Elektronische Unterschrift in der Schweiz: was ZertES regelt

Eine Hauswartungsfirma in Olten möchte weg vom Papier. Übergabeprotokolle sollen die Mieterinnen auf dem Tablet unterschreiben, Offerten per E-Mail bestätigt werden, und der neue Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters soll gar nicht mehr ausgedruckt werden. Im Büro fällt dafür immer dasselbe Wort: elektronische Unterschrift. Gemeint sind damit aber ganz verschiedene Dinge — vom eingescannten Namenszug bis zur Signatur mit Zertifikat.

Das Schweizer Recht unterscheidet genau. Die Unterschiede entscheiden darüber, wofür eine elektronische Unterschrift genügt.

Die Stufen der elektronischen Signatur

Das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) definiert mehrere Stufen, die aufeinander aufbauen (Art. 2 ZertES):

Stufe	Was sie ausmacht
Elektronische Signatur	Daten in elektronischer Form, die anderen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und zu deren Authentifizierung dienen
Fortgeschrittene elektronische Signatur	Ausschliesslich der Inhaberin zugeordnet, identifiziert sie, unter ihrer alleinigen Kontrolle erzeugt, und so mit den Daten verknüpft, dass eine nachträgliche Veränderung erkannt werden kann
Geregelte elektronische Signatur	Eine fortgeschrittene Signatur mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit und einem geregelten Zertifikat für eine natürliche Person
Qualifizierte elektronische Signatur	Eine geregelte Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht

Dazu kennt das Gesetz das geregelte elektronische Siegel, das auf ein Unternehmen mit UID ausgestellt ist, und den qualifizierten elektronischen Zeitstempel, der bestätigt, dass bestimmte Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen. Geregelte und qualifizierte Zertifikate stellen Anbieterinnen von Zertifizierungsdiensten aus, die nach dem ZertES anerkannt sind.

Wann eine Unterschrift überhaupt nötig ist

Die meisten Verträge brauchen keine Unterschrift. Das OR hält fest: Verträge bedürfen zu ihrer Gültigkeit nur dann einer besonderen Form, wenn das Gesetz eine solche vorschreibt (Art. 11 Abs. 1 OR). Ein Vertrag entsteht durch übereinstimmende Willensäusserung, die auch stillschweigend sein kann (Art. 1 OR). Eine per E-Mail bestätigte Offerte kann also genügen.

Anders ist es, wo das Gesetz die schriftliche Form vorschreibt. Dann muss der Vertrag die Unterschriften aller Personen tragen, die durch ihn verpflichtet werden sollen (Art. 13 Abs. 1 OR). Zwei Beispiele aus dem OR:

• Die Abtretung einer Forderung bedarf zu ihrer Gültigkeit der schriftlichen Form (Art. 165 Abs. 1 OR).
• Ein Konkurrenzverbot nach Ende des Arbeitsverhältnisses setzt voraus, dass sich der Arbeitnehmer schriftlich verpflichtet (Art. 340 Abs. 1 OR).

Auch Parteien können untereinander eine Form vereinbaren. Dann wird vermutet, dass sie vor Erfüllung der Form nicht gebunden sein wollen (Art. 16 Abs. 1 OR).

Was der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist

Das OR verlangt, dass die Unterschrift eigenhändig geschrieben wird (Art. 14 Abs. 1 OR). Für den elektronischen Weg gibt es eine ausdrückliche Regel: Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbundene qualifizierte elektronische Signatur nach dem ZertES; abweichende gesetzliche oder vertragliche Regelungen bleiben vorbehalten (Art. 14 Abs. 2bis OR).

Diese Gleichstellung gilt also für eine bestimmte Stufe — nicht für jede Form, die am Bildschirm wie eine Unterschrift aussieht.

Der Zeitstempel

Art. 14 Abs. 2bis OR verlangt neben der qualifizierten Signatur einen qualifizierten Zeitstempel. Das ZertES beschreibt einen elektronischen Zeitstempel als Bestätigung, wonach bestimmte digitale Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt vorliegen. Qualifiziert ist er, wenn ihn eine nach dem Gesetz anerkannte Anbieterin ausstellt und mit einem geregelten elektronischen Siegel versieht (Art. 2 Bst. i und j ZertES). Der Zeitstempel hält also fest, wann unterschrieben wurde — ein Punkt, der bei Verträgen oft wichtig ist.

