Farbformeln und Fotos in der Kundenkarte eines Coiffeursalons

Eine Kundin kommt nach vier Monaten zurück in einen Salon in Luzern. Sie möchte «die gleiche Farbe wie letztes Mal». Die Coiffeuse, die sie damals gefärbt hat, ist inzwischen im Mutterschaftsurlaub. Auf der Karteikarte steht «Ansatz 6/0, 35 Min.», mehr nicht, und die Kundin hat noch ein Foto auf dem Telefon einer Kollegin in Erinnerung.

Eine gute Kundenkarte spart in solchen Momenten Zeit. Sie ist aber auch eine Sammlung von Personendaten, und für Fotos und Jugendliche gelten besondere Fragen. Dieser Beitrag beschreibt, was auf einer Farb- und Schnittkarte stehen kann und was das Datenschutzgesetz (DSG) dazu sagt. Er ist keine Rechtsberatung; für den eigenen Salon entscheidet die Inhaberin oder der Inhaber.

Was auf die Karte kommt

Personendaten sind nach Art. 5 Bst. a DSG alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Eine Farbformel mit dem Namen der Kundin ist deshalb Personendatum, ein Schnitt mit Datum und Coiffeuse ebenso. Das ist nichts Besonderes: Jede Kundenkartei besteht daraus.

Das DSG verlangt, dass solche Daten nur zu einem bestimmten und erkennbaren Zweck beschafft werden und dass die Bearbeitung verhältnismässig ist (Art. 6 Abs. 2 und 3). Für eine Farbkarte heisst das im Alltag: Der Zweck ist, die nächste Behandlung gleich oder bewusst anders zu machen. Was dafür gebraucht wird, steht auf der Karte; was nur «vielleicht einmal nützlich» wäre, ist eine Überlegung wert.

Angabe	Wofür sie nützt	Anmerkung
Haarlänge und Struktur	Preis und Dauer des Termins	Wird oft schon bei der Buchung gewählt
Marke, Nuance, Gramm, Oxidant, Mischverhältnis	Dasselbe Ergebnis beim nächsten Mal	Pro Schüssel und Zone: Ansatz, Längen, Spitzen
Einwirkzeit und Technik	Wiederholbarkeit	Zum Beispiel Folien, Balayage, Gloss
Aufsatz, Übergang, Bartform	Herrenschnitt und Bart	Kurze Wörter statt Fliesstext
Fotos	Vorher und nachher, Absprache	Siehe unten: eigener Zweck, eigene Einwilligung
Freitext «Notizen»	Alles Übrige	Frei formulierbar, deshalb mit Vorsicht

Wenn eine Notiz mehr ist als eine Notiz

Der Freitext ist die unscheinbarste und zugleich die heikelste Stelle. Notizen wie «Kopfhaut reagiert empfindlich auf Bleichmittel» oder «nach Chemotherapie» betreffen die Gesundheit. Daten über die Gesundheit zählen nach Art. 5 Bst. c Ziff. 2 DSG zu den besonders schützenswerten Personendaten. Ist für ihre Bearbeitung eine Einwilligung nötig, muss sie nach Art. 6 Abs. 7 DSG ausdrücklich erfolgen.

Ein Salon kann deshalb entscheiden, in der Karte nur festzuhalten, was die Behandlung braucht, und auf Diagnosen zu verzichten. Ob ein Eintrag schon als Gesundheitsangabe gilt, hängt vom Wortlaut ab; die Liste im Gesetz gibt die Richtung vor, den Einzelfall entscheidet sie nicht.

Fotos: ein eigener Zweck

Ein Foto, auf dem eine Person erkennbar ist, ist ein Personendatum. Dasselbe Foto kann zwei verschiedene Zwecke haben: als Erinnerungsstütze in der Karte («so war der Ansatz vor der Behandlung») oder als Werbung auf der Website und in sozialen Medien. Nach Art. 6 Abs. 3 DSG dürfen Daten nur so bearbeitet werden, wie es mit dem Zweck vereinbar ist, zu dem sie beschafft wurden. Wer ein Foto für die Karte macht, hat es damit noch nicht für die Werbung.

