La firma elettronica in Svizzera: che cosa regola la FiEle

Un’impresa di manutenzione immobili ad Ascona vuole abbandonare la carta. Gli inquilini devono firmare i verbali di consegna sul tablet, le offerte devono essere confermate per e-mail, e il nuovo contratto di lavoro di un collaboratore non deve più essere stampato affatto. In ufficio ricorre sempre la stessa espressione: firma elettronica. Con essa si intendono però cose molto diverse — dalla firma scansionata alla firma con certificato.

Il diritto svizzero distingue con precisione. Sono queste differenze a stabilire per che cosa una firma elettronica è sufficiente.

I livelli della firma elettronica

La legge sulla firma elettronica (FiEle) definisce diversi livelli che si fondano l’uno sull’altro (art. 2 FiEle):

Livello	Che cosa lo caratterizza
Firma elettronica	Dati in forma elettronica acclusi ad altri dati elettronici o logicamente connessi con essi, che servono alla loro autenticazione
Firma elettronica avanzata	Connessa unicamente al titolare, ne consente l’identificazione, creata sotto il suo controllo esclusivo e connessa ai dati in modo da rendere riconoscibile ogni modifica successiva
Firma elettronica regolamentata	Una firma avanzata con un dispositivo sicuro per la creazione della firma e un certificato regolamentato per una persona fisica
Firma elettronica qualificata	Una firma regolamentata basata su un certificato qualificato

La legge prevede inoltre il sigillo elettronico regolamentato, rilasciato a un’impresa con IDI, e la marca temporale elettronica qualificata, che attesta che determinati dati esistevano in un determinato momento. I certificati regolamentati e qualificati sono rilasciati da prestatori di servizi di certificazione riconosciuti secondo la FiEle.

Quando serve davvero una firma

La maggior parte dei contratti non ha bisogno di una firma. Il CO stabilisce che i contratti richiedono una forma speciale per la loro validità solo quando la legge la prescrive (art. 11 cpv. 1 CO). Un contratto si conclude con la reciproca e concorde manifestazione della volontà delle parti, che può anche essere tacita (art. 1 CO). Un’offerta confermata per e-mail può quindi bastare.

Diverso è il caso in cui la legge prescrive la forma scritta. Il contratto deve allora recare la firma di tutte le persone che vi assumono obbligazioni (art. 13 cpv. 1 CO). Due esempi tratti dal CO:

• La cessione di un credito, per essere valida, richiede la forma scritta (art. 165 cpv. 1 CO).
• Un divieto di concorrenza dopo la fine del rapporto di lavoro presuppone che il lavoratore si sia obbligato per scritto (art. 340 cpv. 1 CO).

Anche le parti possono convenire tra loro una forma. Si presume allora che non intendano obbligarsi prima che la forma sia adempiuta (art. 16 cpv. 1 CO).

Che cosa è equiparato alla firma autografa

Il CO richiede che la firma sia scritta a mano (art. 14 cpv. 1 CO). Per la via elettronica esiste una regola esplicita: alla firma autografa è equiparata la firma elettronica qualificata secondo la FiEle, combinata con una marca temporale elettronica qualificata; sono fatte salve disposizioni legali o contrattuali contrarie (art. 14 cpv. 2bis CO).

Questa equiparazione vale dunque per un livello preciso — non per ogni forma che sullo schermo somiglia a una firma.

La marca temporale

Oltre alla firma qualificata, l’art. 14 cpv. 2bis CO richiede una marca temporale qualificata. La FiEle descrive la marca temporale elettronica come un’attestazione secondo cui determinati dati digitali esistono in un determinato momento. È qualificata se è rilasciata da un prestatore riconosciuto secondo la legge e munita di un sigillo elettronico regolamentato (art. 2 lett. i e j FiEle). La marca temporale registra quindi quando è stata apposta la firma — un aspetto spesso importante per i contratti.

L’immagine della firma inserita

Nella pratica, «firmare elettronicamente» indica spesso qualcosa di più semplice: si traccia la propria firma sul tablet o si inserisce un’immagine della propria firma in un PDF. Sembra una firma e si fa in fretta.

Rispetto ai requisiti della FiEle, a un’immagine del genere manca soprattutto una cosa: non è connessa al documento in modo da rendere riconoscibile una modifica successiva — uno dei requisiti della firma avanzata (art. 2 lett. b n. 4 FiEle). Chi modifica il PDF in seguito lo modifica senza che l’immagine ne risenta in alcun modo.

Ciò non significa che l’immagine di una firma non valga nulla. Dove la legge non richiede una forma, mostra che qualcuno ha visto e confermato un documento — come un’e-mail con scritto «Sono d’accordo». Non sostituisce però una firma elettronica qualificata là dove è questa che si intende.

Che cosa mostra una firma avanzata

Una firma avanzata o di livello superiore ha una proprietà utile nella pratica: la sua connessione con i dati deve rendere riconoscibile ogni modifica successiva (art. 2 lett. b n. 4 FiEle). Chi verifica un file firmato può così stabilire se sia stato modificato dopo la firma. Per l’impresa di manutenzione immobili significa: a un verbale di consegna firmato non si può aggiungere in seguito una riga senza che ciò si noti.

Firmare e archiviare

Le firme hanno un ruolo anche nella conservazione. L’ordinanza sui libri di commercio (OLC) ammette supporti d’informazione modificabili per i libri di commercio e i giustificativi contabili se procedure tecniche come le firme digitali garantiscono l’integrità e se il momento della registrazione è dimostrabile, ad esempio con marche temporali (art. 9 OLC). Come formato e archiviazione si combinano lo descrive l’articolo PDF/A per l’archiviazione.

La scelta nell’impresa

Per l’impresa di manutenzione immobili di Ascona ne risulta una suddivisione per documento:

Documento	Forma prevista dalla legge	Attuazione possibile
Conferma d’offerta	nessuna forma particolare	E-mail o PDF con firma inserita
Verbale di consegna	nessuna forma particolare	Firma sul tablet, PDF a entrambe le parti
Contratto di lavoro con divieto di concorrenza	obbligo scritto (art. 340 CO)	Carta o firma elettronica qualificata

Quale forma richieda un determinato contratto dipende dal suo contenuto e da ciò che le parti hanno convenuto. In caso di dubbio, la persona giusta a cui rivolgersi è uno specialista.

Per l’impresa di manutenzione immobili di Ascona

L’impresa passa al digitale dove è semplice: le offerte sono confermate per e-mail, i verbali di consegna firmati sul tablet e inviati in PDF a entrambe le parti. Per i contratti di lavoro con divieto di concorrenza resta per ora la carta — finché l’impresa non avrà introdotto una soluzione con firma elettronica qualificata.

Gli strumenti PDF che stiamo sviluppando potranno, tra l’altro, aggiungere testo e inserire una firma in un PDF — elaborati in Svizzera, in memoria, senza che alcun file resti salvato. Una firma inserita in questo modo sarà un’immagine e non una firma elettronica qualificata ai sensi della FiEle.