Nagelstudio-Software wählen: Kriterien für kleine Studios

Ein Nagelstudio in Baden: zwei Arbeitsplätze, eine Inhaberin, eine Angestellte an drei Tagen pro Woche. Die Termine stehen in einem Papierkalender, die Telefonnummern im Handy, und welche Farbe Frau Keller beim letzten Mal hatte, weiss nur, wer sie damals bedient hat. Eine Software soll das ordnen. Nach einem Abend auf Anbieterseiten ist allerdings vor allem klar, dass fast jede von sich sagt, sie passe für «Beauty und Wellness».

Ob sie für ein Nagelstudio passt, zeigt sich an Details, die ein allgemeiner Buchungskalender nicht kennt: Behandlungen von sehr unterschiedlicher Dauer, ein Rhythmus von Auffüllterminen, Fotos von Designs, Material, das ausgehen kann. Dieser Beitrag sammelt Kriterien dafür. Er nennt keine Anbieter und kürt keinen. Allgemeine Fragen wie kantonale Feiertage, Sprachen und SMS-Kosten lässt er beiseite; hier geht es um das, was ein Nagelstudio besonders macht.

Zuerst die eigenen Leistungen aufschreiben

Die nützlichste Vorbereitung ist eine Liste aller Leistungen mit der Zeit, die sie im eigenen Studio tatsächlich brauchen. Nicht die Zeit aus dem Kurs, sondern die vom letzten Monat. Im Studio in Baden sieht sie etwa so aus:

Leistung	Dauer im Beispiel	Besonderheit
Neumodellage Gel	2 Stunden	Erster Termin, oft mit Beratung
Auffüllen	75 Minuten	Wiederkehrend, im Rhythmus der Kundin
Maniküre mit Lack	45 Minuten	Auch für Laufkundschaft
Pediküre	60 Minuten	Anderer Platz, andere Ausstattung
Design pro Nagel	5 Minuten	Zusatz zu einer anderen Leistung
Ablösen	30 Minuten	Manchmal allein, manchmal vor einer Neumodellage

Mit dieser Liste lassen sich die meisten Kriterien in einer Testphase in wenigen Minuten prüfen. Sie zeigt auch, wie viele Leistungen eine Software abbilden muss und welche davon sich kombinieren.

Termine nach Leistung und Dauer

Ein Kalender, der nur feste 30- oder 60-Minuten-Felder kennt, zwingt das Studio, jede Neumodellage von Hand zu verlängern. Prüfbar ist deshalb, ob die Dauer an der Leistung hängt und nicht am Termin.

Dauer pro Leistung. Wählt eine Kundin online «Auffüllen», reserviert die Software dann von selbst 75 Minuten? Lässt sich die Dauer pro Mitarbeiterin unterschiedlich festlegen, wenn eine schneller arbeitet als die andere?

Zusatzleistungen. Kommen Design, Verstärkung oder Ablösen als Zusatz zu einer Hauptleistung hinzu, und verlängert sich der Termin entsprechend? Oder muss die Kundin zwei Termine hintereinander buchen?

Plätze. Pediküre braucht oft einen anderen Platz als Maniküre. Kann die Software einen Termin an einen Platz binden, damit nicht zwei Pediküren gleichzeitig auf einem Stuhl landen?

Neue und bekannte Kundschaft. Manche Studios lassen eine Neumodellage nur nach einem ersten Gespräch online buchen, das Auffüllen aber frei. Lässt sich festlegen, welche Leistungen für neue Kundinnen sichtbar sind?

Der Auffüll-Rhythmus: Erinnerung oder Folgetermin

Was ein Nagelstudio von vielen anderen Terminbetrieben unterscheidet, ist der Rhythmus. Nach einer Modellage steht in einigen Wochen das Auffüllen an, und danach wieder. Wie lange der Abstand ist, legt das Studio mit der Kundin fest; eine Software kann ihn nur abbilden.

Zwei Wege sind verbreitet, und eine Software kann einen oder beide unterstützen:

• Folgetermin an der Kasse. Nach dem Termin schlägt die Software einen Tag im passenden Abstand vor, und die Kundin nimmt ihn gleich mit. Prüfbar ist, ob der Abstand pro Kundin hinterlegt werden kann und ob die Software dabei freie Plätze in dieser Woche zeigt.
• Erinnerung später. Hat die Kundin keinen Termin mitgenommen, erhält sie nach einer bestimmten Zeit eine Nachricht mit einem Link zur Buchung. Prüfbar ist, ob sich der Zeitpunkt pro Kundin oder pro Leistung festlegen lässt und ob die Erinnerung wegfällt, sobald sie selbst gebucht hat.

