Logiciel pour salon de manucure : les critères à vérifier

Un salon de manucure à Baden : deux postes, une propriétaire, une employée trois jours par semaine. Les rendez-vous sont dans un agenda papier, les numéros de téléphone dans un portable, et la couleur que Mme Keller avait choisie la dernière fois, seule la personne qui l’a servie la connaît. Un logiciel doit remettre de l’ordre là-dedans. Mais après une soirée passée sur les sites des fournisseurs, une chose ressort surtout : presque tous affirment convenir à la « beauté et au bien-être ».

Qu’un logiciel convienne vraiment à un salon de manucure, cela se voit à des détails qu’un agenda de réservation généraliste ne connaît pas : des soins de durées très différentes, un rythme de rendez-vous de remplissage, des photos de créations, du matériel qui peut manquer. Cet article rassemble des critères à ce sujet. Il ne cite aucun fournisseur et ne désigne aucun vainqueur. Les questions générales, comme les jours fériés cantonaux, les langues et le coût des SMS, ne sont pas traitées ici ; il s’agit de ce qui fait la particularité d’un salon de manucure.

Commencer par noter ses propres prestations

La préparation la plus utile est une liste de toutes les prestations avec le temps qu’elles prennent réellement dans votre salon. Pas le temps indiqué par la formation, mais celui du mois dernier. Dans le salon de Baden, elle ressemble à peu près à ceci :

Prestation	Durée dans l’exemple	Particularité
Nouvelle pose gel	2 heures	Premier rendez-vous, souvent avec un conseil
Remplissage	75 minutes	Récurrent, au rythme de la cliente
Manucure avec vernis	45 minutes	Aussi pour la clientèle de passage
Pédicure	60 minutes	Autre poste, autre équipement
Décoration par ongle	5 minutes	Complément d’une autre prestation
Dépose	30 minutes	Parfois seule, parfois avant une nouvelle pose

Avec cette liste, la plupart des critères se vérifient en quelques minutes pendant une période d’essai. Elle montre aussi combien de prestations un logiciel doit gérer et lesquelles peuvent se combiner.

Des rendez-vous par prestation et par durée

Un agenda qui ne connaît que des cases fixes de 30 ou 60 minutes oblige le salon à rallonger chaque nouvelle pose à la main. Ce qu’il faut donc vérifier, c’est si la durée est rattachée à la prestation et non au rendez-vous.

Durée par prestation. Si une cliente réserve « Remplissage » en ligne, le logiciel bloque-t-il de lui-même 75 minutes ? La durée peut-elle être fixée différemment selon la collaboratrice, si l’une travaille plus vite que l’autre ?

Prestations complémentaires. La décoration, le renfort ou la dépose s’ajoutent-ils à une prestation principale, et le rendez-vous s’allonge-t-il en conséquence ? Ou la cliente doit-elle réserver deux rendez-vous à la suite ?

Postes. Une pédicure demande souvent un autre poste qu’une manucure. Le logiciel peut-il lier un rendez-vous à un poste, pour que deux pédicures ne se retrouvent pas en même temps sur un seul fauteuil ?

Nouvelles clientes et clientes connues. Certains salons ne laissent réserver une nouvelle pose en ligne qu’après un premier entretien, mais laissent le remplissage libre. Peut-on définir quelles prestations sont visibles pour les nouvelles clientes ?

Le rythme de remplissage : rappel ou rendez-vous suivant

Ce qui distingue un salon de manucure de beaucoup d’autres métiers sur rendez-vous, c’est le rythme. Après une pose, un remplissage est à prévoir dans quelques semaines, puis de nouveau. L’intervalle est fixé par le salon avec la cliente ; un logiciel peut seulement le refléter.

Deux voies sont courantes, et un logiciel peut en prendre en charge une ou les deux :

• Rendez-vous suivant à la caisse. Après le rendez-vous, le logiciel propose un jour à l’intervalle voulu, et la cliente l’emporte aussitôt. Il faut vérifier si l’intervalle peut être enregistré par cliente et si le logiciel montre alors les places libres de la semaine.
• Rappel plus tard. Si la cliente n’a pas pris de rendez-vous, elle reçoit après un certain temps un message avec un lien de réservation. Il faut vérifier si le moment peut être fixé par cliente ou par prestation et si le rappel disparaît dès qu’elle a réservé elle-même.

