PDF-Werkzeuge vergleichen: Kriterien für Schweizer KMU

Eine Physiotherapiepraxis in Schaffhausen arbeitet täglich mit PDF: Verordnungen werden eingescannt, Berichte an Ärztinnen verschickt, Rechnungen mit Beilagen zusammengefügt. Bisher nutzt jede der vier Therapeutinnen ein anderes Werkzeug — eines vom Computerkauf, eines aus dem Internet, eines, das eine Kollegin empfohlen hat. Die Praxisleiterin möchte sich auf eines einigen.

Eine Rangliste hilft ihr dabei wenig, denn welches Werkzeug passt, hängt von den Dokumenten ab, die die Praxis verarbeitet. Nützlicher ist eine Liste von Fragen, die man jedem Kandidaten stellen kann.

Die Kriterien im Überblick

Kriterium	Die Frage	Wo die Antwort steht
Ort der Verarbeitung	Auf dem Gerät, im Browser oder auf einem Server?	Produktbeschreibung, FAQ
Aufbewahrung	Wie lange bleiben hochgeladene Dateien, mit und ohne Konto?	FAQ, Sicherheitsseite
Sitz und Serverstandort	Wo sitzt der Anbieter, wo stehen die Server?	Impressum, Datenschutzerklärung
Unterauftragnehmer	Wer ist noch beteiligt, etwa Rechenzentren oder Cloud-Dienste?	Datenschutzerklärung, Vertrag
Vertrag	Gibt es einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung?	Vertragsunterlagen
Werbung und Analyse	Bindet die Seite Werbung oder Analyse-Dienste Dritter ein?	Datenschutzerklärung, Browser
Funktionen	Zusammenfügen, teilen, komprimieren, umwandeln, schwärzen, ausfüllen?	Produktbeschreibung
Qualität des Ergebnisses	Bleibt Text Text, bleiben Tags und Schriften erhalten?	Eigener Test
Grenzen	Dateigrösse, Seitenzahl, Anzahl Vorgänge pro Tag?	FAQ, eigener Test
Konto	Braucht es ein Konto, und was wird dort gespeichert?	FAQ

Die ersten sechs Fragen betreffen den Weg der Datei, die letzten vier das, was am Ende herauskommt. Beides zählt.

Wo die Verarbeitung stattfindet

PDF-Werkzeuge arbeiten auf drei Arten:

1. Als Programm auf dem Computer. Die Datei bleibt auf dem Gerät. Das Programm muss installiert und aktuell gehalten werden.
2. Im Browser, ohne Upload. Eine Web-App lädt den Programmcode und verarbeitet die Datei im Browser selbst. Wie sich das nachprüfen lässt, beschreibt der Beitrag Verarbeitung im Browser.
3. Auf einem Server. Die Datei wird hochgeladen, dort verarbeitet und das Ergebnis heruntergeladen. Dann sind Aufbewahrung, Standort und Unterauftragnehmer die entscheidenden Fragen.

Manche Werkzeuge kombinieren diese Arten, je nach Funktion. Für die Praxis ist es darum sinnvoll, nicht nur das Werkzeug, sondern die einzelne Funktion anzuschauen: Wird beim Zusammenfügen hochgeladen, beim Drehen aber nicht?

Was das DSG verlangt

Lädt die Praxis Dokumente mit Personendaten bei einem Dienst hoch, der sie in ihrem Auftrag verarbeitet, ist dieser in der Regel ein Auftragsbearbeiter. Die Praxis muss sich insbesondere vergewissern, dass er die Datensicherheit gewährleisten kann (Art. 9 Abs. 2 DSG). Gesundheitsdaten, wie sie in Verordnungen und Berichten stehen, gehören zu den besonders schützenswerten Personendaten (Art. 5 Bst. c Ziff. 2 DSG) — das erhöht die Anforderungen an die Sicherheit.

Die Fragen, die man einem Anbieter dazu stellen kann, sammelt der Beitrag Sechs Fragen an den Anbieter. Was verbreitete Online-Dienste selbst über ihre Löschfristen angeben, zeigt der Beitrag Online-PDF-Dienste.

