molto diversa: un numero di telefono, un’osservazione sulla cura, l’annotazione di un’allergia e un’indicazione su un farmaco. La legge sulla protezione dei dati non le tratta tutte allo stesso modo.

Quali annotazioni della scheda sono dati sulla salute

La legge federale sulla protezione dei dati (LPD) distingue i dati personali ordinari da quelli degni di particolare protezione. L’art. 5 lett. c LPD elenca che cosa appartiene al secondo gruppo; il numero 2 menziona espressamente i «dati concernenti la salute».

Su una scheda di un centro estetico le annotazioni si possono ordinare grosso modo in tre gruppi:

Annotazione	Che cosa descrive
Nome, telefono, e-mail, appuntamenti	la persona e le sue visite
Tipo di pelle, preferenze di cura, prodotti	la pelle e il trattamento
Allergie, farmaci, malattie della pelle	lo stato di salute della persona

Il terzo gruppo è il nucleo di ciò che la legge intende per dati sulla salute: un’allergia nota, un farmaco o una malattia della pelle diagnosticata come la dermatite atopica dicono qualcosa sulla salute di una persona determinata, anche quando sono annotati in un centro estetico e non in uno studio medico. Il gruppo di mezzo è meno netto. Un’annotazione come «pelle mista» descrive in primo luogo la cura; quanto più un’annotazione suona come una diagnosi, tanto più si avvicina alla salute. La legge non traccia questo confine campo per campo. Per la scheda è quindi più utile chiedersi a che cosa serve un campo che come si chiama.

Qui si tratta della scheda che cresce nel corso degli anni.

Che cosa cambia la categoria nella quotidianità

Il fatto che un’annotazione sia degna di particolare protezione non vieta di annotarla. Ma cambia alcuni punti su cui la legge guarda più da vicino:

• Consenso, dove è necessario, espresso. L’art. 6 cpv. 7 lett. a LPD esige un consenso espresso per i dati personali degni di particolare protezione, se è richiesto un consenso.
• Sicurezza dei dati in funzione del rischio. L’art. 8 LPD esige una sicurezza dei dati adeguata al rischio. L’ordinanza sulla protezione dei dati (OPDa) cita all’art. 3, tra le misure, il controllo dell’accesso: le persone autorizzate devono poter accedere soltanto ai dati personali di cui hanno bisogno per i loro compiti.
• Silenzio su quanto appreso. L’art. 62 LPD punisce, a querela di parte, chi rivela intenzionalmente dati personali segreti di cui ha avuto notizia nell’esercizio di una professione che richiede la conoscenza di tali dati. L’articolo non nomina singole professioni; si riferisce all’attività.

A ciò si aggiunge un obbligo che vale per tutti i dati personali: secondo l’art. 19 LPD il centro informa la clientela al momento della raccolta, almeno sulla propria identità e sui dati di contatto, sullo scopo e sugli eventuali destinatari. Se i dati sono comunicati all’estero, ad esempio perché l’archivio si trova presso un servizio all’estero, ne fa parte anche lo Stato.

Minimizzazione dei dati: di che cosa ha davvero bisogno la scheda

L’art. 6 cpv. 2 e 3 LPD esigono che un trattamento sia proporzionato e avvenga soltanto per uno scopo determinato e riconoscibile per la cliente. Per una scheda di centro estetico significa: ogni campo ha un motivo, oppure non ne ha.

Un centro a Lugano che offre trattamenti viso, ceretta e manicure potrebbe verificare i propri campi più o meno così:

Campo	A che cosa serve	Quando si può farne a meno
Tipo di pelle	scegliere i prodotti per i trattamenti viso	per le clienti che vengono solo per la manicure
Allergie note	scegliere prodotti e cera	mai del tutto, finché si continua a trattare
Farmaci	chiarire se qualcosa si oppone a un trattamento	come elenco completo, quasi sempre
Storico dei trattamenti	riprendere dall’ultimo trattamento	quando la cliente non viene più da anni
Data di nascita	limiti di età per singoli trattamenti, se il centro ne ha	quando serve solo per gli auguri

Con i farmaci la differenza si vede meglio. Un elenco di tutti i farmaci contiene molto più di quanto l’estetista necessiti per la sua decisione. Una domanda se la cliente assuma regolarmente farmaci che potrebbero essere rilevanti per il trattamento previsto, e una breve nota sulla conseguenza per il trattamento, servono allo stesso scopo con meno contenuto. Lo stesso vale per i campi di testo libero: una rubrica «Varie» si riempie di tutto ciò che si dice nel colloquio, anche di ciò che non servirà mai più.

