Fiche du chien au salon de toilettage : contenu et limites

Une toiletteuse canine de Thoune tient sa clientèle dans un classeur depuis des années. Une page par chien : « Lila, caniche nain », puis « tonte 12 mm, pattes courtes », « s’agite aux oreilles », la date et le prix. Depuis qu’un second toiletteur travaille deux jours par semaine, il lit aussi le classeur, et les entrées ne sont plus de simples aide-mémoire pour une seule personne. Sur certaines pages figure aussi une remarque sur la propriétaire : « appelle souvent à la dernière minute », « veut toujours un rabais ».

La fiche du chien est l’outil le plus important d’un salon de toilettage, car elle prépare le rendez-vous : elle dit combien de temps le chien demande, ce qui a été fait la dernière fois et à quoi faire attention. Cet article passe en revue ce qui a sa place sur une telle fiche, là où la loi s’en mêle et quelles informations un salon préfère ne pas noter.

Deux moitiés : le chien et la personne derrière lui

Une fiche contient deux sortes d’informations. Les unes décrivent l’animal, les autres la personne qui l’amène. La loi fédérale sur la protection des données (LPD) définit les données personnelles comme toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable (art. 5 let. a LPD). Un chien n’est pas une personne. Mais dès que sa fiche est rattachée à un propriétaire, avec un nom, un numéro de téléphone et des rendez-vous, la fiche dans son ensemble contient en général des données personnelles.

Moitié	Champs typiques
Chien	nom, race, taille, type de poil, photo, remarques, historique, temps nécessaire
Personne	nom, téléphone, e-mail, adresse pour les visites à domicile, consentements

Cette distinction aide à construire la fiche : tout ce qui figure sur la première ligne sert le but « préparer correctement le rendez-vous ». Pour la seconde ligne, il vaut la peine de se demander si un champ est vraiment utile.

Ce qui appartient au chien

Une fiche utile à la table de toilettage est courte et construite comme la suivante. Cette sélection est fréquente :

• Race et taille. La taille détermine souvent la durée et le prix. Il n’existe pas de classification légale uniforme ; chaque salon fixe ses classes, par exemple selon le poids et la hauteur au garrot, et les indique à sa clientèle.
• Poil et état. Type de poil, longueur, présence de nœuds. Un chien aux poils emmêlés demande plus de temps, et une note à ce sujet explique plus tard pourquoi le rendez-vous a duré plus longtemps.
• La dernière coupe. Longueur en millimètres, forme, souhaits particuliers. C’est l’information lue le plus souvent la fois suivante ; elle est donc mieux placée en tête.
• Temps nécessaire. Le temps dont le chien a réellement eu besoin la dernière fois est plus fiable qu’une estimation selon la race.
• Remarques sur le comportement. Oreilles sensibles, besoin de pauses, n’aime pas le sèche-poils.
• Rythme. Toutes les six semaines, toutes les dix semaines : on voit ainsi quand le prochain rendez-vous est dû.

La puce électronique : un numéro qui existe déjà

En Suisse, les chiens doivent être identifiés par une puce électronique. L’ordonnance sur les épizooties l’exige au plus tard trois mois après la naissance et en tout cas avant la remise du chien par le détenteur chez qui il est né (art. 17 OFE). Lors de l’identification, le vétérinaire saisit notamment le nom, le sexe, la date de naissance, la race et la couleur du poil du chien dans la banque de données sur les chiens.

Un salon de toilettage ne tient pas cette banque de données et n’a pas à la reproduire. Le numéro de puce peut toutefois être un élément distinctif sur la fiche lorsque deux chiens de la clientèle portent le même nom. Qu’un salon le note ou non est sa décision ; l’art. 17 OFE ne contient aucune obligation pour les salons de tenir ce numéro.

Comportement, moyens auxiliaires et arrêt d’une toilette

Deux dispositions de l’ordonnance sur la protection des animaux (OPAn) touchent à ce que contiennent les remarques.

