Registrare l’orario di lavoro nel salone di parrucchiere: CCL e legge

Un salone di Winterthur ha tre dipendenti e un’apprendista. Il sabato si lavora più a lungo, perché la clientela vuole un appuntamento prima del fine settimana; in compenso il martedì comincia più tardi. Venerdì una dipendente chiede quante ore ha lavorato questo mese. La titolare sfoglia l’agenda: gli appuntamenti ci sono, ma il tempo tra la chiusura e il riordino non è scritto da nessuna parte.

In un’azienda con personale, annotare l’orario di lavoro non è questione di gusti. Lo regolano due testi: l’ordinanza 1 della legge sul lavoro (OLL 1) e il contratto collettivo di lavoro (CCL) del settore parrucchieri svizzero. Questo articolo descrive cosa dicono. Non può dare consigli; se e in che modo un determinato salone vi rientri lo mostrano i testi stessi e gli organi che li applicano.

Cosa fa annotare l’ordinanza

La legge sul lavoro obbliga il datore di lavoro a tenere a disposizione degli organi di esecuzione elenchi e documenti. L’art. 73 OLL 1 indica cosa contengono. Abbiamo letto la versione del 1° settembre 2024. Secondo il cpv. 1, i documenti devono contenere tutte le indicazioni necessarie all’esecuzione, in particolare:

• i dati personali dei lavoratori,
• il genere di attività nonché la data di entrata e di uscita,
• la durata del lavoro effettuato, giornaliero e settimanale, compreso il lavoro di compenso e supplementare, e la sua collocazione,
• i giorni di riposo settimanale o di riposo compensativo accordati, in quanto non cadano regolarmente di domenica,
• la collocazione e la durata delle pause di mezz’ora e più.

Due dettagli colpiscono nella quotidianità di un salone. Primo, un totale settimanale non basta: si richiedono la durata del lavoro giornaliero e la sua collocazione, cioè quando è iniziato e finito. Secondo, l’ordinanza cita espressamente le pause a partire da mezz’ora, con inizio e durata. Una pausa pranzo di 45 minuti rientra quindi nei documenti secondo l’ordinanza; una pausa di dieci minuti no.

Secondo il cpv. 2, i documenti vanno conservati per almeno cinque anni dalla scadenza della loro validità. Secondo l’art. 1 OLL 1, sono lavoratori anche gli apprendisti, i praticanti e le altre persone che sono nell’azienda principalmente per la formazione.

L’ordinanza conosce anche eccezioni. L’art. 73a consente a un CCL di rinunciare a una parte delle indicazioni se la persona dispone di grande autonomia, guadagna più di 120 000 franchi lordi l’anno (l’importo viene adeguato) e vi rinuncia per scritto. L’art. 73b ammette, a determinate condizioni, una registrazione semplificata in cui si annota solo la durata giornaliera del lavoro. Entrambe presuppongono accordi ulteriori; se ne esiste uno, risulta dal contratto o dall’accordo, non da questo articolo.

Cosa aggiunge il CCL dei parrucchieri

Il Consiglio federale ha dichiarato di obbligatorietà generale il CCL del settore parrucchieri svizzero con decisione del 14 dicembre 2023, fino al 31 dicembre 2027. Si applica ai rapporti di lavoro tra le aziende del settore e il loro personale che fornisce prestazioni di parrucchiere alla clientela (art. 1.3).

Sull’orario di lavoro dice, tra l’altro:

Tema	Cosa indica il CCL
Durata massima (art. 24.1)	La durata massima settimanale, compresa la presenza, si basa sulla settimana di 43 ore, ma non può superare le 50 ore della legge sul lavoro. La compensazione deve avvenire entro sei mesi.
Registrazione (art. 24.39)	Il datore di lavoro è responsabile della registrazione dell’orario effettuato, ore supplementari comprese, e tiene la contabilità degli orari effettivi. In mancanza, in caso di controversia è ammessa come prova la registrazione della dipendente.
Ore supplementari (art. 25.1)	È lavoro supplementare quello che supera di più di un’ora l’orario settimanale convenuto ed è ordinato.
Ora di tolleranza (art. 25.2)	Per concludere servizi alla clientela già iniziati, la durata massima può essere prolungata al massimo di un’ora, solo a questo scopo. Tutte le altre ore supplementari vanno registrate per scritto.
Compensazione (art. 25.3)	Le ore supplementari non compensate con un congedo di pari durata entro sei mesi vanno retribuite con un supplemento del 25 per cento; con l’accordo scritto delle parti il termine può essere prolungato al massimo a dodici mesi.
Giorno libero (art. 26)	Ogni settimana, oltre al giorno di riposo, di regola la domenica, c’è diritto a un giorno intero libero.

L’articolo sulla registrazione è il più chiaro: pone espressamente la responsabilità sul datore di lavoro e prevede che in caso di controversia valga la registrazione della dipendente, se l’azienda non ne tiene una propria.

Come si può rappresentare in un salone

Dai due testi risulta un elenco contenuto che in ogni salone ha un aspetto diverso, ma le stesse parti:

1. Per persona e giorno l’inizio, la fine e le pause di mezz’ora e più con la loro collocazione.
2. Per settimana l’orario obiettivo convenuto, quello effettuato e la differenza, anche come saldo progressivo dall’inizio dell’anno.
3. Le assenze come vacanze, malattia, giorni di scuola professionale e giorni festivi, così che una settimana con un giorno di scuola non sembri troppo corta.
4. Il lavoro domenicale, soggetto ad autorizzazione secondo l’art. 27 CCL e l’art. 19 della legge sul lavoro, con data e durata.
5. La conservazione per almeno cinque anni dalla scadenza della validità.

Su carta è una tabella per persona che qualcuno controfirma ogni settimana. Sullo schermo può essere la stessa tabella, con proposte tratte dal piano di lavoro da confermare o correggere. Una tabella è comoda dove si guarda comunque a fine giornata, non in un secondo raccoglitore.

In ogni azienda resta aperta una domanda: chi conferma? L’ordinanza esige che i documenti ci siano e siano esatti, non chi li tiene. Che il personale annoti da sé il proprio orario o che la titolare lo confermi ogni settimana è una decisione aziendale. Una nota accanto a una correzione mostra poi cosa era stato annotato all’origine.

Cosa non è la registrazione

Registrare l’orario di lavoro non è un conteggio dei salari. Il CCL regola salari, supplementi e salario per le vacanze in altri articoli, e il controllo dei salari secondo l’art. 42 CCL è una prova a sé. I fogli ore ne forniscono la base, niente di più. La registrazione non sostituisce nemmeno il controllo delle vacanze e dei giorni festivi secondo l’art. 33 CCL; è un’altra lista che ogni datore di lavoro tiene per persona.

Come affrontiamo la cosa per il salone

Nell’idea per i saloni di parrucchiere a cui lavoriamo, l’app annoterà le ore settimanali di collaboratori e apprendisti rispetto all’orario obiettivo concordato nel contratto, con inizio, fine, pause, assenze e saldo. Non calcolerà salari né verificherà salari minimi. Il salone potrà esportare i fogli ore come tabella o PDF per la contabilità salariale o per un controllo.