Davon zu unterscheiden ist die Erinnerung an einen bereits gebuchten Termin. Sie hilft gegen verpasste Termine; was Betriebe dazu sonst noch tun, ist ein eigenes Thema.

Kundenkartei: Verlauf, Farben und Unverträglichkeiten

Eine gute Kartei beantwortet am Platz drei Fragen: Was hatte die Kundin zuletzt, womit wurde gearbeitet, und gibt es etwas zu beachten? Prüfbar ist, ob sich zu jedem Termin festhalten lässt, welche Leistung, welche Farbe und welches Design es war, und ob die nächste Mitarbeiterin das ohne Suchen sieht.

Der dritte Punkt verdient Sorgfalt. Nennt eine Kundin eine Unverträglichkeit oder eine Allergie, ist das eine Angabe über ihre Gesundheit. Daten über die Gesundheit gelten im DSG als besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 Bst. c DSG). Ist für ihre Bearbeitung eine Einwilligung erforderlich, muss sie ausdrücklich erfolgen (Art. 6 Abs. 7 DSG). Zudem dürfen Personendaten nur zu einem erkennbaren Zweck beschafft und verhältnismässig bearbeitet werden (Art. 6 DSG).

Daraus ergeben sich Kriterien, die sich in jeder Testphase prüfen lassen:

• Ist ein Feld für Unverträglichkeiten freiwillig, oder verlangt das Buchungsformular es von jeder Kundin?
• Lässt sich einschränken, wer im Studio diese Angaben sieht?
• Lässt sich die Angabe einzeln löschen, ohne den ganzen Verlauf zu verlieren?
• Erscheint sie dort, wo sie gebraucht wird, also am Platz, und nicht in der Terminbestätigung per E-Mail?

Designfotos und Einwilligung

Viele Studios fotografieren ein gelungenes Design: für die Kartei, damit es sich beim nächsten Mal wiederholen lässt, oder für die Website und soziale Medien. Laut EDÖB gelten Fotos als Personendaten, sobald die abgebildeten Personen erkennbar sind; ob das bei einem Bild von Händen zutrifft, hängt vom einzelnen Bild ab. Im Zweifel empfiehlt der EDÖB, die Einwilligung einzuholen. Er hält zudem fest, dass jede Person ein Recht am eigenen Bild hat und eine Einwilligung grundsätzlich jederzeit zurückgezogen werden kann.

Für die Software heisst das, zwei Verwendungen auseinanderzuhalten:

Verwendung	Die Frage an die Software
Foto in der Kartei der Kundin	Lässt es sich dem Termin zuordnen und nur intern sehen?
Foto in Galerie, Website, Social Media	Lässt sich festhalten, ob und wofür die Kundin eingewilligt hat?
Widerruf	Lässt sich ein Foto auf Wunsch rasch aus der Galerie entfernen?
Speicherort	Liegen die Fotos beim Anbieter oder auf dem Telefon der Mitarbeiterin?

Die letzte Zeile wird oft übersehen. Fotos, die im privaten Telefon einer Angestellten bleiben, sind für das Studio schwer zu verwalten, wenn sie das Studio verlässt.

Material und Bestand

Ein Nagelstudio arbeitet mit vielen kleinen Artikeln: Gele in Dutzenden Farben, Primer, Feilen, Tips, Pflegeöl. Eine reine Buchungssoftware kennt davon nichts. Ob das nötig ist, hängt vom Studio ab; manche führen den Bestand lieber in einer einfachen Tabelle. Wer ihn in der Software haben möchte, kann prüfen:

• Lassen sich Artikel mit Bestand und einer Mindestmenge erfassen?
• Entsteht eine Bestellliste, wenn ein Artikel unter die Mindestmenge fällt?
• Lässt sich zu einem Termin notieren, welche Farbe verwendet wurde, damit sie in der Kartei der Kundin erscheint?
• Kann das Studio Pflegeprodukte verkaufen und auf derselben Quittung abrechnen?

Quittung, QR-Rechnung und Belege

Die meisten Termine werden bar oder mit Karte bezahlt. Prüfbar ist, ob die Software dafür eine Quittung in CHF erstellt und ob sich Leistungen und verkaufte Produkte darauf getrennt aufführen lassen.