Dort, wo eine Einwilligung nötig ist, hält Art. 6 Abs. 6 DSG drei Merkmale fest: Sie ist nur gültig, wenn sie für eine oder mehrere bestimmte Bearbeitungen, nach angemessener Information und freiwillig erteilt wird. Für die Fotos in einem Salon lässt sich das konkret machen:

• Bestimmt: «Foto für die Kundenkarte» und «Foto für Werbung» sind zwei Angaben, nicht eine.
• Informiert: Die Person weiss, wer das Foto sieht und wo es erscheint.
• Freiwillig: Ein Nein hat keinen Einfluss auf den Termin.

Wo die Fotos liegen, ist eine Frage der Datensicherheit. Art. 8 DSG verlangt von der verantwortlichen Person angemessene technische und organisatorische Massnahmen. Die Galerie des privaten Telefons einer Mitarbeiterin und die Kundenkarte im Betrieb sind in dieser Hinsicht zwei verschiedene Orte.

Jugendliche in der Kundenkarte

Für Minderjährige gelten im Alltag zwei Fragen: Wer darf den Termin buchen und bezahlen, und wer darf einwilligen? Art. 19 ZGB hält fest, dass urteilsfähige Personen ohne volle Handlungsfähigkeit nur mit Zustimmung ihrer gesetzlichen Vertretung Verpflichtungen eingehen können. Ohne Zustimmung können sie Vorteile erlangen, die unentgeltlich sind, und geringfügige Angelegenheiten des täglichen Lebens besorgen. Die Zustimmung kann nach Art. 19a ZGB ausdrücklich oder stillschweigend im Voraus gegeben oder nachträglich genehmigt werden.

Ob ein Haarschnitt oder eine Blondierung eine geringfügige Angelegenheit des täglichen Lebens ist, nennt das Gesetz nicht beim Namen; es kommt auf den Einzelfall an. Ein Salon kann deshalb eigene Regeln festlegen, etwa ab welchem Alter für chemische Behandlungen die Zustimmung einer erziehungsberechtigten Person nötig ist. Eine solche Regel ist die Entscheidung des Salons, keine Vorgabe aus dem ZGB. Für Fotos von Kindern stellen sich dieselben Fragen noch einmal.

Auskunft, Aufbewahrung, Löschung

Nach Art. 25 DSG kann jede Person vom Verantwortlichen Auskunft darüber verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden. Dazu gehören laut Gesetz die bearbeiteten Daten als solche, der Zweck und die Aufbewahrungsdauer oder die Kriterien dafür. Der EDÖB schreibt, dass die Auskunft in der Regel innerhalb von 30 Tagen und kostenlos erteilt wird. Die Farbkarte und die Fotos einer Kundin gehören dazu; wer sie an einer Stelle führt, kann sie schneller zusammenstellen.

Zur Aufbewahrung gibt das DSG keine Zahl vor. Art. 6 Abs. 4 verlangt, dass Daten vernichtet oder anonymisiert werden, sobald sie für den Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind. Wie lange eine Farbformel für eine Kundin nützlich ist, die seit drei Jahren nicht mehr kam, entscheidet der Salon. Für Rechnungen und Belege gelten eigene Regeln, die dieser Beitrag nicht behandelt.

Wie wir das für den Salon angehen

In der Idee für Coiffeursalons, an der wir arbeiten, wird die Farbkarte Marke, Nuancen, Gramm, Oxidant, Mischverhältnis und Einwirkzeit pro Schüssel festhalten, und «Wie letztes Mal» wird die letzte Karte vorausfüllen. Fotos wird die App nur mit einer Einwilligung zulassen, für die Karte und für die Werbung getrennt, und für Behandlungen von unter 16-Jährigen wird sie standardmässig die Zustimmung einer erziehungsberechtigten Person verlangen. Beides sind Voreinstellungen, die der Salon anpassen kann. Eigene Gesundheitsfelder wird es nicht geben, nur ein einfaches Notizfeld, das das Team sieht.