Formules de couleur et photos dans la fiche cliente d’un salon

Une cliente revient dans un salon lucernois après quatre mois. Elle voudrait « la même couleur que la dernière fois ». La coiffeuse qui l’avait colorée est entre-temps en congé maternité. Sur la fiche en carton, on lit « Racines 6/0, 35 min », rien de plus, et la cliente se souvient encore d’une photo sur le téléphone d’une collègue.

Une bonne fiche cliente fait gagner du temps dans de tels moments. Mais c’est aussi un ensemble de données personnelles, et les photos et les adolescents soulèvent des questions particulières. Cet article décrit ce que peut contenir une fiche couleur et coupe et ce que la loi sur la protection des données (LPD) en dit. Ce n’est pas un conseil juridique ; pour son propre salon, c’est la patronne ou le patron qui décide.

Ce que contient la fiche

Selon l’art. 5 let. a LPD, les données personnelles sont toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Une formule de couleur portant le nom de la cliente est donc une donnée personnelle, de même qu’une coupe avec sa date et le nom de la coiffeuse. Rien d’exceptionnel : tout fichier clients en est fait.

La LPD exige que ces données ne soient collectées que pour une finalité déterminée et reconnaissable pour la personne, et que le traitement soit proportionné (art. 6 al. 2 et 3). Pour une fiche couleur, au quotidien : le but est de refaire le prochain soin à l’identique ou différemment, à dessein. Ce qui est nécessaire pour cela figure sur la fiche ; ce qui serait seulement « peut-être utile un jour » mérite réflexion.

Indication	À quoi elle sert	Remarque
Longueur et texture des cheveux	Prix et durée du rendez-vous	Souvent déjà choisies à la réservation
Marque, nuance, grammes, oxydant, rapport de mélange	Le même résultat la fois suivante	Par bol et par zone : racines, longueurs, pointes
Temps de pose et technique	Reproductibilité	Par exemple mèches, balayage, gloss
Sabot, dégradé, forme de barbe	Coupe homme et barbe	Des mots courts plutôt qu’un texte suivi
Photos	Avant et après, discussion	Voir ci-dessous : une finalité propre, un accord propre
Texte libre « Notes »	Tout le reste	Formulation libre, donc à manier avec soin

Quand une note est plus qu’une note

Le texte libre est l’endroit le plus discret et en même temps le plus délicat. Des notes comme « cuir chevelu sensible à la décoloration » ou « après chimiothérapie » concernent la santé. Les données sur la santé comptent, selon l’art. 5 let. c ch. 2 LPD, parmi les données personnelles sensibles. Si leur traitement requiert un consentement, l’art. 6 al. 7 LPD exige qu’il soit explicite.

Un salon peut donc décider de ne consigner dans la fiche que ce dont le soin a besoin et de renoncer aux diagnostics. Qu’une inscription soit déjà une indication de santé dépend de sa formulation ; la liste de la loi donne la direction, mais ne tranche pas le cas particulier.

Photos : une finalité propre

Une photo sur laquelle une personne est reconnaissable est une donnée personnelle. La même photo peut avoir deux finalités différentes : aide-mémoire dans la fiche (« voilà les racines avant le soin ») ou publicité sur le site et les réseaux sociaux. Selon l’art. 6 al. 3 LPD, les données ne peuvent être traitées que d’une manière compatible avec la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Qui prend une photo pour la fiche ne l’a pas encore pour la publicité.

Là où un consentement est nécessaire, l’art. 6 al. 6 LPD fixe trois caractéristiques : il n’est valable que s’il est donné pour un ou plusieurs traitements déterminés, après information appropriée et librement. Pour les photos d’un salon, on peut le concrétiser :

• Déterminé : « photo pour la fiche cliente » et « photo pour la publicité » sont deux mentions, pas une.
• Informé : la personne sait qui voit la photo et où elle paraît.
• Libre : un non n’a aucune influence sur le rendez-vous.

L’endroit où sont les photos est une question de sécurité des données. L’art. 8 LPD exige du responsable des mesures techniques et organisationnelles appropriées. La galerie du téléphone privé d’une employée et la fiche cliente dans l’entreprise sont, à cet égard, deux endroits différents.

Les adolescents dans la fiche cliente

Pour les mineurs, deux questions se posent au quotidien : qui peut réserver et payer le rendez-vous, et qui peut consentir ? L’art. 19 du Code civil (CC) prévoit que les personnes capables de discernement mais privées de l’exercice des droits civils ne peuvent s’obliger qu’avec le consentement de leur représentant légal. Sans ce consentement, elles peuvent acquérir des avantages gratuits et accomplir des actes mineurs de la vie quotidienne. Selon l’art. 19a CC, le consentement peut être donné expressément ou tacitement à l’avance, ou l’acte ratifié après coup.

Qu’une coupe ou une décoloration soit un acte mineur de la vie quotidienne, la loi ne le dit pas nommément ; cela dépend du cas. Un salon peut donc fixer ses propres règles, par exemple à partir de quel âge un soin chimique requiert l’accord d’une personne responsable de l’enfant. Une telle règle est la décision du salon, pas une exigence du CC. Pour les photos d’enfants, les mêmes questions se posent à nouveau.

Accès, conservation, suppression

Selon l’art. 25 LPD, toute personne peut demander au responsable si des données la concernant sont traitées. La loi y range les données traitées en tant que telles, la finalité et la durée de conservation ou les critères pour la fixer. Le PFPDT (EDÖB) écrit que le renseignement est en règle générale fourni gratuitement dans les 30 jours. La fiche couleur et les photos d’une cliente en font partie ; qui les tient en un seul lieu peut les réunir plus vite.

La LPD ne donne aucun chiffre pour la conservation. L’art. 6 al. 4 exige que les données soient détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au but du traitement. Combien de temps une formule de couleur reste utile pour une cliente qui n’est pas revenue depuis trois ans, c’est au salon d’en décider. Les factures et pièces comptables obéissent à des règles propres, que cet article ne traite pas.

Comment nous abordons cela pour le salon

Dans l’idée pour les salons de coiffure sur laquelle nous travaillons, la fiche couleur consignera marque, nuances, grammes, oxydant, rapport de mélange et temps de pose par bol, et « Comme la dernière fois » préremplira la fiche à partir de la précédente. L’application n’autorisera les photos qu’avec un accord, donné séparément pour la fiche et pour la publicité, et pour les soins destinés aux moins de 16 ans elle demandera par défaut l’accord d’une personne responsable de l’enfant. Ce sont deux réglages par défaut que le salon pourra adapter. Il n’y aura pas de champs de santé propres, seulement un simple champ de notes visible pour l’équipe.