Fiche cliente en institut de beauté : type de peau, allergies et LPD

Une esthéticienne de Winterthour travaille depuis des années avec des fiches cartonnées. Sur chacune figurent en haut le nom et le numéro de téléphone, puis, de sa main : « peau mixte, plutôt sensible », « allergie aux parfums ? », « médicament, voir entretien de mars », ainsi que la date et le type de chaque soin. Les fiches sont rangées dans une boîte, dans la cabine. Depuis qu’une seconde esthéticienne travaille deux jours par semaine à l’institut, elle lit les fiches elle aussi.

Le fichier est utile. Il évite de demander quel produit avait été bien supporté la dernière fois, et il rappelle ce qui compte avant un peeling ou une épilation. Mais une même fiche rassemble des informations de natures très différentes : un numéro de téléphone, une observation sur les soins, une mention d’allergie et une indication sur un médicament. La loi sur la protection des données ne les traite pas toutes de la même façon.

Quelles mentions de la fiche sont des données sur la santé

La loi fédérale sur la protection des données (LPD) distingue les données personnelles ordinaires des données personnelles sensibles. L’art. 5, let. c, LPD énumère ce qui relève de la seconde catégorie ; le chiffre 2 mentionne expressément les « données sur la santé ».

Sur une fiche d’institut de beauté, les mentions se répartissent grossièrement en trois groupes :

Mention	Ce qu’elle décrit
Nom, téléphone, e-mail, rendez-vous	la personne et ses visites
Type de peau, préférences de soins, produits	la peau et le soin
Allergies, médicaments, maladies de peau	l’état de santé de la personne

Le troisième groupe est le cœur de ce que la loi entend par données sur la santé : une allergie connue, un médicament ou une maladie de peau diagnostiquée comme la dermatite atopique disent quelque chose de la santé d’une personne déterminée, même lorsqu’ils sont notés dans un institut de beauté et non dans un cabinet médical. Le groupe du milieu est moins net. Une note comme « peau mixte » décrit d’abord le soin ; plus une note ressemble à un constat, plus elle se rapproche de la santé. La loi ne trace pas cette limite champ par champ. Pour la fiche, il est donc plus utile de se demander à quoi sert un champ que de se demander comment il s’appelle.

Ici, il s’agit de la fiche qui s’étoffe au fil des années.

Ce que la catégorie change au quotidien

Le fait qu’une mention soit sensible n’interdit pas de la noter. Mais cela modifie quelques points sur lesquels la loi regarde de plus près :

• Un consentement, là où il est nécessaire, exprès. L’art. 6, al. 7, let. a, LPD exige un consentement exprès pour les données personnelles sensibles, lorsqu’un consentement est nécessaire.
• Une sécurité des données adaptée au risque. L’art. 8 LPD exige une sécurité des données adaptée au risque. L’ordonnance sur la protection des données (OPDo) cite à l’art. 3, parmi les mesures, le contrôle de l’accès : les personnes autorisées ne doivent avoir accès qu’aux données personnelles dont elles ont besoin pour accomplir leurs tâches.
• Le silence sur ce que l’on a appris. L’art. 62 LPD punit, sur plainte, quiconque révèle intentionnellement des données personnelles secrètes dont il a eu connaissance dans l’exercice d’une profession qui requiert la connaissance de telles données. L’article ne nomme aucune profession ; il se rattache à l’activité.

S’y ajoute une obligation qui vaut pour toutes les données personnelles : selon l’art. 19 LPD, l’institut informe sa clientèle lors de la collecte, au moins de son identité et de ses coordonnées, de la finalité et des éventuels destinataires. Si des données sont communiquées à l’étranger, par exemple parce que le fichier se trouve chez un service situé à l’étranger, l’État concerné en fait aussi partie.

Minimiser les données : ce dont la fiche a vraiment besoin

L’art. 6, al. 2 et 3, LPD exige qu’un traitement soit proportionné et ne serve qu’une finalité déterminée et reconnaissable pour la cliente. Pour une fiche d’institut de beauté, cela signifie : chaque champ a une raison, ou n’en a pas.

