Software per studio unghie: i criteri per sceglierlo

Uno studio unghie a Baden: due postazioni, una titolare, una dipendente tre giorni alla settimana. Gli appuntamenti stanno in un’agenda di carta, i numeri di telefono nel cellulare, e quale colore la signora Keller avesse l’ultima volta lo sa solo chi l’ha servita. Un software dovrebbe mettere ordine. Dopo una serata sui siti dei fornitori, però, è chiaro soprattutto che quasi tutti dicono di essere adatti a «beauty e wellness».

Se un software sia adatto a uno studio unghie si vede da dettagli che un calendario di prenotazione generico non conosce: trattamenti di durata molto diversa, un ritmo di appuntamenti di refill, foto dei design, materiale che può finire. Questo articolo raccoglie dei criteri in proposito. Non cita fornitori e non proclama vincitori. Le questioni generali, come i giorni festivi cantonali, le lingue e i costi degli SMS, qui non vengono trattate; si parla di ciò che rende particolare uno studio unghie.

Prima di tutto, scrivere le proprie prestazioni

La preparazione più utile è un elenco di tutte le prestazioni con il tempo che richiedono davvero nel proprio studio. Non il tempo indicato dal corso, ma quello del mese scorso. Nello studio di Baden si presenta più o meno così:

Prestazione	Durata nell’esempio	Particolarità
Ricostruzione in gel	2 ore	Primo appuntamento, spesso con consulenza
Refill	75 minuti	Ricorrente, secondo il ritmo della cliente
Manicure con smalto	45 minuti	Anche per la clientela di passaggio
Pedicure	60 minuti	Altra postazione, altra attrezzatura
Design per unghia	5 minuti	Aggiunta a un’altra prestazione
Rimozione	30 minuti	A volte da sola, a volte prima di una ricostruzione

Con questo elenco la maggior parte dei criteri si verifica in pochi minuti durante un periodo di prova. Mostra anche quante prestazioni un software deve gestire e quali si possono combinare.

Appuntamenti per prestazione e durata

Un calendario che conosce solo caselle fisse da 30 o 60 minuti costringe lo studio ad allungare a mano ogni ricostruzione. Si può quindi verificare se la durata è legata alla prestazione e non all’appuntamento.

Durata per prestazione. Se una cliente prenota «Refill» online, il software riserva da solo 75 minuti? La durata si può impostare in modo diverso per ogni collaboratrice, se una lavora più in fretta dell’altra?

Prestazioni aggiuntive. Design, rinforzo o rimozione si aggiungono a una prestazione principale e l’appuntamento si allunga di conseguenza? Oppure la cliente deve prenotare due appuntamenti di seguito?

Postazioni. La pedicure richiede spesso una postazione diversa dalla manicure. Il software può legare un appuntamento a una postazione, in modo che due pedicure non finiscano contemporaneamente sulla stessa poltrona?

Clienti nuove e clienti note. Alcuni studi lasciano prenotare online una ricostruzione solo dopo un primo colloquio, ma lasciano libero il refill. Si può stabilire quali prestazioni sono visibili alle clienti nuove?

Il ritmo del refill: promemoria o appuntamento successivo

Ciò che distingue uno studio unghie da molte altre attività su appuntamento è il ritmo. Dopo una ricostruzione, tra alcune settimane è previsto il refill, e poi di nuovo. Quanto sia lungo l’intervallo lo stabiliscono lo studio e la cliente; un software può solo rappresentarlo.

Due strade sono diffuse, e un software può supportarne una o entrambe:

• Appuntamento successivo alla cassa. Dopo l’appuntamento il software propone un giorno all’intervallo giusto e la cliente lo porta subito con sé. Si può verificare se l’intervallo si può salvare per ogni cliente e se il software mostra i posti liberi di quella settimana.
• Promemoria più tardi. Se la cliente non ha preso un appuntamento, dopo un certo tempo riceve un messaggio con un link per prenotare. Si può verificare se il momento si può fissare per cliente o per prestazione e se il promemoria decade non appena ha prenotato da sola.

