Scheda del cane nel salone di toelettatura: cosa contiene e cosa no

Una toelettatrice per cani di Thun tiene da anni i propri clienti in un raccoglitore ad anelli. Una pagina per cane: «Lila, barboncino nano», poi «tosatura 12 mm, zampe corte», «si agita alle orecchie», data e prezzo. Da quando un secondo toelettatore lavora due giorni alla settimana, legge anche lui il raccoglitore, e le annotazioni non sono più solo appunti per una persona. Su alcune pagine c’è anche qualcosa sulla proprietaria: «chiama spesso all’ultimo», «vuole sempre uno sconto».

La scheda del cane è lo strumento più importante di un salone di toelettatura, perché prepara l’appuntamento: dice quanto tempo serve al cane, che cosa è stato fatto l’ultima volta e a che cosa fare attenzione. Questo articolo passa in rassegna che cosa è utile su una scheda simile, dove la legge dice la sua e quali informazioni un salone preferisce non annotare.

Due metà: il cane e la persona dietro di lui

Su una scheda del cane ci sono due tipi di informazioni. Alcune descrivono l’animale, altre la persona che lo porta. La legge federale sulla protezione dei dati (LPD) definisce dati personali tutte le informazioni concernenti una persona fisica identificata o identificabile (art. 5 lett. a LPD). Un cane non è una persona. Ma non appena la sua scheda è collegata a un proprietario, con nome, numero di telefono e appuntamenti, la scheda nel suo insieme contiene di regola dati personali.

Metà	Campi tipici
Cane	nome, razza, taglia, tipo di pelo, foto, note, storico, tempo impiegato
Persona	nome, telefono, e-mail, indirizzo per le visite a domicilio, consensi

La distinzione aiuta a costruire la scheda: tutto ciò che sta nella prima riga serve allo scopo «preparare bene l’appuntamento». Per la seconda riga vale la pena chiedersi se un campo serva davvero.

Che cosa appartiene al cane

Una scheda utile al tavolo di toelettatura è breve e costruita come la successiva. Questa selezione è frequente:

• Razza e taglia. La taglia decide spesso durata e prezzo. Non esiste una classificazione legale uniforme; ogni salone stabilisce le proprie classi, per esempio in base a peso e altezza al garrese, e le comunica alla clientela.
• Pelo e condizione. Tipo di pelo, lunghezza, se è infeltrito. Un cane infeltrito richiede più tempo, e una nota in merito spiega poi perché l’appuntamento è durato di più.
• L’ultimo taglio. Lunghezza in millimetri, forma, desideri particolari. È l’informazione letta più spesso la volta dopo, ed è per questo che sta meglio in cima.
• Tempo impiegato. Quanto tempo è servito davvero al cane l’ultima volta è più affidabile di una stima in base alla razza.
• Note sul comportamento. Orecchie sensibili, ha bisogno di pause, non ama il fon.
• Ritmo. Ogni sei settimane, ogni dieci settimane: da qui si ricava quando è dovuto il prossimo appuntamento.

Il microchip: un numero che esiste già

In Svizzera i cani devono essere identificati con un microchip. L’ordinanza sulle epizoozie lo prevede al più tardi tre mesi dopo la nascita e in ogni caso prima della cessione da parte del detentore presso il quale il cane è nato (art. 17 OFE). Al momento dell’identificazione il veterinario registra, tra l’altro, nome, sesso, data di nascita, razza e colore del pelo del cane nella banca dati dei cani.

Un salone di toelettatura non gestisce questa banca dati e non deve riprodurla. Il numero del chip può però essere un elemento distintivo sulla scheda quando due cani della clientela hanno lo stesso nome. Se un salone lo annota è una sua decisione; l’art. 17 OFE non contiene alcun obbligo per i saloni di tenere il numero.

Comportamento, ausili e interruzione di una toelettatura

Due disposizioni dell’ordinanza sulla protezione degli animali (OPAn) toccano ciò che le note contengono.

