Confrontare strumenti PDF: criteri per le PMI svizzere

Uno studio di fisioterapia a Lugano lavora ogni giorno con i PDF: le prescrizioni vengono scansionate, i rapporti inviati ai medici, le fatture unite ai loro allegati. Finora ognuna delle quattro fisioterapiste usa uno strumento diverso — uno arrivato con il computer, uno trovato in Internet, uno consigliato da una collega. La responsabile dello studio vorrebbe accordarsi su uno solo.

Una classifica le serve a poco, perché lo strumento adatto dipende dai documenti che lo studio elabora. Più utile è un elenco di domande da porre a ogni candidato.

I criteri in sintesi

Criterio	La domanda	Dove si trova la risposta
Luogo dell’elaborazione	Sul dispositivo, nel browser o su un server?	Descrizione del prodotto, FAQ
Conservazione	Per quanto tempo restano i file caricati, con e senza account?	FAQ, pagina sulla sicurezza
Sede e server	Dove ha sede il fornitore, dove si trovano i server?	Colophon, dichiarazione sulla protezione dei dati
Subfornitori	Chi altro è coinvolto, per esempio centri di calcolo o servizi cloud?	Dichiarazione sulla protezione dei dati, contratto
Contratto	Esiste un contratto di trattamento dei dati su mandato?	Documenti contrattuali
Pubblicità e analisi	Il sito integra pubblicità o servizi di analisi di terzi?	Dichiarazione sulla protezione dei dati, browser
Funzioni	Unire, dividere, comprimere, convertire, oscurare, compilare?	Descrizione del prodotto
Qualità del risultato	Il testo resta testo, tag e caratteri vengono conservati?	Test personale
Limiti	Dimensione dei file, numero di pagine, numero di operazioni al giorno?	FAQ, test personale
Account	Serve un account, e che cosa vi viene salvato?	FAQ

Le prime sei domande riguardano il percorso del file, le ultime quattro ciò che ne esce alla fine. Contano entrambe le cose.

Dove avviene l’elaborazione

Gli strumenti PDF funzionano in tre modi:

1. Come programma sul computer. Il file resta sul dispositivo. Il programma va installato e tenuto aggiornato.
2. Nel browser, senza caricamento. Una web app carica il codice del programma ed elabora il file nel browser stesso. Come verificarlo lo descrive l’articolo Elaborare nel browser.
3. Su un server. Il file viene caricato, elaborato sul server e il risultato scaricato. Conservazione, ubicazione e subfornitori sono allora le domande decisive.

Alcuni strumenti combinano questi modi a seconda della funzione. Per lo studio conviene quindi guardare non solo lo strumento, ma la singola funzione: il file viene caricato per unire, ma non per ruotare?

Che cosa chiede la LPD

Se lo studio carica documenti con dati personali presso un servizio che li tratta per suo conto, questo servizio è di regola un responsabile del trattamento. Lo studio deve in particolare accertarsi che sia in grado di garantire la sicurezza dei dati (art. 9 cpv. 2 LPD). I dati sulla salute, come quelli contenuti nelle prescrizioni e nei rapporti, rientrano nei dati personali degni di particolare protezione (art. 5 lett. c n. 2 LPD) — il che alza i requisiti di sicurezza.

Le domande che si possono porre a un fornitore in merito le raccoglie l’articolo Sei domande al fornitore. Che cosa indicano essi stessi diffusi servizi online sui loro termini di cancellazione lo mostra l’articolo Servizi PDF online.

Che cosa succede al risultato

Alla seconda metà dell’elenco si risponde meglio con un test personale:

• Il testo resta testo? Alcuni strumenti, durante la compressione, trasformano le pagine in immagini. Il risultato è più leggero, ma non più ricercabile, e un lettore di schermo non può più leggerlo ad alta voce.
• I tag vengono conservati? Un PDF accessibile contiene tag di struttura; la PDF Association li descrive come la base dell’accessibilità. Uno strumento che perde i tag durante l’unione trasforma un documento accessibile in uno inaccessibile.
• Oscura davvero? Un oscuramento rimuove il testo; un rettangolo nero lo copre soltanto. Come verificarlo lo descrive l’articolo Oscurare un PDF.
• Che cosa succede ai metadati? Autore, titolo e indicazioni sul programma possono restare nel risultato, sparire o essere modificati.

Scansioni e riconoscimento del testo

In uno studio molti documenti arrivano su carta, per esempio le prescrizioni. Una volta scansionati, sono dapprima immagini della pagina, senza testo ricercabile. Se uno strumento offre il riconoscimento del testo (OCR) e dove lo esegue — in locale o su un server — è quindi un criterio a sé. Proprio con indicazioni sulla salute fa una differenza se il riconoscimento avviene sul proprio dispositivo.

Chi nel team può fare che cosa

Se uno strumento è usato con un account, si pone la questione degli accessi. Un account comune per tutte è comodo, ma allora ogni persona vede tutti i file salvati. L’ordinanza sulla protezione dei dati richiede misure affinché le persone autorizzate abbiano accesso soltanto ai dati personali di cui hanno bisogno per i loro compiti (art. 3 cpv. 1 lett. a OPDa). Account individuali, o uno strumento che non salva nulla, semplificano la questione.

Pubblicità e analisi

Gli strumenti gratuiti si finanziano in modi diversi: con versioni a pagamento, con la pubblicità o con entrambe. Se un sito integra pubblicità o servizi di analisi di terzi, anche questi apprendono qualcosa sull’utilizzo — non necessariamente sul file, ma sulla visita. Chi raccoglie dati personali informa sui destinatari (art. 19 cpv. 2 lett. c LPD); la dichiarazione sulla protezione dei dati del fornitore è quindi il luogo in cui tali servizi dovrebbero essere indicati.

I criteri di tutti i giorni

Oltre alla protezione dei dati e alla qualità conta la quotidianità: le fisioterapiste se la cavano senza formazione? Lo strumento funziona sui dispositivi dello studio, anche sul tablet alla reception? E c’è una persona di riferimento quando qualcosa non va? Sono spesso queste domande a decidere, alla fine, se uno strumento viene davvero usato — o se ognuna torna al proprio.

Per lo studio di Lugano

La responsabile dello studio compila la tabella per tre candidati e testa ciascuno con lo stesso file di prova. Per i documenti con indicazioni sulla salute entrano in considerazione solo strumenti che lavorano in locale o nel browser, o per i quali esiste un contratto di trattamento dei dati su mandato. La tabella finisce nel raccoglitore dedicato alla protezione dei dati — al prossimo cambio nessuno riparte da zero.

Gli strumenti PDF che stiamo sviluppando uniranno, divideranno, comprimeranno e convertiranno file PDF — elaborati in Svizzera, in memoria, senza che alcun file resti salvato, senza pubblicità e senza tracciamento, e in modalità riservata per determinate operazioni interamente sul Suo dispositivo.