À distinguer du rappel d’un rendez-vous déjà réservé. Celui-là aide contre les rendez-vous manqués ; ce que font les entreprises pour les éviter est un autre sujet.

Fichier clients : historique, couleurs et intolérances

Un bon fichier répond à trois questions au poste : qu’avait la cliente la dernière fois, avec quoi a-t-on travaillé, et y a-t-il quelque chose à respecter ? Il faut vérifier si l’on peut consigner pour chaque rendez-vous la prestation, la couleur et la décoration, et si la collaboratrice suivante le voit sans chercher.

Le troisième point demande du soin. Si une cliente mentionne une intolérance ou une allergie, c’est une information sur sa santé. Les données sur la santé sont des données personnelles sensibles au sens de la LPD (art. 5 let. c LPD). Lorsqu’un consentement est nécessaire pour les traiter, il doit être explicite (art. 6 al. 7 LPD). Les données personnelles ne doivent en outre être collectées que pour une finalité reconnaissable et traitées de manière proportionnée (art. 6 LPD).

Il en découle des critères qui peuvent se vérifier pendant toute période d’essai :

• Le champ des intolérances est-il facultatif, ou le formulaire de réservation l’exige-t-il de chaque cliente ?
• Peut-on limiter qui, dans le salon, voit ces informations ?
• Peut-on supprimer l’information seule, sans perdre tout l’historique ?
• Apparaît-elle là où l’on en a besoin, c’est-à-dire au poste, et non dans la confirmation de rendez-vous par e-mail ?

Photos de créations et consentement

Beaucoup de salons photographient une création réussie : pour le fichier, afin de pouvoir la refaire la fois suivante, ou pour le site web et les réseaux sociaux. Selon le PFPDT, les photos sont des données personnelles dès que les personnes représentées sont reconnaissables ; savoir si c’est le cas pour une image de mains dépend de chaque image. En cas de doute, le PFPDT recommande de recueillir le consentement. Il précise en outre que chaque personne a un droit à sa propre image et qu’un consentement peut en principe être retiré à tout moment.

Pour le logiciel, cela signifie distinguer deux usages :

Usage	La question posée au logiciel
Photo dans le dossier de la cliente	Peut-on la rattacher au rendez-vous et ne la voir qu’en interne ?
Photo dans une galerie, sur le site, les réseaux	Peut-on consigner si et pour quoi la cliente a donné son accord ?
Retrait du consentement	Peut-on retirer rapidement une photo de la galerie sur demande ?
Lieu de stockage	Les photos sont-elles chez le fournisseur ou sur le téléphone de la collaboratrice ?

La dernière ligne est souvent négligée. Des photos qui restent dans le téléphone privé d’une employée sont difficiles à gérer pour le salon quand elle le quitte.

Matériel et stock

Un salon de manucure travaille avec de nombreux petits articles : des gels en dizaines de couleurs, de l’apprêt, des limes, des capsules, de l’huile de soin. Un logiciel de réservation pur n’en sait rien. Que cela soit nécessaire dépend du salon ; certains préfèrent tenir le stock dans un simple tableau. Pour qui le veut dans le logiciel, on peut vérifier :

• Peut-on enregistrer des articles avec un stock et une quantité minimale ?
• Une liste de commande est-elle générée quand un article passe sous la quantité minimale ?
• Peut-on noter pour un rendez-vous quelle couleur a été utilisée, pour qu’elle apparaisse dans le dossier de la cliente ?
• Le salon peut-il vendre des produits de soin et les facturer sur le même reçu ?

Reçu, QR-facture et pièces comptables

La plupart des rendez-vous se paient en espèces ou par carte. Il faut vérifier si le logiciel établit pour cela un reçu en CHF et si les prestations et les produits vendus peuvent y figurer séparément.

