Barrierefreie PDF-Dokumente: was dazugehört

Eine Musikschule in Aarau stellt jedes Semester ihr Kursprogramm und das Anmeldeformular als PDF auf die Website. Im Frühling meldet sich ein Vater: Er ist blind und nutzt eine Bildschirmsprachausgabe. Das Kursprogramm liest sie ihm als ungeordnete Folge von Wörtern vor, die Tabelle mit den Kurszeiten gar nicht, und beim Anmeldeformular hört er nur «Bild».

Auf dem Bildschirm sehen beide Dateien einwandfrei aus. Was fehlt, ist unsichtbar: die Struktur, die einem Hilfsmittel sagt, was auf der Seite steht und in welcher Reihenfolge.

Was ein Screenreader in einem PDF braucht

Die PDF Association, der Branchenverband hinter dem Format, beschreibt es so: Die Zugänglichkeit eines elektronischen Dokuments hängt über Alternativtexte für Bilder hinaus von semantischen Informationen ab, die die logische Struktur beschreiben — Abschnitte, Absätze, Listen, Tabellen. Die PDF-Funktion, die diese Informationen trägt, heisst «Tagged PDF».

Ein PDF ohne Tags ist für ein Hilfsmittel wie ein Blatt, auf dem Buchstaben an bestimmten Stellen stehen. Ein PDF mit Tags sagt zusätzlich: Das ist der Titel, das eine Überschrift zweiter Ebene, das eine Liste mit vier Punkten, das eine Tabelle mit Kopfzeile.

Die Bausteine

Die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) des W3C sind der internationale Massstab für zugängliche digitale Inhalte. Einige ihrer Erfolgskriterien lassen sich direkt auf ein PDF übertragen:

Baustein	Worum es geht	WCAG 2.1
Struktur-Tags	Überschriften, Listen und Tabellen sind als solche ausgezeichnet	1.3.1
Lesereihenfolge	Die Inhalte werden in einer sinnvollen Reihenfolge vorgelesen	1.3.2
Alternativtexte	Bilder und Grafiken haben eine Textalternative	1.1.1
Dokumentsprache	Die Sprache ist hinterlegt, damit richtig ausgesprochen wird	3.1.1
Dokumenttitel	Ein Titel beschreibt Thema oder Zweck	2.4.2
Kontrast	Text hebt sich genug vom Hintergrund ab (mindestens 4,5:1)	1.4.3
Farbe	Information steckt nicht allein in der Farbe	1.4.1

Die Dokumentsprache ist in der Schweiz ein eigener Punkt: Ein französisches Merkblatt, das als deutsch ausgezeichnet ist, wird mit deutscher Aussprache vorgelesen — für die Person, die zuhört, kaum verständlich.

Gescannte Dokumente

Ein eigener Fall sind Scans. Ein gescanntes Blatt ist im PDF zunächst ein Bild der Seite; Text, den ein Hilfsmittel vorlesen könnte, gibt es darin nicht. Erst eine Texterkennung (OCR) macht daraus lesbaren Text, und auch dann fehlen Überschriften, Listen und Tabellenstruktur, bis sie ausgezeichnet werden.

Das Anmeldeformular der Musikschule war ein solcher Fall: ausgedruckt, von Hand ergänzt, wieder eingescannt. Für ein Formular, das regelmässig gebraucht wird, ist eine digital erstellte Vorlage — oder gleich ein Online-Formular — meist der kürzere Weg.

Formulare im PDF

Ein PDF mit ausfüllbaren Feldern ist ein Sonderfall. Damit eine Bildschirmsprachausgabe ein Feld ansagen kann, braucht es eine Beschriftung, die mit dem Feld verbunden ist — nicht nur ein Wort, das zufällig daneben steht. Die WCAG verlangen Beschriftungen oder Anweisungen, wenn Eingaben erwartet werden (Erfolgskriterium 3.3.2), und dass Name, Rolle und Wert eines Bedienelements für Hilfsmittel bestimmbar sind (Erfolgskriterium 4.1.2).

Dazu kommt die Reihenfolge, in der die Tabulatortaste von Feld zu Feld springt. Springt sie vom Namen zur Unterschrift und erst dann zur Adresse, verliert nicht nur eine blinde Person die Orientierung, sondern auch alle, die ohne Maus arbeiten.

