Arbeitsrapport im Gartenunterhalt: Stunden, Fotos, Rechnung

Eine Hausbesitzerin in Zug öffnet die Rechnung für den Frühling und fragt sich, ob das Mähen wirklich dreimal nötig war. Der Gärtner weiss es: Die Hecke war nass, ein Termin fiel aus, und der Garten bekam dafür einen zusätzlichen Schnitt. Nur steht es nirgends. Ein Rapport, der am Tag des Einsatzes entsteht, beantwortet solche Fragen, bevor sie gestellt werden.

Dieser Beitrag beschreibt, was in einem Arbeitsrapport für den Gartenunterhalt stehen kann, wie er zur Grundlage der Rechnung wird, und was das Arbeitsgesetz zur Erfassung der Arbeitszeit festhält. Er beschreibt, er berät nicht: Ob und wie die Regeln einen bestimmten Betrieb betreffen, klärt eine Fachperson.

Was ein Rapport enthalten kann

Ein Rapport ist die Notiz zu einem Einsatz in einem Garten. Wenige Felder genügen, wenn sie jedes Mal ausgefüllt werden:

Feld	Wozu es dient
Garten, Datum, Personen	Wer war wann wo
Erledigte Arbeiten	Was von den geplanten Arbeiten getan wurde
Stunden pro Person	Die Grundlage für die Rechnung nach Aufwand und für die Arbeitszeit
Fotos vorher und nachher	Was vorgefunden und hinterlassen wurde
Material, Grüngut, Maschinen	Was ausser der Arbeitszeit anfällt, mit Menge
Zusatzarbeit	«Die Kundin wollte noch das Beet daneben», klar vom Plan getrennt
Hinweis für das nächste Mal	Was beim nächsten Einsatz nicht vergessen gehen soll

Entscheidend ist die Reihenfolge der Arbeit: Der Rapport wird dort geschrieben, wo die Arbeit stattfand, am besten auf dem Handy und in wenigen Minuten. Wer ihn abends am Schreibtisch aus dem Gedächtnis nachträgt, schreibt eher, was geplant war, als was geschah.

Eine Besonderheit sind Einsätze, die nicht stattfinden. «Garten nicht zugänglich» oder «wegen Regen verschoben» ist ebenfalls ein Rapport. Er erklärt später, warum es in einem Monat weniger Einsätze gab als im Plan, und ob eine Anfahrt anfiel.

Vom Rapport zur Rechnung

Bei einer Abrechnung nach Aufwand ist der Rapport die Quelle der Rechnung. Aus den Rapporten eines Monats, einer Kundin oder eines Gartens entstehen die Positionen: Stunden, Material, Entsorgung. Das spart das nachträgliche Zusammensuchen und lässt Rechnung und Rapport übereinstimmen.

Zwei Entscheidungen fallen dabei an, und beide treffen die Betriebe selbst:

• Rundung der Stunden. Manche Betriebe erfassen auf die Viertelstunde, andere auf die Minute. Wichtig ist, dass dieselbe Regel für alle Personen und alle Gärten gilt.
• Was auf die Rechnung kommt. Nur Arbeitszeit, oder auch Anfahrt, Maschinen und Grüngut als eigene Zeilen.

Ein Beispiel: Für den Garten Berger liegen im April drei Rapporte vor, zweimal 2 Stunden 15 Minuten und einmal 2 Stunden, jeweils von derselben Person. Auf die Viertelstunde erfasst ergibt das 6 Stunden 30 Minuten. Dazu kommen zwei Ladungen Grüngut aus dem Rapport vom 13. April. Die Rechnung hat damit zwei Positionen, und jede lässt sich auf einen Rapport zurückführen.

Für die Rechnung nennt die Eidgenössische Steuerverwaltung zu Art. 26 des Mehrwertsteuergesetzes, dass sie Leistungserbringer, Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifizieren muss, und dass sie auf Verlangen auszustellen ist. Der Rapport liefert dafür die Beschreibung der Leistung.

