Rapporto di lavoro nella manutenzione giardini: ore, foto, fattura

Una proprietaria di Locarno apre la fattura di primavera e si chiede se il taglio del prato fosse davvero necessario tre volte. Il giardiniere lo sa: la siepe era bagnata, un appuntamento è saltato e al giardino è toccato un taglio in più. Solo che non sta scritto da nessuna parte. Un rapporto scritto il giorno dell’intervento risponde a queste domande prima che vengano poste.

Questo articolo descrive cosa può contenere un rapporto di lavoro per la manutenzione del giardino, come diventa la base della fattura e cosa dice la legge sul lavoro sulla registrazione del tempo di lavoro. Descrive, non consiglia: se e come le regole riguardino una determinata azienda lo chiarisce una persona specializzata.

Cosa può contenere un rapporto

Un rapporto è l’annotazione su un intervento in un giardino. Bastano pochi campi, se vengono compilati ogni volta:

Campo	A cosa serve
Giardino, data, persone	Chi era dove e quando
Lavori svolti	Cosa dei lavori previsti è stato fatto
Ore per persona	La base per la fattura a consuntivo e per il tempo di lavoro
Foto prima e dopo	Cosa è stato trovato e cosa è stato lasciato
Materiale, verde di scarto, macchine	Ciò che si aggiunge al tempo di lavoro, con la quantità
Lavoro supplementare	«La cliente voleva anche l’aiuola accanto», chiaramente separato dal piano
Nota per la prossima volta	Cosa non va dimenticato al prossimo intervento

Conta il luogo in cui il rapporto viene scritto: dove si è lavorato, possibilmente sul telefono e in pochi minuti. Chi lo compila a memoria la sera alla scrivania scrive più facilmente ciò che era previsto che ciò che è accaduto.

Un caso particolare sono gli interventi che non hanno luogo. «Giardino non accessibile» o «rinviato per pioggia» è anch’esso un rapporto. Spiega più tardi perché un mese ha avuto meno interventi del piano e se c’è stato uno spostamento.

Dal rapporto alla fattura

Nella fatturazione a consuntivo il rapporto è la fonte della fattura. Le posizioni nascono dai rapporti di un mese, di una cliente o di un giardino: ore, materiale, smaltimento. Questo evita di raccogliere tutto in seguito e fa coincidere fattura e rapporto.

Si presentano due decisioni, e le prendono le aziende stesse:

• L’arrotondamento delle ore. Alcune aziende registrano al quarto d’ora, altre al minuto. Conta che la stessa regola valga per tutte le persone e tutti i giardini.
• Cosa finisce in fattura. Solo il tempo di lavoro, o anche trasferta, macchine e verde di scarto come righe separate.

Un esempio: per il giardino Berger ad aprile ci sono tre rapporti, due volte 2 ore e 15 minuti e una volta 2 ore, tutti della stessa persona. Registrato al quarto d’ora fa 6 ore e 30 minuti. A questo si aggiungono due carichi di verde di scarto dal rapporto del 13 aprile. La fattura ha così due posizioni, e ciascuna si può ricondurre a un rapporto.

Per la fattura, l’Amministrazione federale delle contribuzioni rileva, sull’art. 26 della legge sull’IVA, che deve identificare chiaramente fornitore, destinatario e tipo di prestazione e che va emessa su richiesta. Il rapporto fornisce la descrizione della prestazione.

Dove un’azienda fattura un prezzo annuale in rate, il rapporto non è la base dell’importo, ma resta la prova della prestazione. Mostra allora cosa è stato fatto per l’importo concordato.

Il tempo di lavoro dei collaboratori

Chi impiega personale ha, nel rapporto, anche una parte dei dati sul tempo di lavoro. La legge sul lavoro obbliga i datori di lavoro a tenere a disposizione le indicazioni necessarie per l’esecuzione (art. 46 LL). Cosa vi rientra lo descrive l’ordinanza 1 concernente la legge sul lavoro all’art. 73. Secondo la SECO la registrazione deve contenere:

• la durata nonché l’inizio e la fine del tempo di lavoro giornaliero e settimanale, compreso il lavoro compensativo e straordinario,
• la posizione e la durata delle pause di mezz’ora e più.

Secondo il portale PMI della Confederazione, le registrazioni vanno conservate per cinque anni. La legge non prescrive alcuno strumento: carta, foglio di calcolo, software, timbratrice o app mobile sono possibili purché le indicazioni siano corrette.

La SECO descrive agevolazioni per due casi:

Disposizione	Contenuto
Art. 73a OLL 1	Rinuncia alla registrazione del tempo di lavoro a condizioni definite rigorosamente, possibile dal 1° gennaio 2016
Art. 73b OLL 1	Registrazione semplificata del solo tempo di lavoro giornaliero complessivo; nelle aziende con meno di 50 collaboratori può essere concordata individualmente per scritto

Se un’azienda di giardinaggio rientri nella legge sul lavoro, se si applichi un contratto collettivo e quale regola sia adatta dipende dalle circostanze dell’azienda. La SECO e il portale PMI spiegano le basi; nel dubbio, il parere di una persona specializzata è la via giusta.

Nella pratica significa: se un rapporto contiene comunque le ore per persona, inizio, fine e pausa possono essere annotati nello stesso passo. L’informazione c’è così senza essere scritta una seconda volta. Una giornata con più giardini dà una serie di rapporti i cui tempi insieme formano la giornata di lavoro.

Foto e note nella vita quotidiana

Le foto prima e dopo sono la parte del rapporto che costa meno tempo e chiarisce di più: un’immagine della siepe prima del taglio risponde alla domanda su quanto fosse lunga. Una foto dopo l’intervento fissa lo stato in cui il giardino è stato consegnato, e la foto di un problema, per esempio radici che rovinano un sentiero, rende concreta la conversazione con la clientela. Le immagini possono restare con il rapporto, e quindi con il giardino, anziché in una chat privata; così si ritrovano quando qualcuno ne ha bisogno più tardi.

Il rapporto per la clientela

Un rapporto è anzitutto per l’azienda. Ma può andare anche alla clientela: come breve messaggio, come PDF o come link a una pagina nel browser. Un’amministrazione con più stabili vi vede cosa è successo in quale, un proprietario privato vi vede le foto e le ore che ritroverà poi in fattura. Se e quando un rapporto viene condiviso lo decide l’azienda; non ogni nota, per esempio quella su un accesso difficile, è destinata alla clientela.

Come la nostra idea affronta il tema

Stiamo sviluppando un’app web per la manutenzione dei giardini in cui il rapporto sarà il cuore: scritto sul telefono in pochi minuti, con ore per persona, foto, materiale e verde di scarto. Dai rapporti non ancora fatturati l’app creerà una fattura con QR-fattura svizzera. Registrerà le ore di ogni persona con inizio, fine e pausa e le esporterà in CSV o PDF; non calcola stipendi.