Kundenkartei im Kosmetikstudio: Hauttyp, Allergien und das DSG

Eine Kosmetikerin in Winterthur arbeitet seit Jahren mit Karteikarten. Auf jeder steht oben der Name und die Telefonnummer, darunter in ihrer Handschrift: «Mischhaut, eher empfindlich», «Allergie auf Duftstoffe?», «Medikament, siehe Gespräch vom März», dazu Datum und Art jeder Behandlung. Die Karten liegen in einer Box im Behandlungsraum. Seit eine zweite Kosmetikerin zwei Tage pro Woche mitarbeitet, liest auch sie die Karten.

Die Kartei ist nützlich. Sie erspart die Frage, welches Produkt beim letzten Mal gut vertragen wurde, und sie erinnert an das, was vor einem Peeling oder einer Haarentfernung wichtig ist. Gleichzeitig stehen auf derselben Karte Angaben ganz verschiedener Art: eine Telefonnummer, eine Pflegebeobachtung, ein Hinweis auf eine Allergie und eine Angabe zu einem Medikament. Das Datenschutzgesetz behandelt diese Angaben nicht alle gleich.

Welche Angaben auf der Karte Gesundheitsdaten sind

Das Datenschutzgesetz (DSG) unterscheidet zwischen gewöhnlichen Personendaten und besonders schützenswerten. Art. 5 Bst. c DSG zählt auf, was zur zweiten Gruppe gehört; in Ziffer 2 stehen ausdrücklich «Daten über die Gesundheit».

Auf einer Kosmetikkarte lassen sich die Angaben grob in drei Gruppen ordnen:

Angabe	Was sie beschreibt
Name, Telefon, E-Mail, Termine	die Person und ihre Besuche
Hauttyp, Pflegevorlieben, Produkte	die Haut und die Behandlung
Allergien, Medikamente, Hauterkrankungen	den Gesundheitszustand der Person

Die dritte Gruppe ist der Kern dessen, was das Gesetz mit Gesundheitsdaten meint: Eine bekannte Allergie, ein Medikament oder eine diagnostizierte Hauterkrankung wie Neurodermitis sagen etwas über die Gesundheit einer bestimmten Person aus, auch wenn sie in einem Kosmetikstudio und nicht in einer Praxis notiert werden. Die mittlere Gruppe ist weniger eindeutig. Eine Notiz wie «Mischhaut» beschreibt in erster Linie die Pflege; je mehr eine Notiz nach Befund klingt, desto näher rückt sie an die Gesundheit. Das Gesetz zieht diese Grenze nicht Feld für Feld. Für die Kartei ist deshalb die Frage hilfreicher, wozu ein Feld dient, als die Frage, wie es heisst.

Hier geht es um die Kartei, die über Jahre wächst.

Was die Kategorie im Alltag verändert

Dass eine Angabe besonders schützenswert ist, verbietet nicht, sie zu notieren. Es ändert aber einige Punkte, an denen das Gesetz genauer hinschaut:

• Einwilligung, wo eine nötig ist, ausdrücklich. Art. 6 Abs. 7 Bst. a DSG verlangt für besonders schützenswerte Personendaten eine ausdrückliche Einwilligung, sofern eine Einwilligung erforderlich ist.
• Datensicherheit nach dem Risiko. Art. 8 DSG verlangt eine dem Risiko angemessene Datensicherheit. Die Datenschutzverordnung (DSV) nennt in Art. 3 als eine der Massnahmen die Zugriffskontrolle: Berechtigte Personen sollen nur auf die Personendaten zugreifen, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
• Schweigen über das Erfahrene. Art. 62 DSG stellt auf Antrag unter Strafe, wer geheime Personendaten vorsätzlich offenbart, die er bei der Ausübung eines Berufs erfahren hat, der die Kenntnis solcher Daten erfordert. Der Artikel nennt keine einzelnen Berufe; er knüpft an die Tätigkeit an.

Dazu kommt eine Pflicht, die für alle Personendaten gilt: Nach Art. 19 DSG informiert das Studio die Kundschaft bei der Beschaffung mindestens über seine Identität und Kontaktdaten, den Zweck und allfällige Empfänger. Werden Daten ins Ausland bekanntgegeben, etwa weil die Kartei bei einem Dienst im Ausland liegt, gehört auch der Staat dazu.

Datenminimierung: was die Kartei wirklich braucht

Art. 6 Abs. 2 und 3 DSG verlangen, dass eine Bearbeitung verhältnismässig ist und nur zu einem bestimmten, für die Kundin erkennbaren Zweck erfolgt. Für eine Kosmetikkartei heisst das: Jedes Feld hat einen Grund oder keinen.