Ausili. Secondo l’art. 76 cpv. 5 OPAn, gli ausili posti attorno al muso di un cane per evitare morsi devono avere una forma anatomicamente corretta e consentire un ansimare sufficiente. Una scheda con «serve la museruola» non dice quindi tutto: per i cani assicurati a scopo di protezione conta anche il tipo di ausilio.

Maltrattamento e sforzo eccessivo. L’art. 16 cpv. 1 OPAn vieta di maltrattare, trascurare o sovraccaricare inutilmente gli animali. Se un appuntamento viene interrotto perché il cane è stressato, la scheda lo registra in una frase: che cosa è stato fatto, che cosa no e perché. Il prossimo appuntamento può essere pianificato diversamente, per esempio in due parti più brevi. Allo stesso tempo la nota è una spiegazione per il proprietario se il prezzo si discosta dal preventivo.

Che cosa la scheda non deve contenere

Più una scheda contiene, più regole vi si applicano. La LPD esige che i dati personali siano trattati in modo proporzionato (art. 6 cpv. 2) e solo per uno scopo determinato e riconoscibile (art. 6 cpv. 3). Per la scheda significa soprattutto che le note sulla proprietaria sono qualcosa di diverso dalle note sul cane.

Nota	Di che cosa parla	Osservazione
«Morde alle zampe»	il cane	aiuta l’appuntamento
«La proprietaria è difficile»	la persona	un giudizio più che un’informazione
«Porta spesso il cane in ritardo»	la persona	riguarda lo svolgimento; si può formulare come nota sull’appuntamento
«Data di nascita del proprietario»	la persona	non necessaria per una toelettatura

La legge esige inoltre che i dati siano esatti (art. 6 cpv. 5) e riconosce alla persona interessata un diritto d’accesso (art. 25 LPD): chi vuole sapere che cosa un salone ha salvato su di lei può chiedere i dati personali trattati. Una scheda le cui note si potrebbero mostrare alla proprietaria senza imbarazzo ha di solito la misura giusta. A ciò si aggiunge il dovere d’informare (art. 19 LPD): al momento della raccolta il salone comunica almeno chi è, a che cosa servono i dati e, se del caso, a chi li trasmette.

Per quanto tempo resta la scheda

Anche qui valgono due regole per due parti della documentazione.

La fattura. I giustificativi contabili come ricevute e fatture vanno conservati per dieci anni, dalla fine dell’esercizio (art. 958f cpv. 1 CO). Riguarda ciò che è stato venduto e pagato.

La scheda. Per le note sul cane non esiste un termine simile. La LPD esige che i dati personali siano distrutti o resi anonimi non appena non sono più necessari per lo scopo del trattamento (art. 6 cpv. 4). Lo scopo di una scheda del cane è la toelettatura; se un cane non viene più da anni, una parte di questo scopo è esaurita. Un salone può quindi stabilire un termine dopo il quale una scheda viene verificata. Questo porta chiarezza anche nelle richieste d’accesso: secondo l’art. 25 cpv. 2 lett. d LPD, la durata di conservazione o i criteri per determinarla fanno parte della risposta. La fattura resta così nella contabilità, anche se la scheda non viene più tenuta da tempo.

Una scheda che si adatta al salone

Una buona scheda del cane è lunga poche righe, costruita come le altre e leggibile al tavolo di toelettatura: cane, taglia, ultimo taglio in cima, tempo impiegato, note sul comportamento. Contiene informazioni sulla proprietaria solo nella misura in cui l’appuntamento le richiede. La LPD esige inoltre impostazioni predefinite favorevoli alla protezione dei dati (art. 7): in un software significa che compaiono solo i campi che il salone usa davvero.

L’idea per i saloni di toelettatura a cui lavoriamo segue quest’ordine. L’app terrà la scheda del cane con l’ultimo taglio in cima, registrerà il tempo impiegato e ne ricaverà la durata del prossimo appuntamento. Salverà i dati su un’infrastruttura in Svizzera.