Pour les bons cadeaux, les événements d’entreprise ou les clientes qui préfèrent payer plus tard, il faut une facture. En Suisse, c’est la QR-facture : selon SIX, elle a définitivement remplacé les bulletins de versement le 1er octobre 2022, et son Swiss QR Code contient sous forme numérique toutes les informations nécessaires au paiement. Un logiciel qui établit des factures peut donc se mesurer à sa capacité de produire une QR-facture en CHF. À quoi ressemble une telle facture en PDF, l’article La QR-facture en PDF le montre.

Pour les livres comptables et les pièces comptables, le Code des obligations (CO) prévoit un délai de conservation de dix ans et autorise la conservation électronique si les documents peuvent être rendus lisibles à tout moment (art. 958f CO). Pour le choix, cela devient une question simple : peut-on extraire les reçus et les factures en PDF ou en tableau, même après un changement de logiciel ?

Lieu des données, contrat et export

Lorsqu’un salon confie son fichier clients à un fournisseur de logiciel, celui-ci traite les données pour son compte. La LPD l’autorise si les données ne sont traitées que comme le salon aurait le droit de le faire lui-même, et si le salon s’assure notamment que le fournisseur est en mesure de garantir la sécurité des données (art. 9 LPD). Les questions que l’on peut poser à ce sujet et où trouver les réponses sont décrites dans l’article Questions à poser au fournisseur de logiciel.

Pour les salons de manucure s’ajoute un point pratique : l’export. Une cliente peut, à certaines conditions, demander que les données qu’elle a communiquées lui soient remises dans un format électronique courant (art. 28 LPD). La même question compte pour le salon, dans son propre intérêt : le fichier, l’historique et les photos ressortent-ils si le salon change un jour de logiciel ?

Les critères en un coup d’œil

Domaine	La question derrière	Comment la vérifier
Prestations	Durée par prestation et par collaboratrice, compléments, postes ?	Saisir sa propre liste de prestations
Remplissage	Rendez-vous suivant avec intervalle par cliente, rappel si aucun rendez-vous ?	Trois clientes tests avec des rythmes différents
Fichier	Historique, couleur et décoration visibles par rendez-vous ?	Saisir deux rendez-vous et les comparer
Intolérances	Facultatif, visibilité limitée, suppression isolée possible ?	Tester les droits en tant que collaboratrice
Photos	Rattachement, consentement consigné, retrait rapide ?	Téléverser une photo et la retirer
Matériel	Stock, quantité minimale, liste de commande ?	Sortir un article sous la quantité minimale
Pièces	Reçu et QR-facture en CHF, export en PDF ?	Établir une facture test
Lieu des données et export	Où sont les données, fichier et photos ressortent-ils ?	Lire la page sur la protection des données, essayer l’export

L’ordre n’est pas un classement. Pour une prothésiste ongulaire qui travaille seule à Lugano, la question des droits dans l’équipe tombe ; pour un salon de trois postes à Berne, elle passe peut-être en premier.

À quoi la vérification peut ressembler en pratique

Une période d’essai renseigne le plus lorsqu’elle commence par des cas réels : la nouvelle pose d’une nouvelle cliente, son premier remplissage trois semaines plus tard, une cliente avec une intolérance, une création qu’elle voudrait voir sur Instagram et une qu’elle préfère ne pas montrer. Regarder aussi depuis l’autre côté est instructif : réserver une fois un remplissage comme cliente sur un téléphone, puis l’annuler.

Certains salons notent pour chaque réponse la page où elle figurait et la date. Les indications des fournisseurs changent, et une note datée se remet à jour en quelques minutes.

L’application web pour salons de manucure sur laquelle nous travaillons pourra se mesurer aux mêmes lignes : un lien de réservation pour Instagram et WhatsApp, des prix de remplissage selon les semaines depuis la dernière pose, un calculateur de prix pour la longueur, la finition et le nail art, des demandes avec photos d’inspiration, un acompte pour les nouvelles clientes, une fiche d’ongles par visite, le prochain rendez-vous en un geste, et le paiement en espèces, par TWINT ou avec une QR-facture en CHF.