Wo der Betrieb ein Jahrespreis in Raten verrechnet, ist der Rapport nicht die Grundlage des Betrags, aber er bleibt der Beleg für die Leistung. Dann zeigt er, was für den vereinbarten Betrag getan wurde.

Die Arbeitszeit der Mitarbeitenden

Wer Mitarbeitende beschäftigt, hat mit dem Rapport zugleich einen Teil der Arbeitszeitdaten. Das Arbeitsgesetz verlangt von Arbeitgebenden, die Angaben bereitzuhalten, die für den Vollzug nötig sind (Art. 46 ArG). Was darunter fällt, beschreibt die ArGV 1 in Art. 73. Laut SECO muss die Erfassung enthalten:

• Dauer sowie Beginn und Ende der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit, einschliesslich Ausgleichs- und Überzeitarbeit,
• Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr.

Nach dem KMU-Portal des Bundes sind die Aufzeichnungen fünf Jahre aufzubewahren. Das Gesetz schreibt kein Werkzeug vor: Papier, Tabelle, Software, Stempeluhr oder Mobile-App sind möglich, solange die Angaben stimmen.

Für zwei Fälle gibt es Erleichterungen, die das SECO beschreibt:

Regelung	Inhalt
Art. 73a ArGV 1	Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung unter eng definierten Bedingungen, seit 1. Januar 2016 möglich
Art. 73b ArGV 1	Vereinfachte Erfassung nur der gesamten täglichen Arbeitszeit; in Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden kann sie individuell schriftlich vereinbart werden

Ob ein Gartenbetrieb unter das Arbeitsgesetz fällt, ob ein Gesamtarbeitsvertrag gilt und welche Regel zutrifft, entscheiden die Umstände des Betriebs. Das SECO und das KMU-Portal erklären die Grundlagen; im Zweifel ist die Auskunft einer Fachperson der richtige Weg.

Im Alltag heisst das: Enthält ein Rapport ohnehin Stunden pro Person, können Beginn, Ende und Pause im selben Schritt festgehalten werden. Die Information liegt dann vor, ohne dass sie ein zweites Mal aufgeschrieben wird. Ein Tag mit mehreren Gärten ergibt eine Reihe von Rapporten, deren Zeiten zusammen den Arbeitstag ausmachen.

Fotos und Notizen im Alltag

Fotos vorher und nachher sind der Teil des Rapports, der am wenigsten Zeit kostet und am meisten klärt: Ein Bild der Hecke vor dem Schnitt beantwortet die Frage, wie lang sie war. Ein Foto nach dem Einsatz hält fest, in welchem Zustand der Garten übergeben wurde, und ein Foto von einem Problem, etwa einem Wurzelschaden am Weg, macht ein Gespräch mit der Kundschaft konkret. Bilder können dabei beim Rapport und damit beim Garten liegen statt in einem privaten Chat; so sind sie auffindbar, wenn jemand sie später braucht.

Der Rapport für die Kundschaft

Ein Rapport ist zuerst für den Betrieb da. Er kann aber auch an die Kundschaft gehen: als kurze Nachricht, als PDF oder als Link auf eine Seite im Browser. Eine Verwaltung mit mehreren Liegenschaften sieht darin, was an welchem Objekt geschah, ein privater Besitzer sieht die Fotos und die Stunden, die er später auf der Rechnung wiederfindet. Ob und wann ein Rapport geteilt wird, ist eine Entscheidung des Betriebs; nicht jede Notiz, etwa der Hinweis auf einen schwierigen Zugang, ist für die Kundschaft gedacht.

Wie unsere Idee es angeht

Wir entwickeln eine Web-App für den Gartenunterhalt, in der der Rapport das Herzstück sein wird: auf dem Handy in wenigen Minuten geschrieben, mit Stunden pro Person, Fotos, Material und Grüngut. Aus den Rapporten, die noch nicht verrechnet sind, wird die App eine Rechnung mit Schweizer QR-Rechnung erstellen. Die Stunden jeder Person wird sie mit Beginn, Ende und Pause festhalten und als CSV oder PDF exportieren; Löhne rechnet sie nicht.