Da distinguere è il promemoria di un appuntamento già prenotato. Aiuta contro gli appuntamenti saltati; che cosa fanno le attività per prevenirli è un altro tema.

Scheda clienti: storico, colori e intolleranze

Una buona scheda risponde a tre domande in postazione: che cosa aveva la cliente l’ultima volta, con che cosa si è lavorato e c’è qualcosa da tenere presente? Si può verificare se per ogni appuntamento si possono annotare prestazione, colore e design e se la collaboratrice successiva lo vede senza cercare.

Il terzo punto merita cura. Se una cliente segnala un’intolleranza o un’allergia, si tratta di un’informazione sulla sua salute. I dati sulla salute sono nella LPD dati personali degni di particolare protezione (art. 5 lett. c LPD). Se per trattarli serve il consenso, questo dev’essere esplicito (art. 6 cpv. 7 LPD). I dati personali, inoltre, possono essere raccolti soltanto per uno scopo riconoscibile e trattati in modo proporzionato (art. 6 LPD).

Ne derivano criteri che si possono verificare in qualsiasi periodo di prova:

• Il campo per le intolleranze è facoltativo, o il modulo di prenotazione lo pretende da ogni cliente?
• Si può limitare chi, nello studio, vede queste informazioni?
• Si può cancellare l’informazione singolarmente, senza perdere tutto lo storico?
• Compare dove serve, cioè in postazione, e non nella conferma d’appuntamento per e-mail?

Foto dei design e consenso

Molti studi fotografano un design riuscito: per la scheda, per poterlo ripetere la volta dopo, oppure per il sito web e i social media. Secondo l’IFPDT le foto sono dati personali non appena le persone ritratte sono riconoscibili; se ciò valga per l’immagine di una mano dipende dalla singola immagine. Nel dubbio l’IFPDT raccomanda di ottenere il consenso. Precisa inoltre che ogni persona ha un diritto alla propria immagine e che un consenso può in linea di principio essere revocato in qualsiasi momento.

Per il software ciò significa tenere distinti due usi:

Uso	La domanda al software
Foto nella scheda della cliente	Si può collegare all’appuntamento e vedere solo internamente?
Foto in galleria, sul sito, sui social	Si può annotare se e per che cosa la cliente ha dato il consenso?
Revoca	Si può togliere rapidamente una foto dalla galleria su richiesta?
Luogo di archiviazione	Le foto sono presso il fornitore o sul telefono della collaboratrice?

L’ultima riga viene spesso trascurata. Le foto che restano nel telefono privato di una dipendente sono difficili da gestire per lo studio quando lei lo lascia.

Materiale e scorte

Uno studio unghie lavora con molti piccoli articoli: gel in decine di colori, primer, lime, tip, olio per la cura. Un software di sola prenotazione non ne sa nulla. Se serva dipende dallo studio; alcuni preferiscono tenere le scorte in una semplice tabella. Chi le vuole nel software può verificare:

• Si possono registrare articoli con scorta e quantità minima?
• Si genera un elenco d’ordine quando un articolo scende sotto la quantità minima?
• Si può annotare per un appuntamento quale colore è stato usato, perché compaia nella scheda della cliente?
• Lo studio può vendere prodotti per la cura e fatturarli sulla stessa quietanza?

Quietanza, QR-fattura e giustificativi

La maggior parte degli appuntamenti si paga in contanti o con carta. Si può verificare se il software emette per questo una quietanza in CHF e se prestazioni e prodotti venduti vi si possono elencare separatamente.

