La signature électronique en Suisse : ce que règle la SCSE

Une entreprise de conciergerie à Fribourg veut abandonner le papier. Les locataires doivent signer les états des lieux sur la tablette, les offres doivent être confirmées par e-mail, et le nouveau contrat de travail d’un collaborateur ne doit plus du tout être imprimé. Au bureau, un même terme revient sans cesse : signature électronique. Il désigne pourtant des choses très différentes — de la signature scannée à la signature avec certificat.

Le droit suisse fait des distinctions précises. Ce sont elles qui déterminent à quoi une signature électronique suffit.

Les niveaux de la signature électronique

La loi sur la signature électronique (SCSE) définit plusieurs niveaux qui s’appuient les uns sur les autres (art. 2 SCSE) :

Niveau	Ce qui le caractérise
Signature électronique	Des données électroniques jointes ou liées logiquement à d’autres données électroniques, qui servent à les authentifier
Signature électronique avancée	Liée uniquement au titulaire, permet de l’identifier, créée sous son contrôle exclusif, et liée aux données de telle sorte que toute modification ultérieure soit détectable
Signature électronique réglementée	Une signature avancée avec un dispositif sécurisé de création de signature et un certificat réglementé pour une personne physique
Signature électronique qualifiée	Une signature réglementée fondée sur un certificat qualifié

La loi connaît en outre le cachet électronique réglementé, établi au nom d’une entreprise disposant d’un IDE, et l’horodatage électronique qualifié, qui atteste que des données déterminées existaient à un moment donné. Les certificats réglementés et qualifiés sont délivrés par des fournisseurs de services de certification reconnus selon la SCSE.

Quand une signature est-elle nécessaire ?

La plupart des contrats n’ont pas besoin de signature. Le CO le précise : la validité des contrats n’est subordonnée à l’observation d’une forme particulière qu’en vertu d’une prescription spéciale de la loi (art. 11, al. 1, CO). Un contrat est parfait par la manifestation réciproque et concordante de la volonté des parties, qui peut aussi être tacite (art. 1 CO). Une offre confirmée par e-mail peut donc suffire.

Il en va autrement lorsque la loi prescrit la forme écrite. Le contrat doit alors porter la signature de toutes les personnes auxquelles il impose des obligations (art. 13, al. 1, CO). Deux exemples tirés du CO :

• La cession d’une créance n’est valable que si elle est faite en la forme écrite (art. 165, al. 1, CO).
• Une prohibition de faire concurrence après la fin des rapports de travail suppose que le travailleur s’y soit engagé par écrit (art. 340, al. 1, CO).

Les parties peuvent aussi convenir entre elles d’une forme. Elles sont alors présumées ne pas vouloir être liées avant que cette forme soit remplie (art. 16, al. 1, CO).

Ce qui est assimilé à la signature manuscrite

Le CO exige que la signature soit écrite à la main (art. 14, al. 1, CO). Pour la voie électronique, il existe une règle explicite : la signature électronique qualifiée au sens de la SCSE, avec horodatage électronique qualifié, est assimilée à la signature manuscrite ; les dispositions légales ou conventionnelles contraires sont réservées (art. 14, al. 2bis, CO).

Cette assimilation vaut donc pour un niveau précis — pas pour toute forme qui ressemble à une signature à l’écran.

L’horodatage

Outre la signature qualifiée, l’art. 14, al. 2bis, CO exige un horodatage qualifié. La SCSE décrit l’horodatage électronique comme une attestation selon laquelle des données numériques déterminées existent à un moment donné. Il est qualifié lorsqu’il est délivré par un fournisseur reconnu selon la loi et muni d’un cachet électronique réglementé (art. 2, let. i et j, SCSE). L’horodatage fixe donc le moment de la signature — un point souvent important pour les contrats.

L’image de signature insérée

Au quotidien, « signer électroniquement » désigne souvent quelque chose de plus simple : on trace sa signature sur la tablette ou on insère une image de sa signature dans un PDF. Cela ressemble à une signature et se fait vite.

Au regard des exigences de la SCSE, il manque surtout une chose à une telle image : elle n’est pas liée au document de telle sorte qu’une modification ultérieure soit détectable — l’une des conditions de la signature avancée (art. 2, let. b, ch. 4, SCSE). Qui modifie le PDF ensuite le modifie sans que l’image n’en garde la moindre trace.

Cela ne veut pas dire qu’une image de signature ne vaut rien. Là où la loi n’exige pas de forme, elle montre que quelqu’un a vu et confirmé un document — comme un e-mail disant « Je suis d’accord ». Mais elle ne remplace pas une signature électronique qualifiée là où celle-ci est visée.

Ce que montre une signature avancée

Une signature avancée ou de niveau supérieur a une propriété utile au quotidien : son lien avec les données doit rendre détectable toute modification ultérieure (art. 2, let. b, ch. 4, SCSE). Qui vérifie un fichier signé peut ainsi établir s’il a été modifié depuis la signature. Pour l’entreprise de conciergerie, cela signifie : on ne peut pas ajouter plus tard, sans que cela se remarque, une ligne à un état des lieux signé.

Signer et archiver

Les signatures jouent aussi un rôle dans la conservation. L’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) admet des supports d’information modifiables pour les livres et les pièces comptables si des procédés techniques tels que les signatures numériques garantissent l’intégrité et si le moment de l’enregistrement peut être prouvé, par exemple par un horodatage (art. 9 Olico). L’article PDF/A pour l’archivage décrit comment format et classement s’articulent dans l’archivage.

Le choix dans l’entreprise

Pour l’entreprise de conciergerie de Fribourg, il en résulte une répartition par document :

Document	Forme selon la loi	Mise en œuvre possible
Confirmation d’offre	aucune forme particulière	E-mail ou PDF avec signature insérée
État des lieux	aucune forme particulière	Signature sur la tablette, PDF aux deux parties
Contrat de travail avec prohibition de concurrence	engagement écrit (art. 340 CO)	Papier ou signature électronique qualifiée

La forme dont un contrat donné a besoin dépend de son contenu et de ce que les parties ont convenu. En cas de doute, un ou une spécialiste est l’interlocuteur approprié.

Pour l’entreprise de conciergerie de Fribourg

L’entreprise passe au numérique là où c’est simple : les offres sont confirmées par e-mail, les états des lieux signés sur la tablette et envoyés en PDF aux deux parties. Pour les contrats de travail avec prohibition de concurrence, elle reste pour l’instant au papier — jusqu’à ce qu’elle ait mis en place une solution avec signature électronique qualifiée.

Les outils PDF que nous développons pourront notamment ajouter du texte et insérer une signature dans un PDF — traités en Suisse, en mémoire, sans qu’aucun fichier ne soit conservé. Une signature insérée de cette manière sera une image, et non une signature électronique qualifiée au sens de la SCSE.