Ein Studio in Lugano, das Gesichtsbehandlungen, Waxing und Maniküre anbietet, könnte seine Felder etwa so prüfen:

Feld	Wofür es gebraucht wird	Wann es entbehrlich ist
Hauttyp	Produktwahl bei Gesichtsbehandlungen	bei Kundinnen, die nur zur Maniküre kommen
Bekannte Allergien	Produkte und Wachs auswählen	nie ganz, solange behandelt wird
Medikamente	klären, ob etwas gegen eine Behandlung spricht	als vollständige Liste fast immer
Behandlungsverlauf	an die letzte Behandlung anknüpfen	wenn die Kundin seit Jahren nicht mehr kommt
Geburtsdatum	Altersgrenzen bei einzelnen Behandlungen, falls das Studio solche hat	wenn es nur für Glückwünsche dient

Bei den Medikamenten zeigt sich der Unterschied am deutlichsten. Eine Liste aller Medikamente enthält viel mehr, als die Kosmetikerin für ihre Entscheidung braucht. Eine Frage, ob regelmässig Medikamente eingenommen werden, die für die geplante Behandlung von Bedeutung sein könnten, und eine kurze Notiz zur Folge für die Behandlung erfüllen denselben Zweck mit weniger Inhalt. Dasselbe gilt für Freitextfelder: Eine Rubrik «Sonstiges» füllt sich mit allem, was im Gespräch fällt, auch mit dem, was nie wieder gebraucht wird.

Art. 7 DSG verlangt zudem datenschutzfreundliche Voreinstellungen: Die Bearbeitung soll von sich aus auf das Mindestmass beschränkt sein, das der Zweck erfordert. Auf Papier ist das eine Frage des Formulars, in einer Software eine Frage der Felder, die beim Anlegen einer Kundin erscheinen, und der Felder, die leer bleiben dürfen.

Wer die Karte sieht

In einem Studio mit einer Person ist die Frage einfach. Sobald mehrere Personen arbeiten, stellt sie sich bei jedem Feld:

• Behandeln und empfangen. Die Person, die Termine vergibt, braucht Namen, Telefon und die gebuchte Behandlung. Allergien und Medikamente braucht die Person, die behandelt.
• Feste und wechselnde Mitarbeit. Eine Kosmetikerin, die zwei Tage pro Woche im Studio arbeitet, braucht die Karten ihrer Kundinnen, nicht unbedingt die ganze Box.
• Ort der Kartei. Eine Box im Behandlungsraum, ein abschliessbarer Schrank, eine Tabelle auf dem privaten Laptop oder eine Fachsoftware haben verschiedene Zugänge. Wer eine Software nutzt, gibt die Daten einem Auftragsbearbeiter; nach Art. 9 Abs. 2 DSG vergewissert sich das Studio, dass dieser die Datensicherheit gewährleisten kann.

Für eine Kundin gilt umgekehrt das Auskunftsrecht nach Art. 25 DSG. Eine Privatperson, die wissen möchte, was ihr Studio über ihre Haut und ihre Allergien notiert hat, kann erfahren, welche Daten bearbeitet werden, zu welchem Zweck und wie lange sie aufbewahrt werden. Bei einer Kartei mit wenigen, klaren Feldern ist diese Auskunft schnell gegeben.

Wie lange die Kartei bleibt

Für die Aufbewahrung gelten im Kosmetikstudio zwei verschiedene Regeln, und sie betreffen verschiedene Teile der Unterlagen.

Die Buchhaltung. Quittungen und Rechnungen gehören zu den Buchungsbelegen. Art. 958f OR sieht für Geschäftsbücher und Buchungsbelege eine Aufbewahrung von zehn Jahren vor, ab dem Ende des Geschäftsjahres. Das betrifft, was verkauft und bezahlt wurde, nicht die Notizen zur Haut.

Die Kartei. Für die Pflegenotizen gibt es keine solche Frist. Hier gilt Art. 6 Abs. 4 DSG: Personendaten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie für den Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind. Der Zweck einer Kosmetikkartei ist die Behandlung; kommt eine Kundin seit Jahren nicht mehr, ist ein Teil dieses Zwecks erfüllt. Manche Studios legen deshalb fest, nach wie vielen Jahren ohne Termin eine Karte geprüft wird. Für den Fall einer Reklamation nach einer Behandlung kann eine Rolle spielen, was vor der Behandlung bekannt war. Wie lange eine Karte aufbewahrt wird, ist deshalb eine Frage, die ein Studio für sich klärt, gegebenenfalls mit der Treuhänderin.

Eine Frist hat noch einen zweiten Nutzen: Nach Art. 25 Abs. 2 Bst. d DSG gehört die Aufbewahrungsdauer, oder die Kriterien dafür, zur Auskunft. Eine festgelegte Frist lässt sich nennen. Und sie lässt sich trennen: Die Quittung einer Gesichtsbehandlung bleibt zehn Jahre in der Buchhaltung, auch wenn die Notiz zur Allergie längst gelöscht ist.

Eine Kartei, die zum Studio passt

Eine gute Kosmetikkartei ist aus dieser Sicht weniger eine Frage der Menge als der Ordnung: wenige Felder mit klarem Zweck, Gesundheitsangaben nur dort, wo sie die Behandlung betreffen, Zugriff für die Personen, die behandeln, und eine Frist für Karten von Kundinnen, die nicht mehr kommen. Das DSG gibt den Rahmen; welche Felder ein Studio braucht, hängt von seinen Behandlungen ab.

Die Idee für Kosmetikstudios, an der wir arbeiten, nimmt diese Ordnung auf: Die App wird bewusst keine eigenen Felder für Gesundheitsangaben und keine Gesundheitsfragebögen führen. Pro Besuch hält eine Behandlungskarte fest, was verwendet wurde, etwa Produkte und Geräteeinstellungen, dazu gibt es ein einfaches Notizfeld, das nur das Team sieht. Fotos gibt es nur mit der Einwilligung der Kundin. Die Daten wird die App auf Infrastruktur in der Schweiz speichern.