Moyens auxiliaires. Selon l’art. 76 al. 5 OPAn, les moyens auxiliaires placés autour du museau d’un chien pour empêcher les morsures doivent être anatomiquement conformes et permettre une respiration haletante suffisante. Une fiche indiquant « muselière nécessaire » ne dit donc pas tout : pour les chiens que l’on sécurise par précaution, la nature du moyen auxiliaire compte aussi.

Mauvais traitements et efforts excessifs. L’art. 16 al. 1 OPAn interdit de maltraiter, de négliger ou de surmener inutilement les animaux. Si un rendez-vous est interrompu parce que le chien est stressé, la fiche le consigne en une phrase : ce qui a été fait, ce qui ne l’a pas été et pourquoi. Le rendez-vous suivant peut alors être planifié autrement, par exemple en deux parties plus courtes. La note sert aussi d’explication au propriétaire si le prix s’écarte du devis.

Ce que la fiche n’a pas besoin de contenir

Plus une fiche contient d’éléments, plus il s’y applique de règles. La LPD exige que les données personnelles soient traitées de manière proportionnée (art. 6 al. 2) et pour une finalité déterminée et reconnaissable (art. 6 al. 3). Pour la fiche, cela signifie surtout qu’une remarque sur la propriétaire est autre chose qu’une remarque sur le chien.

Remarque	Ce qu’elle dit de…	Observation
« Mord aux pattes »	le chien	aide pour le rendez-vous
« La propriétaire est difficile »	la personne	un jugement plutôt qu’une information
« Amène souvent le chien en retard »	la personne	concerne le déroulement ; peut se formuler comme note du rendez-vous
« Date de naissance du propriétaire »	la personne	pas nécessaire pour un toilettage

La loi exige aussi que les données soient exactes (art. 6 al. 5) et donne à la personne concernée un droit d’accès (art. 25 LPD) : qui souhaite savoir ce qu’un salon a enregistré à son sujet peut demander les données personnelles traitées. Une fiche dont les notes pourraient être montrées à la propriétaire sans gêne a généralement la bonne mesure. S’y ajoute le devoir d’informer (art. 19 LPD) : lors de la collecte, le salon indique au moins qui il est, à quoi servent les données et, le cas échéant, à qui il les transmet.

Combien de temps la fiche est conservée

Là encore, deux règles s’appliquent à deux parties des documents.

La facture. Les pièces comptables telles que quittances et factures doivent être conservées dix ans, à compter de la fin de l’exercice (art. 958f al. 1 CO). Cela concerne ce qui a été vendu et payé.

La fiche. Il n’existe pas de tel délai pour les notes sur le chien. La LPD exige que les données personnelles soient détruites ou rendues anonymes dès qu’elles ne sont plus nécessaires au but du traitement (art. 6 al. 4). Le but d’une fiche de chien est le toilettage ; si un chien ne vient plus depuis des années, une partie de ce but est atteinte. Un salon peut donc fixer un délai après lequel une fiche est examinée. Cela clarifie aussi les demandes d’accès : selon l’art. 25 al. 2 let. d LPD, la durée de conservation ou les critères pour la fixer font partie de la réponse. La facture reste ainsi dans la comptabilité, même si la fiche n’est plus tenue depuis longtemps.

Une fiche qui convient au salon

Une bonne fiche de chien tient en quelques lignes, est construite comme les autres et se lit à la table de toilettage : chien, taille, dernière coupe en tête, temps nécessaire, remarques sur le comportement. Elle ne contient des informations sur la propriétaire que dans la mesure où le rendez-vous en a besoin. La LPD exige aussi des paramètres par défaut favorables à la protection des données (art. 7) : dans un logiciel, cela signifie que seuls apparaissent les champs que le salon utilise vraiment.

L’idée pour les salons de toilettage sur laquelle nous travaillons suit cet ordre. L’application tiendra la fiche du chien avec la dernière coupe en tête, enregistrera le temps nécessaire et en déduira la durée du prochain rendez-vous. Elle stockera les données sur une infrastructure en Suisse.