Comprimere un PDF: che cosa rende davvero un file più piccolo

Un asilo nido di Muralto invia ogni anno il suo rapporto annuale ai genitori, al Comune e al consiglio di fondazione. È venuto bene: venti pagine, molte foto della giornata nel bosco e della festa d’estate, un grafico sul tasso di occupazione. Solo che il file pesa 38 megabyte, e l’e-mail al Comune torna indietro come non recapitabile.

«Comprimere» fa pensare a un solo pulsante. In realtà dietro ci sono diversi interventi, e non tutti vanno bene per ogni documento.

Di che cosa è fatto un PDF

Un PDF è un contenitore per cose diverse: testo, caratteri, immagini, grafici vettoriali, campi di modulo, commenti, più informazioni sul documento stesso. Ognuno di questi elementi occupa spazio. Adobe descrive in Acrobat una funzione che mostra quanto spazio occupano rispettivamente testo, immagini, caratteri, moduli e commenti — in byte e come quota dell’intero file. Così si vede dove vale la pena ridurre.

Per il rapporto annuale dell’asilo nido la risposta è prevedibile: quasi tutto lo spazio va alle foto.

Immagini: ricampionare e comprimere

Per le immagini Adobe descrive due leve:

• Ricampionamento (downsampling). La risoluzione di un’immagine viene ridotta riunendo i colori di più pixel originali in pixel più grandi.
• Compressione. I dati d’immagine superflui vengono eliminati. Secondo Adobe, JPEG e JPEG2000 sono più adatti alle immagini con passaggi di colore morbidi, ZIP alle illustrazioni con superfici a tinta unita.

Adobe sottolinea espressamente che il livello di qualità in JPEG e JPEG2000 elimina dati d’immagine in modo definitivo. Ciò che va perso nella compressione non si può più recuperare.

Una foto della giornata nel bosco, stampata nel rapporto larga otto centimetri, non ha bisogno della piena risoluzione della fotocamera. Portata a una risoluzione che rende bene sullo schermo e sulla stampante dell’ufficio, si riduce a una frazione.

Caratteri: incorporare, incorporare in parte, omettere

I caratteri sono la seconda grande leva, soprattutto nei documenti senza molte immagini. Adobe descrive tre possibilità:

Possibilità	Che cosa succede	Conseguenza
Incorporare tutto il carattere	Il carattere viaggia per intero nel PDF	Il documento ha ovunque lo stesso aspetto
Incorporare un sottoinsieme	Vengono inclusi solo i caratteri effettivamente usati	Stesso aspetto, file più piccolo
Non incorporare	Il carattere manca nel PDF	Carattere sostitutivo se manca sull’altro dispositivo

Adobe precisa che l’incorporazione evita che all’apertura venga usato un carattere sostitutivo. Chi omette i caratteri risparmia spazio, ma accetta che il documento altrove abbia un aspetto diverso — con altri a capo e, nel caso peggiore, con segni che non vengono visualizzati.

Trasparenza e compatibilità

Adobe cita altre due impostazioni nella finestra di ottimizzazione di Acrobat. Se un PDF contiene grafici con trasparenze, questi effetti si possono «appiattire», cioè convertire in superfici più semplici, il che può rendere il file più piccolo. E riguardo alla versione di Acrobat con cui il risultato deve essere compatibile, Adobe segnala che la scelta di una versione più vecchia può limitare le possibilità di compressione.

Togliere il superfluo

Adobe cita altri elementi che si possono rimuovere: miniature di pagina incorporate, indici di ricerca, commenti, contenuti multimediali e dati privati. Alcuni non servono a nessuno nel documento inviato, come i commenti della revisione. Altri sì — i campi di modulo «appiattiti» non si possono più compilare.

Anche i metadati come autore, titoli precedenti o programma usato rientrano in queste cose. Non rendono il file grande, ma a volte rivelano più del voluto. Maggiori dettagli nell’articolo Metadati PDF.

Che cosa non dovrebbe andare perso

Comprimere non è sempre innocuo. Alcune cose meritano un secondo sguardo:

• Il testo resta testo. Alcuni strumenti, comprimendo, convertono pagine intere in immagini. Il file è allora più piccolo, ma non più ricercabile, e un lettore di schermo non può più leggerlo. Come è costruito un PDF accessibile lo descrive l’articolo Documenti PDF accessibili.
• I codici QR restano leggibili. Una QR-fattura ha prescrizioni precise per il suo codice, che viene scalato come grafico vettoriale. Uno strumento che lo converte in un’immagine sfocata mette a rischio il pagamento. Maggiori dettagli nell’articolo La QR-fattura in PDF.
• Firme. Una firma elettronica avanzata è collegata al documento in modo che una modifica successiva possa essere rilevata (art. 2 lett. b n. 4 FiEle). Un PDF firmato e poi compresso è un documento modificato — e la verifica della firma lo mostra.

Documenti scansionati

Le scansioni sono un caso particolare. In un PDF una pagina scansionata è un’immagine, anche se mostra del testo. Qui aiuta molto scegliere durante la scansione una risoluzione adatta e, dove il colore non serve, la scala di grigi o il bianco e nero. Una scansione a colori ad alta risoluzione è di solito più grande del necessario per la copia di una fattura.

Se resta comunque troppo grande

A volte un documento resta troppo grande per un’e-mail anche dopo la compressione — un catalogo di cento pagine, un piano di costruzione ad alta risoluzione. Ci sono allora altre vie: dividere il documento in più parti da inviare separatamente, o inviare solo le pagine di cui la destinataria ha davvero bisogno. Un rapporto al Comune non deve per forza contenere l’intera galleria di foto; un rimando alla versione stampata può bastare.

Tenere l’originale

Come per le foto: ciò che va perso in una compressione con perdita non torna. Per questo l’originale viene conservato, e ogni versione più piccola — per l’e-mail, per il sito web, per l’archivio — viene creata dall’originale, non da una versione già compressa.

Per l’asilo nido di Muralto

L’asilo nido guarda prima che cosa occupa spazio: sono le foto. Vengono portate a una risoluzione che rende bene sullo schermo e sulla stampante dell’ufficio e compresse in JPEG; il grafico del tasso di occupazione resta un grafico vettoriale, i caratteri vengono incorporati come sottoinsieme. Restano poco meno di tre megabyte. L’originale con le foto a grandezza piena resta per la stampa in tipografia.

Gli strumenti PDF che stiamo sviluppando comprimeranno, uniranno e divideranno file PDF — elaborati in Svizzera, in memoria, senza che alcun file resti salvato, e in modalità riservata per determinate operazioni interamente sul Suo dispositivo.