Per buoni regalo, eventi aziendali o clienti che preferiscono pagare più tardi serve una fattura. In Svizzera è la QR-fattura: secondo SIX il 1° ottobre 2022 ha sostituito definitivamente le polizze di versamento, e il suo Swiss QR Code contiene in forma digitale tutte le informazioni necessarie al pagamento. Un software che emette fatture si può quindi misurare sulla capacità di generare una QR-fattura in CHF. Che aspetto abbia una simile fattura in PDF lo mostra l’articolo La QR-fattura in PDF.

Per i libri contabili e i documenti contabili il Codice delle obbligazioni (CO) prevede un termine di conservazione di dieci anni e ammette la conservazione elettronica se i documenti possono essere resi leggibili in ogni momento (art. 958f CO). Per la scelta ne nasce una domanda semplice: quietanze e fatture si possono estrarre in PDF o in tabella, anche dopo un cambio?

Luogo dei dati, contratto ed esportazione

Quando uno studio affida la propria scheda clienti a un fornitore di software, questo tratta i dati per suo conto. La LPD lo consente se i dati sono trattati come lo studio stesso potrebbe fare e se lo studio si accerta in particolare che il fornitore possa garantire la sicurezza dei dati (art. 9 LPD). Quali domande si possono porre in proposito e dove si trovano le risposte lo descrive l’articolo Domande da porre al fornitore di software.

Per gli studi unghie si aggiunge un punto pratico: l’esportazione. A certe condizioni una cliente può chiedere che i dati da lei comunicati le siano consegnati in un formato elettronico usuale (art. 28 LPD). La stessa domanda conta per lo studio, nel proprio interesse: scheda, storico e foto si possono recuperare se un giorno cambia software?

I criteri a colpo d’occhio

Ambito	La domanda che sta dietro	Come verificarlo
Prestazioni	Durata per prestazione e collaboratrice, aggiunte, postazioni?	Inserire il proprio elenco di prestazioni
Refill	Appuntamento successivo con intervallo per cliente, promemoria se manca?	Tre clienti di prova con ritmi diversi
Scheda	Storico, colore e design visibili per appuntamento?	Inserire due appuntamenti e confrontarli
Intolleranze	Facoltative, visibilità limitata, cancellabili singolarmente?	Provare i diritti come collaboratrice
Foto	Collegamento, consenso annotato, rimozione rapida?	Caricare una foto e rimuoverla
Materiale	Scorta, quantità minima, elenco d’ordine?	Scaricare un articolo sotto la quantità minima
Giustificativi	Quietanza e QR-fattura in CHF, esportazione in PDF?	Creare una fattura di prova
Luogo dei dati ed esportazione	Dove sono i dati, scheda e foto si recuperano?	Leggere la pagina sulla protezione dei dati, provare l’esportazione

L’ordine non è una graduatoria. Per una nail artist che lavora da sola a Lugano la domanda sui diritti nella squadra cade; per uno studio con tre postazioni a Berna forse viene al primo posto.

Come può essere una verifica nella pratica

Un periodo di prova dice di più quando parte da casi reali: la ricostruzione di una cliente nuova, il suo primo refill tre settimane dopo, una cliente con un’intolleranza, un design che vorrebbe vedere su Instagram e uno che preferisce non mostrare. Utile è anche guardare dall’altra parte: prenotare una volta un refill come cliente dal telefono e disdirlo di nuovo.

Alcuni studi annotano per ogni risposta la pagina in cui si trovava e la data. Le indicazioni dei fornitori cambiano, e una nota datata si aggiorna più tardi in pochi minuti.

L’app web per studi unghie a cui lavoriamo si potrà misurare sulle stesse righe: un link di prenotazione per Instagram e WhatsApp, prezzi del refill secondo le settimane dall’ultima ricostruzione, un calcolatore di prezzo per lunghezza, finitura e nail art, richieste con foto di ispirazione, una caparra per le nuove clienti, una scheda unghie per ogni visita, il prossimo appuntamento con un tocco e il pagamento in contanti, con TWINT o con QR-fattura in CHF.