Rapport de travail en entretien de jardin : heures, photos, facture

Une propriétaire de Morges ouvre la facture du printemps et se demande si la tonte était vraiment nécessaire trois fois. Le jardinier le sait : la haie était mouillée, un rendez-vous est tombé à l’eau, et le jardin a reçu une coupe supplémentaire à la place. Seulement, rien n’est écrit. Un rapport rédigé le jour du passage répond à ces questions avant qu’elles ne soient posées.

Cet article décrit ce qu’un rapport de travail pour l’entretien de jardin peut contenir, comment il devient la base de la facture, et ce que la loi sur le travail dit de l’enregistrement du temps de travail. Il décrit, il ne conseille pas : savoir si et comment les règles concernent une entreprise précise relève d’une personne spécialisée.

Ce que peut contenir un rapport

Un rapport est la note d’un passage dans un jardin. Peu de champs suffisent s’ils sont remplis à chaque fois :

Champ	À quoi il sert
Jardin, date, personnes	Qui était où et quand
Travaux effectués	Ce qui a été fait parmi les travaux prévus
Heures par personne	La base de la facture à l’effort et du temps de travail
Photos avant et après	Ce qui a été trouvé et ce qui a été laissé
Matériel, déchets verts, machines	Ce qui s’ajoute au temps de travail, avec la quantité
Travail supplémentaire	« La cliente voulait aussi le massif d’à côté », clairement séparé du plan
Remarque pour la prochaine fois	Ce qu’il ne faut pas oublier au prochain passage

L’essentiel est l’endroit où le rapport s’écrit : là où le travail a eu lieu, si possible sur le téléphone et en quelques minutes. Qui le complète de mémoire le soir au bureau écrit plutôt ce qui était prévu que ce qui s’est passé.

Les passages qui n’ont pas lieu sont un cas particulier. « Jardin inaccessible » ou « reporté pour cause de pluie » est aussi un rapport. Il explique plus tard pourquoi un mois a compté moins de passages que le plan, et si un déplacement a eu lieu.

Du rapport à la facture

Dans une facturation à l’effort, le rapport est la source de la facture. Les positions naissent des rapports d’un mois, d’une cliente ou d’un jardin : heures, matériel, évacuation. Cela évite de tout rassembler après coup et fait concorder facture et rapport.

Deux décisions se présentent, et les deux reviennent aux entreprises elles-mêmes :

• L’arrondi des heures. Certaines entreprises saisissent au quart d’heure, d’autres à la minute. L’essentiel est que la même règle vaille pour toutes les personnes et tous les jardins.
• Ce qui figure sur la facture. Seulement le temps de travail, ou aussi le déplacement, les machines et les déchets verts en lignes séparées.

Un exemple : pour le jardin Berger, trois rapports existent en avril, deux fois 2 heures 15 minutes et une fois 2 heures, chacun de la même personne. Saisi au quart d’heure, cela donne 6 heures 30 minutes. S’y ajoutent deux charges de déchets verts du rapport du 13 avril. La facture compte ainsi deux positions, et chacune se ramène à un rapport.

Pour la facture, l’Administration fédérale des contributions relève, à propos de l’art. 26 de la loi sur la TVA, qu’elle doit identifier clairement le fournisseur, le destinataire et la nature de la prestation, et qu’elle est à établir sur demande. Le rapport fournit la description de la prestation.

Lorsqu’une entreprise facture un prix annuel en acomptes, le rapport n’est pas la base du montant, mais il reste la preuve de la prestation. Il montre alors ce qui a été fait pour le montant convenu.

Le temps de travail des collaborateurs

Qui emploie du personnel a, dans le rapport, une partie des données sur le temps de travail. La loi sur le travail oblige les employeurs à tenir à disposition les indications nécessaires à l’exécution (art. 46 LTr). Ce qui en fait partie est décrit par l’ordonnance 1 relative à la loi sur le travail à l’art. 73. Selon le SECO, l’enregistrement doit contenir :

• la durée ainsi que le début et la fin du temps de travail quotidien et hebdomadaire, y compris le travail compensatoire et supplémentaire,
• la durée et la position des pauses d’une demi-heure et plus.

Selon le portail PME de la Confédération, les enregistrements doivent être conservés cinq ans. La loi ne prescrit aucun outil : papier, tableur, logiciel, pointeuse ou application mobile sont possibles pour autant que les indications soient exactes.

Le SECO décrit des allègements pour deux cas :

Disposition	Contenu
Art. 73a OLT 1	Renoncement à l’enregistrement du temps de travail à des conditions strictement définies, possible depuis le 1er janvier 2016
Art. 73b OLT 1	Enregistrement simplifié du seul temps de travail quotidien total ; dans les entreprises de moins de 50 collaborateurs, il peut être convenu individuellement par écrit

Savoir si une entreprise de jardinage tombe sous la loi sur le travail, si une convention collective s’applique et quelle règle convient dépend des circonstances de l’entreprise. Le SECO et le portail PME expliquent les bases ; en cas de doute, l’avis d’une personne spécialisée est la bonne voie.

Au quotidien, cela veut dire : si un rapport contient de toute façon des heures par personne, début, fin et pause peuvent être notés dans le même geste. L’information est alors disponible sans être écrite une seconde fois. Une journée avec plusieurs jardins donne une série de rapports dont les durées font ensemble la journée de travail.

Photos et notes au quotidien

Les photos avant et après sont la partie du rapport qui coûte le moins de temps et qui clarifie le plus : une image de la haie avant la coupe répond à la question de sa longueur. Une photo après le passage fixe l’état dans lequel le jardin a été remis, et la photo d’un problème, par exemple des racines qui abîment un chemin, rend concrète la discussion avec la clientèle. Les images peuvent rester avec le rapport, donc avec le jardin, plutôt que dans une messagerie privée ; elles se retrouvent ainsi quand quelqu’un en a besoin plus tard.

Le rapport pour la clientèle

Un rapport est d’abord destiné à l’entreprise. Mais il peut aussi aller à la clientèle : sous forme d’un court message, d’un PDF ou d’un lien vers une page dans le navigateur. Une gérance avec plusieurs immeubles y voit ce qui s’est passé dans lequel, un propriétaire privé y voit les photos et les heures qu’il retrouvera sur la facture. Si et quand un rapport est partagé, c’est la décision de l’entreprise ; toutes les notes, par exemple la remarque sur un accès difficile, ne sont pas destinées à la clientèle.

Comment notre idée s’y prend

Nous développons une application web pour l’entretien de jardin dans laquelle le rapport sera le cœur : rédigé sur le téléphone en quelques minutes, avec heures par personne, photos, matériel et déchets verts. À partir des rapports pas encore facturés, l’application créera une facture avec QR-facture suisse. Elle notera les heures de chaque personne avec début, fin et pause et les exportera en CSV ou en PDF ; elle ne calcule pas de salaires.