Comparer des outils PDF : critères pour les PME suisses

Un cabinet de physiothérapie à Sion travaille chaque jour avec des PDF : les prescriptions sont scannées, les rapports envoyés aux médecins, les factures fusionnées avec leurs annexes. Jusqu’ici, chacune des quatre thérapeutes utilise un outil différent — l’un livré avec l’ordinateur, un autre trouvé sur Internet, un troisième recommandé par une collègue. La responsable du cabinet aimerait s’accorder sur un seul.

Un classement l’aide peu, car l’outil qui convient dépend des documents que traite le cabinet. Plus utile est une liste de questions que l’on peut poser à chaque candidat.

Les critères en un coup d’œil

Critère	La question	Où se trouve la réponse
Lieu du traitement	Sur l’appareil, dans le navigateur ou sur un serveur ?	Description du produit, FAQ
Conservation	Combien de temps les fichiers téléversés restent-ils, avec et sans compte ?	FAQ, page sur la sécurité
Siège et serveurs	Où le fournisseur a-t-il son siège, où sont les serveurs ?	Mentions légales, déclaration de protection des données
Sous-traitants	Qui d’autre intervient, par exemple des centres de données ou des services cloud ?	Déclaration de protection des données, contrat
Contrat	Existe-t-il un contrat de sous-traitance ?	Documents contractuels
Publicité et analyse	Le site intègre-t-il de la publicité ou des services d’analyse de tiers ?	Déclaration de protection des données, navigateur
Fonctions	Fusionner, diviser, compresser, convertir, caviarder, remplir ?	Description du produit
Qualité du résultat	Le texte reste-t-il du texte, les balises et les polices sont-elles conservées ?	Test personnel
Limites	Taille des fichiers, nombre de pages, nombre d’opérations par jour ?	FAQ, test personnel
Compte	Faut-il un compte, et qu’y enregistre-t-on ?	FAQ

Les six premières questions portent sur le chemin du fichier, les quatre dernières sur ce qui en sort à la fin. Les deux comptent.

Où le traitement a lieu

Les outils PDF fonctionnent de trois manières :

1. Comme programme sur l’ordinateur. Le fichier reste sur l’appareil. Le programme doit être installé et tenu à jour.
2. Dans le navigateur, sans téléversement. Une application web charge le code du programme et traite le fichier dans le navigateur lui-même. La manière de le vérifier est décrite dans l’article Traiter dans le navigateur.
3. Sur un serveur. Le fichier est téléversé, traité sur place, et le résultat téléchargé. La conservation, l’emplacement et les sous-traitants sont alors les questions décisives.

Certains outils combinent ces manières selon la fonction. Pour le cabinet, il est donc utile de regarder non seulement l’outil, mais chaque fonction : le fichier est-il téléversé pour la fusion, mais pas pour la rotation ?

Ce qu’exige la LPD

Si le cabinet téléverse des documents contenant des données personnelles auprès d’un service qui les traite pour son compte, ce service est en règle générale un sous-traitant. Le cabinet doit notamment s’assurer que celui-ci est en mesure de garantir la sécurité des données (art. 9, al. 2, LPD). Les données sur la santé, comme celles des prescriptions et des rapports, font partie des données personnelles sensibles (art. 5, let. c, ch. 2, LPD) — ce qui élève les exigences en matière de sécurité.

Les questions que l’on peut poser à un fournisseur à ce sujet sont réunies dans l’article Six questions au fournisseur. Ce que des services en ligne répandus indiquent eux-mêmes sur leurs délais de suppression est présenté dans l’article Services PDF en ligne.

Ce qu’il advient du résultat

La seconde moitié de la liste se vérifie le mieux par un test personnel :

• Le texte reste-t-il du texte ? Certains outils transforment les pages en images lors de la compression. Le résultat est plus léger, mais n’est plus consultable par recherche, et un lecteur d’écran ne peut plus le lire à voix haute.
• Les balises sont-elles conservées ? Un PDF accessible contient des balises de structure ; la PDF Association les décrit comme la base de l’accessibilité. Un outil qui perd les balises lors de la fusion rend inaccessible un document qui l’était.
• Caviarde-t-il vraiment ? Un caviardage supprime le texte ; un rectangle noir ne fait que le recouvrir. La manière de le vérifier est décrite dans l’article Caviarder un PDF.
• Qu’advient-il des métadonnées ? Auteur, titre et indications sur le programme peuvent être conservés dans le résultat, disparaître ou être modifiés.

Scans et reconnaissance de texte

Dans un cabinet, beaucoup de documents arrivent sur papier, par exemple les prescriptions. Une fois scannés, ce ne sont d’abord que des images de la page, sans texte consultable par recherche. Savoir si un outil propose une reconnaissance de texte (OCR) et où elle s’exécute — en local ou sur un serveur — est donc un critère à part entière. Pour des indications sur la santé en particulier, il n’est pas indifférent que la reconnaissance se fasse sur son propre appareil.

Qui, dans l’équipe, peut faire quoi

Si un outil est utilisé avec un compte, la question des accès se pose. Un compte commun pour toutes et tous est pratique, mais chaque personne voit alors tous les fichiers enregistrés. L’ordonnance sur la protection des données exige des mesures pour que les personnes autorisées n’aient accès qu’aux données personnelles dont elles ont besoin pour accomplir leurs tâches (art. 3, al. 1, let. a, OPDo). Des comptes individuels, ou un outil qui n’enregistre rien du tout, simplifient cette question.

Publicité et analyse

Les outils gratuits se financent de différentes manières : par des versions payantes, par la publicité ou par les deux. Si un site intègre de la publicité ou des services d’analyse de tiers, ceux-ci apprennent aussi quelque chose de l’utilisation — pas forcément sur le fichier, mais sur la visite. Qui collecte des données personnelles informe sur les destinataires (art. 19, al. 2, let. c, LPD) ; la déclaration de protection des données du fournisseur est donc l’endroit où ces services devraient être mentionnés.

Les critères du quotidien

À côté de la protection des données et de la qualité, le quotidien compte : les thérapeutes s’en sortent-elles sans formation ? L’outil fonctionne-t-il sur les appareils du cabinet, y compris la tablette de la réception ? Et y a-t-il un interlocuteur quand quelque chose ne marche pas ? Ces questions décident souvent, au bout du compte, si un outil est vraiment utilisé — ou si chacune reprend finalement le sien.

Pour le cabinet de Sion

La responsable du cabinet remplit le tableau pour trois candidats et teste chacun avec le même fichier d’exemple. Pour les documents contenant des indications sur la santé, seuls entrent en ligne de compte les outils qui travaillent en local ou dans le navigateur, ou pour lesquels un contrat de sous-traitance existe. Le tableau rejoint le classeur consacré à la protection des données — au prochain changement, personne ne repart de zéro.

Les outils PDF que nous développons fusionneront, diviseront, compresseront et convertiront des fichiers PDF — traités en Suisse, en mémoire, sans qu’aucun fichier ne soit conservé, sans publicité ni suivi, et en mode confidentiel pour certaines tâches entièrement sur votre propre appareil.