L’art. 7 LPD esige inoltre impostazioni predefinite rispettose della protezione dei dati: il trattamento deve limitarsi di per sé al minimo richiesto dallo scopo. Su carta è una questione di modulo; in un software è una questione dei campi che compaiono quando si crea una cliente e di quelli che possono restare vuoti.

Chi vede la scheda

In un centro gestito da una sola persona la domanda è semplice. Non appena lavorano più persone, si pone per ogni campo:

• Trattare e accogliere. Chi assegna gli appuntamenti ha bisogno di nome, telefono e trattamento prenotato. Allergie e farmaci servono a chi tratta.
• Collaborazione fissa o a rotazione. Un’estetista che lavora due giorni alla settimana nel centro ha bisogno delle schede delle sue clienti, non necessariamente di tutta la scatola.
• Dove si trova l’archivio. Una scatola in cabina, un armadio chiudibile a chiave, un foglio di calcolo sul portatile privato o un software specializzato offrono accessi diversi. Chi usa un software affida i dati a un responsabile del trattamento; secondo l’art. 9 cpv. 2 LPD il centro si assicura che questi possa garantire la sicurezza dei dati.

Per la cliente vale invece il diritto di accesso secondo l’art. 25 LPD. Una persona privata che vuole sapere che cosa il suo centro ha annotato sulla sua pelle e sulle sue allergie può sapere quali dati sono trattati, per quale scopo e per quanto tempo sono conservati. Con una scheda di pochi campi chiari questa informazione si dà rapidamente.

Per quanto tempo si conserva la scheda

Nel centro estetico per la conservazione valgono due regole diverse, e riguardano parti diverse dei documenti.

La contabilità. Ricevute e fatture fanno parte dei documenti contabili. L’art. 958f del Codice delle obbligazioni (CO) prevede per i libri contabili e i documenti contabili una conservazione di dieci anni, dalla fine dell’esercizio. Riguarda ciò che è stato venduto e pagato, non le note sulla pelle.

La scheda cliente. Per le note di cura non esiste un termine simile. Vale l’art. 6 cpv. 4 LPD: i dati personali sono distrutti o resi anonimi non appena non sono più necessari per lo scopo del trattamento. Lo scopo di una scheda estetica è il trattamento; se una cliente non viene più da anni, una parte di questo scopo è esaurita. Alcuni centri stabiliscono perciò dopo quanti anni senza appuntamento una scheda viene riesaminata. In caso di reclamo dopo un trattamento può avere un ruolo ciò che era noto prima del trattamento. Per quanto tempo una scheda venga conservata è quindi una questione che ogni centro chiarisce per sé, se necessario con la fiduciaria.

Un termine ha un secondo vantaggio: secondo l’art. 25 cpv. 2 lett. d LPD, la durata di conservazione, o i criteri per fissarla, fa parte delle informazioni da fornire. Un termine stabilito si può indicare. E permette di separare: la ricevuta di un trattamento viso resta dieci anni nella contabilità, anche se la nota sull’allergia è stata cancellata da tempo.

Una scheda adatta al centro

Vista così, una buona scheda per un centro estetico è meno una questione di quantità che di ordine: pochi campi con uno scopo chiaro, dati sulla salute soltanto dove riguardano il trattamento, accesso per le persone che trattano e un termine per le schede delle clienti che non vengono più. La LPD dà il quadro; quali campi servano a un centro dipende dai suoi trattamenti.

L’idea per i centri estetici a cui lavoriamo riprende questo ordine: l’app non avrà di proposito né campi propri per i dati sulla salute né questionari sulla salute. Una scheda trattamento per visita annota ciò che è stato usato, ad esempio prodotti e impostazioni dell’apparecchio, e un semplice campo note è visibile solo al team. Le foto si fanno solo con il consenso della cliente. Conserverà i dati su un’infrastruttura in Svizzera.