Un institut à Lugano qui propose des soins du visage, de l’épilation à la cire et de la manucure pourrait examiner ses champs à peu près ainsi :

Champ	À quoi il sert	Quand il est superflu
Type de peau	choisir les produits pour les soins du visage	pour les clientes qui ne viennent que pour la manucure
Allergies connues	choisir les produits et la cire	jamais tout à fait, tant que les soins se poursuivent
Médicaments	vérifier si quelque chose s’oppose à un soin	sous forme de liste complète, presque toujours
Historique des soins	reprendre là où le dernier soin s’est arrêté	lorsque la cliente ne vient plus depuis des années
Date de naissance	limites d’âge pour certains soins, si l’institut en a	lorsqu’elle ne sert qu’à souhaiter l’anniversaire

Les médicaments montrent le mieux la différence. Une liste de tous les médicaments contient bien plus que ce dont l’esthéticienne a besoin pour décider. Une question demandant si la cliente prend régulièrement des médicaments pouvant avoir de l’importance pour le soin prévu, et une courte note sur la conséquence pour le soin, remplissent le même but avec moins de contenu. Il en va de même des champs de texte libre : une rubrique « Divers » se remplit de tout ce qui se dit pendant l’entretien, y compris de ce dont on n’aura plus jamais besoin.

L’art. 7 LPD exige en outre des paramètres par défaut respectueux de la protection des données : le traitement doit d’emblée se limiter au minimum requis par la finalité. Sur papier, c’est une question de formulaire ; dans un logiciel, c’est une question des champs qui apparaissent à la création d’une cliente et de ceux qui peuvent rester vides.

Qui voit la fiche

Dans un institut tenu par une seule personne, la question est simple. Dès que plusieurs personnes travaillent, elle se pose pour chaque champ :

• Soigner et accueillir. La personne qui fixe les rendez-vous a besoin du nom, du téléphone et du soin réservé. Les allergies et les médicaments sont utiles à la personne qui soigne.
• Collaboration fixe ou occasionnelle. Une esthéticienne qui travaille deux jours par semaine à l’institut a besoin des fiches de ses clientes, pas forcément de toute la boîte.
• Lieu du fichier. Une boîte dans la cabine, une armoire fermant à clé, un tableur sur un ordinateur portable privé ou un logiciel spécialisé offrent des accès différents. Qui utilise un logiciel confie les données à un sous-traitant ; selon l’art. 9, al. 2, LPD, l’institut s’assure que celui-ci peut garantir la sécurité des données.

Pour la cliente s’applique en retour le droit d’accès selon l’art. 25 LPD. Une personne privée qui veut savoir ce que son institut a noté sur sa peau et ses allergies peut apprendre quelles données sont traitées, dans quel but et combien de temps elles sont conservées. Avec une fiche à quelques champs clairs, cette réponse est vite donnée.

Combien de temps la fiche est conservée

Deux règles différentes s’appliquent à la conservation dans un institut de beauté, et elles touchent des parties différentes des documents.

La comptabilité. Les quittances et les factures font partie des pièces comptables. L’art. 958f du code des obligations (CO) prévoit une conservation de dix ans pour les livres comptables et les pièces comptables, à compter de la fin de l’exercice. Cela concerne ce qui a été vendu et payé, pas les notes sur la peau.

La fiche cliente. Pour les notes de soins, il n’existe pas de délai de ce genre. C’est l’art. 6, al. 4, LPD qui s’applique : les données personnelles sont détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard de la finalité du traitement. La finalité d’une fiche d’institut est le soin ; lorsqu’une cliente ne vient plus depuis des années, une partie de cette finalité est remplie. Certains instituts fixent donc après combien d’années sans rendez-vous une fiche est réexaminée. En cas de réclamation après un soin, ce qui était connu avant le soin peut jouer un rôle. La durée de conservation d’une fiche est donc une question que chaque institut règle pour lui-même, au besoin avec sa fiduciaire.

Un délai a un second avantage : selon l’art. 25, al. 2, let. d, LPD, la durée de conservation, ou les critères pour la fixer, fait partie des renseignements à fournir. Un délai fixé peut être communiqué. Et il permet de séparer : la quittance d’un soin du visage reste dix ans dans la comptabilité, même si la note sur l’allergie est effacée depuis longtemps.

Une fiche qui convient à l’institut

Vue ainsi, une bonne fiche d’institut de beauté est moins une question de quantité que d’ordre : peu de champs à la finalité claire, des données de santé seulement là où elles concernent le soin, un accès pour les personnes qui soignent, et un délai pour les fiches des clientes qui ne viennent plus. La LPD donne le cadre ; les champs dont un institut a besoin dépendent de ses soins.

L’idée pour les instituts de beauté, sur laquelle nous travaillons, reprend cet ordre : l’application n’aura volontairement ni champs propres pour les données de santé ni questionnaires de santé. Une fiche de soin par visite note ce qui a été utilisé, par exemple les produits et les réglages de l’appareil, et un simple champ de notes n’est visible que pour l’équipe. Les photos ne se prennent qu’avec l’accord de la cliente. Elle conservera les données sur une infrastructure en Suisse.