PDF/UA und WCAG

Für zugängliche PDF gibt es eine eigene Norm: ISO 14289, kurz PDF/UA (Universal Accessibility). Laut PDF Association besteht die Familie aus PDF/UA-1, zuletzt 2014 überarbeitet, und PDF/UA-2 aus dem Jahr 2024 für PDF 2.0.

PDF/UA beschreibt die technischen Merkmale eines zugänglichen PDF und bietet einen Weg, PDF- Dateien zu erstellen, die den WCAG entsprechen. Die PDF Association weist aber auch auf Grenzen hin: Die Konformität mit PDF/UA allein stellt nicht zwingend sicher, dass der Inhalt zugänglich ist. Farbe und Kontrast können trotzdem ungünstig eingesetzt sein, und der Text kann für Menschen mit bestimmten kognitiven Beeinträchtigungen schwer verständlich bleiben.

Was in der Schweiz gilt

Das Behindertengleichstellungsgesetz (BehiG) enthält zwei Bestimmungen, die hier oft genannt werden:

• Behörden. Soweit Behörden ihre Dienstleistungen im Internet anbieten, müssen diese für Sehbehinderte ohne erschwerende Bedingungen zugänglich sein (Art. 14 Abs. 2 BehiG).
• Private. Private, die Dienstleistungen öffentlich anbieten, dürfen Menschen mit Behinderungen nicht aufgrund ihrer Behinderung diskriminieren (Art. 6 BehiG).

Für die technische Umsetzung gibt es den E-Government-Standard eCH-0059. Er stützt sich in der Version 3.0 auf die WCAG 2.1 und findet laut eCH primär bei den Informationen und Dienstleistungen des Gemeinwesens und konzessionierter Unternehmen Anwendung; er gibt auch weiteren Anbietern die Möglichkeit, ihre Angebote nach einheitlichen Kriterien umzusetzen. Welche Pflichten für einen bestimmten Betrieb gelten, hängt von seiner Rolle ab — kantonale Regeln können dazukommen.

Wie ein zugängliches PDF entsteht

Der einfachste Weg führt über das Ausgangsdokument. Ein PDF kann nur Struktur enthalten, die vorher angelegt wurde. In Word bedeutet das: Überschriften als Formatvorlagen, echte Listen und Tabellen, Alternativtexte für Bilder, eine hinterlegte Sprache. Microsoft empfiehlt, vor dem Speichern die Barrierefreiheitsprüfung laufen zu lassen und beim Speichern als PDF die Option «Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit» eingeschaltet zu lassen. Die einzelnen Optionen beim Speichern beschreibt der Beitrag Word in PDF umwandeln.

Ein nachträglich zusammengefügtes PDF aus Scans, Fotos und Exporten verschiedener Programme lässt sich dagegen nur mit viel Handarbeit reparieren. Wer ein Dokument regelmässig neu herausgibt, fährt meist besser, wenn die Vorlage stimmt.

Prüfen

Ob ein PDF die technischen Anforderungen erfüllt, zeigen Prüfwerkzeuge. Verbreitet ist der PDF Accessibility Checker (PAC), ein kostenloses Programm, das gegen PDF/UA und WCAG prüft. Er geht auf die Schweizer Stiftung «Zugang für alle» zurück und wird heute von axes4 weiterentwickelt.

Automatische Prüfungen finden aber nicht alles. Ob ein Alternativtext das Bild sinnvoll beschreibt oder ob die Lesereihenfolge dem Inhalt entspricht, beurteilt am besten ein Mensch. Eine einfache Probe: das Dokument einmal mit der Vorlesefunktion des eigenen Computers anhören.

Für die Musikschule in Aarau

Die Schule baut ihr Kursprogramm im Textprogramm neu auf, mit Formatvorlagen, einer echten Tabelle für die Kurszeiten und einem Alternativtext für das Foto des Orchesters. Das PDF wird mit Strukturtags gespeichert und einmal mit PAC geprüft. Das eingescannte Anmeldeformular ersetzt sie durch ein Online-Formular. Der Vater bekommt das neue Programm per E-Mail, mit der Bitte um eine Rückmeldung.

Die PDF-Werkzeuge, die wir entwickeln, werden PDF-Dateien zusammenfügen, teilen und umwandeln — verarbeitet in der Schweiz, im Arbeitsspeicher, ohne dass eine Datei gespeichert bleibt. Die Struktur eines zugänglichen Dokuments entsteht aber im Ausgangsdokument, bei den Menschen, die es schreiben.