Für Gutscheine, Firmenanlässe oder Kundinnen, die lieber später zahlen, braucht es eine Rechnung. In der Schweiz ist das die QR-Rechnung: Laut SIX hat sie am 1. Oktober 2022 die Einzahlungsscheine endgültig abgelöst, und ihr Swiss QR Code enthält alle für die Zahlung nötigen Informationen in digitaler Form. Eine Software, die Rechnungen erstellt, kann also daran gemessen werden, ob sie eine QR-Rechnung in CHF erzeugt. Wie eine solche Rechnung als PDF aussieht, zeigt der Beitrag QR-Rechnung als PDF.

Für Geschäftsbücher und Buchungsbelege nennt das Obligationenrecht eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren und lässt die elektronische Aufbewahrung zu, wenn die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f OR). Für die Auswahl wird daraus eine einfache Frage: Lassen sich Quittungen und Rechnungen als PDF oder Tabelle herausholen, auch nach einem Wechsel?

Datenort, Vertrag und Export

Gibt ein Studio seine Kundenkartei einem Software-Anbieter, bearbeitet dieser die Daten im Auftrag. Das DSG erlaubt das, wenn die Daten so bearbeitet werden, wie das Studio selbst es dürfte, und das Studio vergewissert sich insbesondere, dass der Anbieter die Datensicherheit gewährleisten kann (Art. 9 DSG). Welche Fragen sich dazu stellen lassen und wo die Antworten stehen, beschreibt der Beitrag Sechs Fragen an den Software-Anbieter.

Für Nagelstudios kommt ein praktischer Punkt dazu: der Export. Eine Kundin kann unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass ihr die Daten, die sie bekanntgegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format herausgegeben werden (Art. 28 DSG). Für das Studio ist dieselbe Frage im eigenen Interesse wichtig: Kommen Kartei, Verlauf und Fotos wieder heraus, wenn es einmal wechselt?

Die Kriterien auf einen Blick

Bereich	Die Frage dahinter	Wie sie sich prüfen lässt
Leistungen	Dauer pro Leistung und Mitarbeiterin, Zusätze, Plätze?	Die eigene Leistungsliste anlegen
Auffüllen	Folgetermin mit Abstand pro Kundin, Erinnerung bei fehlendem Termin?	Drei Testkundinnen mit verschiedenem Rhythmus
Kartei	Verlauf, Farbe und Design pro Termin sichtbar?	Zwei Termine erfassen und vergleichen
Unverträglichkeiten	Freiwillig, eingeschränkt sichtbar, einzeln löschbar?	Rechte als Mitarbeiterin testen
Fotos	Zuordnung, Einwilligung festgehalten, rasch entfernbar?	Ein Foto hochladen und wieder entfernen
Material	Bestand, Mindestmenge, Bestellliste?	Einen Artikel unter die Mindestmenge buchen
Belege	Quittung und QR-Rechnung in CHF, Export als PDF?	Eine Testrechnung erstellen
Datenort und Export	Wo liegen die Daten, kommen Kartei und Fotos wieder heraus?	Datenschutzseite lesen, Export ausprobieren

Die Reihenfolge ist keine Rangfolge. Für eine Nageldesignerin, die allein in Lugano arbeitet, fällt die Frage nach Rechten im Team weg; für ein Studio mit drei Plätzen in Bern steht sie vielleicht oben.

Wie die Prüfung praktisch aussehen kann

Eine Testphase gibt am meisten Aufschluss, wenn sie mit echten Fällen beginnt: die Neumodellage einer neuen Kundin, ihr erstes Auffüllen drei Wochen später, eine Kundin mit einer Unverträglichkeit, ein Design, das sie auf Instagram sehen möchte, und eines, das sie lieber nicht zeigt. Aufschlussreich ist auch der Blick von der anderen Seite: einmal als Kundin auf dem Telefon ein Auffüllen buchen und wieder absagen.

Manche Studios notieren zu jeder Antwort die Seite, auf der sie stand, und das Datum. Angaben von Anbietern ändern sich, und eine datierte Notiz lässt sich später in wenigen Minuten auffrischen.

Die Web-App für Nagelstudios, an der wir arbeiten, wird sich an denselben Zeilen messen lassen: ein Buchungslink für Instagram und WhatsApp, Auffüllpreise nach Wochen seit dem letzten Set, ein Preisrechner für Länge, Finish und Nail Art, Anfragen mit Inspirationsfotos, Anzahlung für neue Kundschaft, eine Nagelkarte pro Besuch, der nächste Termin mit einem Tippen und Zahlung bar, mit TWINT oder QR-Rechnung in CHF.