Was mit dem Ergebnis geschieht

Die zweite Hälfte der Liste lässt sich am besten mit einem eigenen Test beantworten:

• Bleibt Text Text? Manche Werkzeuge rechnen beim Komprimieren Seiten in Bilder um. Das Ergebnis ist kleiner, aber nicht mehr durchsuchbar, und eine Bildschirmsprachausgabe kann es nicht mehr vorlesen.
• Bleiben Tags erhalten? Ein zugängliches PDF enthält Struktur-Tags; die PDF Association beschreibt sie als Grundlage für die Zugänglichkeit. Ein Werkzeug, das beim Zusammenfügen die Tags verliert, macht aus einem zugänglichen Dokument ein unzugängliches.
• Schwärzt es wirklich? Eine Schwärzung entfernt den Text; ein schwarzes Rechteck deckt ihn nur ab. Wie man das prüft, beschreibt der Beitrag PDF richtig schwärzen.
• Was geschieht mit Metadaten? Autor, Titel und Programmangaben können im Ergebnis erhalten bleiben, verschwinden oder verändert werden.

Scans und Texterkennung

In einer Praxis kommen viele Dokumente auf Papier an, etwa Verordnungen. Eingescannt sind sie zunächst Bilder der Seite, ohne durchsuchbaren Text. Ob ein Werkzeug eine Texterkennung (OCR) anbietet und wo sie läuft — lokal oder auf einem Server —, ist deshalb ein eigenes Kriterium. Gerade bei Gesundheitsangaben macht es einen Unterschied, ob die Erkennung auf dem eigenen Gerät geschieht.

Wer im Team was darf

Wird ein Werkzeug mit Konto genutzt, stellt sich die Frage nach den Zugängen. Ein gemeinsames Konto für alle ist bequem, aber dann sieht jede Person alle gespeicherten Dateien. Die Datenschutzverordnung verlangt Massnahmen, damit berechtigte Personen nur auf die Personendaten Zugriff haben, die sie für ihre Aufgaben brauchen (Art. 3 Abs. 1 Bst. a DSV). Einzelne Konten oder ein Werkzeug, das gar nichts speichert, machen diese Frage einfacher.

Werbung und Analyse

Kostenlose Werkzeuge finanzieren sich unterschiedlich: über Bezahlversionen, über Werbung oder über beides. Bindet eine Seite Werbung oder Analyse-Dienste Dritter ein, erfahren auch diese etwas über die Nutzung — nicht unbedingt über die Datei, aber über den Besuch. Wer Personendaten beschafft, informiert über die Empfänger (Art. 19 Abs. 2 Bst. c DSG); die Datenschutzerklärung des Anbieters ist darum der Ort, an dem solche Dienste genannt sein sollten.

Die alltäglichen Kriterien

Neben Datenschutz und Qualität zählt der Alltag: Kommen die Therapeutinnen ohne Schulung zurecht? Funktioniert das Werkzeug auf den Geräten der Praxis, auch auf dem Tablet am Empfang? Und gibt es eine Ansprechperson, wenn etwas nicht klappt? Diese Fragen entscheiden am Ende oft, ob ein Werkzeug wirklich genutzt wird — oder ob doch wieder jede ihr eigenes nimmt.

Für die Praxis in Schaffhausen

Die Praxisleiterin füllt die Tabelle für drei Kandidaten aus und testet jeden mit derselben Musterdatei. Für Dokumente mit Gesundheitsangaben kommen nur Werkzeuge in Frage, die lokal oder im Browser arbeiten oder für die ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung vorliegt. Die Tabelle kommt in den Ordner zum Datenschutz — beim nächsten Wechsel beginnt niemand bei null.

Die PDF-Werkzeuge, die wir entwickeln, werden PDF-Dateien zusammenfügen, teilen, komprimieren und umwandeln — verarbeitet in der Schweiz, im Arbeitsspeicher, ohne dass eine Datei gespeichert bleibt, ohne Werbung und ohne Tracking, und im vertraulichen Modus für ausgewählte Arbeiten ganz auf dem eigenen Gerät.