Formule colore e foto nella scheda cliente di un salone

Una cliente torna in un salone di Lucerna dopo quattro mesi. Vorrebbe «lo stesso colore dell’ultima volta». La parrucchiera che l’aveva colorata è nel frattempo in congedo maternità. Sulla scheda di cartone c’è scritto «Ricrescita 6/0, 35 min», nient’altro, e la cliente ricorda ancora una foto sul telefono di una collega.

Una buona scheda cliente fa risparmiare tempo in momenti come questo. È però anche una raccolta di dati personali, e le foto e gli adolescenti sollevano domande particolari. Questo articolo descrive cosa può contenere una scheda colore e taglio e cosa dice la legge sulla protezione dei dati (LPD). Non è una consulenza legale; per il proprio salone decide la titolare o il titolare.

Cosa contiene la scheda

Secondo l’art. 5 lett. a LPD, i dati personali sono tutte le informazioni concernenti una persona fisica identificata o identificabile. Una formula colore con il nome della cliente è quindi un dato personale, come un taglio con data e nome della parrucchiera. Niente di particolare: ogni schedario clienti è fatto di questo.

La LPD esige che tali dati siano raccolti solo per uno scopo determinato e riconoscibile per la persona, e che il trattamento sia proporzionato (art. 6 cpv. 2 e 3). Per una scheda colore, nella quotidianità: lo scopo è rifare il prossimo trattamento uguale o volutamente diverso. Ciò che serve a questo sta sulla scheda; ciò che sarebbe solo «forse utile un giorno» merita una riflessione.

Indicazione	A cosa serve	Nota
Lunghezza e struttura dei capelli	Prezzo e durata dell’appuntamento	Spesso già scelte alla prenotazione
Marca, tonalità, grammi, ossidante, rapporto di miscela	Lo stesso risultato la volta dopo	Per ciotola e zona: ricrescita, lunghezze, punte
Tempo di posa e tecnica	Ripetibilità	Per esempio meches, balayage, gloss
Lunghezza della macchinetta, sfumatura, forma della barba	Taglio uomo e barba	Parole brevi piuttosto che testo continuo
Foto	Prima e dopo, confronto	Vedi sotto: uno scopo proprio, un consenso proprio
Testo libero «Note»	Tutto il resto	Formulazione libera, quindi da trattare con cura

Quando una nota è più di una nota

Il testo libero è il punto più discreto e insieme più delicato. Note come «cuoio capelluto sensibile alla decolorazione» o «dopo la chemioterapia» riguardano la salute. I dati sulla salute rientrano, secondo l’art. 5 lett. c n. 2 LPD, tra i dati personali degni di particolare protezione. Se per trattarli serve un consenso, l’art. 6 cpv. 7 LPD esige che sia esplicito.

Un salone può quindi decidere di annotare nella scheda solo ciò che serve al trattamento e di rinunciare alle diagnosi. Se una voce sia già un’indicazione sulla salute dipende dalla formulazione; l’elenco nella legge dà la direzione, ma non decide il caso singolo.

Foto: uno scopo proprio

Una foto in cui una persona è riconoscibile è un dato personale. La stessa foto può avere due scopi diversi: promemoria nella scheda («così era la ricrescita prima del trattamento») o pubblicità sul sito e sui social. Secondo l’art. 6 cpv. 3 LPD, i dati possono essere trattati soltanto in modo compatibile con lo scopo per cui sono stati raccolti. Chi fa una foto per la scheda non l’ha ancora per la pubblicità.

Dove serve un consenso, l’art. 6 cpv. 6 LPD indica tre caratteristiche: è valido soltanto se dato per uno o più trattamenti determinati, dopo adeguata informazione e liberamente. Per le foto in un salone lo si può rendere concreto:

• Determinato: «foto per la scheda cliente» e «foto per la pubblicità» sono due voci, non una.
• Informato: la persona sa chi vede la foto e dove compare.
• Libero: un no non ha alcun effetto sull’appuntamento.

Dove stanno le foto è una questione di sicurezza dei dati. L’art. 8 LPD esige dal responsabile misure tecniche e organizzative adeguate. La galleria del telefono privato di una collaboratrice e la scheda cliente nell’azienda sono, sotto questo aspetto, due luoghi diversi.

Gli adolescenti nella scheda cliente

Per i minorenni si pongono nella quotidianità due domande: chi può prenotare e pagare l’appuntamento, e chi può acconsentire? L’art. 19 del Codice civile (CC) prevede che le persone capaci di discernimento ma prive dell’esercizio dei diritti civili possano obbligarsi solo con il consenso del loro rappresentante legale. Senza tale consenso possono ottenere vantaggi gratuiti e sbrigare affari di poca importanza della vita quotidiana. Secondo l’art. 19a CC, il consenso può essere dato espressamente o tacitamente in anticipo, oppure l’atto può essere ratificato in seguito.

Se un taglio o una decolorazione siano un affare di poca importanza della vita quotidiana, la legge non lo dice espressamente; dipende dal caso. Un salone può quindi fissare regole proprie, per esempio da quale età un trattamento chimico richieda il consenso di una persona responsabile del minore. Una simile regola è decisione del salone, non un’esigenza del CC. Per le foto di bambini si pongono di nuovo le stesse domande.

Accesso, conservazione, cancellazione

Secondo l’art. 25 LPD, chiunque può chiedere al responsabile se vengono trattati dati personali che lo riguardano. La legge vi include i dati trattati in quanto tali, lo scopo e la durata di conservazione o i criteri per stabilirla. L’IFPDT (EDÖB) scrive che le informazioni sono di regola fornite gratuitamente entro 30 giorni. La scheda colore e le foto di una cliente ne fanno parte; chi le tiene in un unico luogo può riunirle più in fretta.

La LPD non indica alcuna cifra per la conservazione. L’art. 6 cpv. 4 esige che i dati siano distrutti o resi anonimi non appena non sono più necessari allo scopo del trattamento. Per quanto tempo una formula colore sia utile per una cliente che non torna da tre anni lo decide il salone. Fatture e documenti contabili sottostanno a regole proprie, che questo articolo non tratta.

Come affrontiamo la cosa per il salone

Nell’idea per i saloni di parrucchiere a cui lavoriamo, la scheda colore annoterà marca, tonalità, grammi, ossidante, rapporto di miscela e tempo di posa per ciotola, e «Come l’ultima volta» precompilerà la scheda dall’ultima. L’app ammetterà le foto solo con un consenso, dato separatamente per la scheda e per la pubblicità, e per i trattamenti a persone sotto i 16 anni chiederà di default il consenso di una persona responsabile del minore. Sono due impostazioni predefinite che il salone potrà adattare. Non ci saranno campi sanitari propri, solo un semplice campo note visibile al team.