Das eingefügte Unterschriftsbild

Im Alltag ist mit «elektronisch unterschreiben» oft etwas Einfacheres gemeint: Man zeichnet den Namenszug auf dem Tablet oder fügt ein Bild der eigenen Unterschrift in ein PDF ein. Das sieht aus wie eine Unterschrift und ist schnell gemacht.

An den Anforderungen des ZertES gemessen fehlt einem solchen Bild vor allem eines: Es ist mit dem Dokument nicht so verknüpft, dass eine nachträgliche Veränderung erkannt werden kann — eine der Voraussetzungen der fortgeschrittenen Signatur (Art. 2 Bst. b Ziff. 4 ZertES). Wer das PDF danach verändert, verändert es, ohne dass das Bild davon etwas merkt.

Das heisst nicht, dass ein Unterschriftsbild wertlos ist. Wo das Gesetz keine Form verlangt, zeigt es, dass jemand ein Dokument gesehen und bestätigt hat — so wie eine E-Mail mit «Ich bin einverstanden». Es ersetzt aber keine qualifizierte elektronische Signatur, wo diese gemeint ist.

Was eine fortgeschrittene Signatur zeigt

Eine fortgeschrittene oder höhere Signatur hat eine Eigenschaft, die im Alltag nützlich ist: Ihre Verknüpfung mit den Daten soll eine nachträgliche Veränderung erkennbar machen (Art. 2 Bst. b Ziff. 4 ZertES). Wer eine signierte Datei prüft, kann so feststellen, ob sie seit dem Unterschreiben verändert wurde. Für die Hauswartungsfirma bedeutet das: Ein signiertes Übergabeprotokoll lässt sich später nicht unbemerkt um eine Zeile ergänzen.

Signieren und Archivieren

Signaturen spielen auch bei der Aufbewahrung eine Rolle. Die Geschäftsbücherverordnung lässt für Geschäftsbücher und Buchungsbelege veränderbare Informationsträger zu, wenn technische Verfahren wie digitale Signaturen die Integrität gewährleisten und der Zeitpunkt der Speicherung nachweisbar ist, etwa durch Zeitstempel (Art. 9 GeBüV). Wie Format und Ablage bei der Archivierung zusammenspielen, beschreibt der Beitrag PDF/A für die Archivierung.

Die Wahl im Betrieb

Für die Hauswartungsfirma in Olten ergibt sich eine Einteilung nach Dokumenten:

Dokument	Form nach Gesetz	Mögliche Umsetzung
Offertbestätigung	keine besondere Form	E-Mail oder PDF mit eingefügter Unterschrift
Übergabeprotokoll	keine besondere Form	Unterschrift auf dem Tablet, PDF an beide Seiten
Arbeitsvertrag mit Konkurrenzverbot	schriftliche Verpflichtung (Art. 340 OR)	Papier oder qualifizierte elektronische Signatur

Welche Form ein bestimmter Vertrag braucht, hängt vom Inhalt ab und davon, was die Parteien vereinbart haben. Bei Unsicherheit ist eine Fachperson die richtige Ansprechstelle.

Für die Hauswartungsfirma in Olten

Die Firma stellt um, wo das ohne Weiteres geht: Offerten werden per E-Mail bestätigt, Übergabeprotokolle auf dem Tablet unterschrieben und als PDF an beide Seiten verschickt. Für Arbeitsverträge mit Konkurrenzverbot bleibt es vorerst beim Papier — bis die Firma eine Lösung mit qualifizierter elektronischer Signatur eingerichtet hat.

Die PDF-Werkzeuge, die wir entwickeln, werden unter anderem Text ergänzen und eine Unterschrift in ein PDF einsetzen können — verarbeitet in der Schweiz, im Arbeitsspeicher, ohne dass eine Datei gespeichert bleibt. Eine so eingesetzte Unterschrift wird ein Bild sein und keine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne des ZertES.