Gestire un centro estetico: trattamenti, cabine, schede e vendita

Un centro estetico a San Gallo ha due cabine e una piccola postazione per la manicure vicino alla finestra. La titolare lavora a tempo pieno, un’estetista tre giorni alla settimana. Il martedì l’agenda segna un trattamento viso di un’ora, due tinture di sopracciglia e ciglia, una depilazione delle gambe, una pedicure e, la sera, il trucco per un matrimonio. Nel frattempo il centro vende prodotti per la cura della pelle, riscuote un buono regalo e risponde alle telefonate per la settimana successiva.

Ognuno di questi compiti, preso da solo, è semplice. L’amministrazione diventa impegnativa dove si incontrano: in un unico calendario che deve rappresentare insieme due cabine, due persone e trattamenti molto diversi. Questo articolo descrive che cosa comporta la gestione di un piccolo centro estetico e in base a quali criteri si può valutare una soluzione, che sia un’agenda cartacea, una tabella o un software.

Che cosa distingue un centro estetico da altre attività su appuntamento

Il profilo professionale pubblicato su berufsberatung.ch mostra quanto sia ampia la quotidianità. Tra i compiti delle estetiste e degli esteti AFC (Kosmetiker/in EFZ) rientrano, oltre ai trattamenti per viso e corpo, la depilazione, il trucco, la manicure e la pedicure, nonché i massaggi con le mani o con apparecchi. A ciò si aggiungono la consulenza e la vendita di prodotti per la cura della pelle. E, esplicitamente, il lavoro d’ufficio: organizzare la giornata in base al calendario degli appuntamenti, gestire i dati della clientela, tenere la contabilità degli introiti derivanti da trattamenti e prodotti, controllare le scorte e ordinare la merce.

Per l’amministrazione ne derivano tre particolarità:

• Molti trattamenti di durata molto diversa. Un quarto d’ora per le sopracciglia, un’ora e mezza per un trattamento viso elaborato. Una griglia fissa di un’ora non va bene per nessuno dei due.
• Cabine e apparecchi sono scarsi. Due cabine sono due posti, e l’apparecchio per la depilazione si trova magari in una sola.
• Non tutte le persone offrono tutti i trattamenti. Una fa l’extension delle ciglia, l’altra no. Per alcuni trattamenti serve un attestato specifico.

Il catalogo dei trattamenti come base

Ogni amministrazione parte da un elenco di tutti i trattamenti. Per un’agenda che deve verificare da sola se un appuntamento è possibile, ogni trattamento richiede quattro indicazioni: durata, cabina, eventualmente l’apparecchio e le persone che lo offrono. Per il centro di San Gallo un estratto si presenta così; le cifre sono esempi.

Trattamento (esempio)	Durata	Cabina	Chi
Trattamento viso classico	60 min	Cabina 1 o 2	entrambe
Sopracciglia: forma e tintura	20 min	Cabina 1 o 2	entrambe
Extension ciglia, set nuovo	120 min	Cabina 2 (lettino)	estetista
Depilazione gambe	45 min	Cabina 1 (apparecchio)	titolare
Manicure	40 min	Postazione alla finestra	entrambe
Pedicure	50 min	Cabina 1 o 2	entrambe
Trucco giorno	45 min	Cabina 1 o 2	titolare

Due integrazioni rendono utilizzabile un elenco del genere. Primo, i tempi di preparazione: dopo un trattamento si rifà il lettino, si puliscono gli attrezzi e si arieggia la cabina. Assegnare questi minuti al trattamento permette di pianificare in modo più onesto che con una durata media. Secondo, le combinazioni: tintura di sopracciglia e ciglia si prenotano spesso insieme e durano meno che una dopo l’altra. Una voce propria per la combinazione evita alla clientela di fare i conti.

L’essenziale è che tempi di posa e pause siano compresi nella durata registrata, così che una pagina di prenotazione proponga solo orari davvero praticabili.

Cabine, apparecchi e chi esegue che cosa

In un centro estetico la cabina è spesso il vero collo di bottiglia. La titolare a San Gallo potrebbe fare una depilazione alle 14.00, ma la cabina 1 è occupata da una pedicure e l’apparecchio si trova solo lì. Un’agenda che conosce solo le persone offrirà comunque quell’orario. Un’agenda che gestisce cabine e apparecchi come risorse a sé stanti no.

C’è poi la questione di chi può eseguire un trattamento. Secondo l’Ufficio federale della sanità pubblica (UFSP), chi esegue trattamenti cosmetici, ad esempio con laser o luce pulsata intensa (IPL), necessita dal 1° giugno 2024 di un attestato di competenza. Anche berufsberatung.ch rileva che per alcuni trattamenti, ad esempio le terapie laser, sono necessari un corso e un’autorizzazione. Quali trattamenti siano esattamente interessati lo descrive l’UFSP nelle sue pagine sulle radiazioni non ionizzanti.

Per l’amministrazione significa un’associazione semplice: ogni trattamento è collegato alle persone che lo offrono. Se l’estetista non ha ancora l’attestato, il trattamento non compare nel suo calendario. Chi lo annota nell’agenda invece che a mente evita che il sabato a una sostituta venga assegnato un trattamento che non esegue.

La scheda cliente: che cosa si annota

Prima di un trattamento viso conta ciò che l’estetista sa della pelle: tipo di pelle, reazioni precedenti ai prodotti, magari un’allergia. Secondo il profilo professionale, tra i compiti c’è quello di esaminare la pelle, determinarne le caratteristiche e, in caso di anomalie, raccomandare un accertamento dermatologico. La cronologia dei trattamenti nella scheda mostra che cosa è stato usato l’ultima volta e come ha reagito la pelle.

Una parte di queste informazioni riguarda la salute. La legge sulla protezione dei dati (LPD) annovera i dati sulla salute tra i dati personali degni di particolare protezione (art. 5 lett. c LPD). Secondo l’art. 6 LPD, i dati personali sono raccolti soltanto per uno scopo determinato e riconoscibile, trattati in modo proporzionato e distrutti o resi anonimi non appena non servono più a tale scopo. Per un piccolo centro significa soprattutto: annotare solo ciò che conta per il trattamento e stabilire chi consulta la scheda. Chi tiene separate scheda cliente e agenda può mostrare il calendario a una sostituta senza mostrarle le note sulla pelle. Altro in merito si trova nell’articolo sulla scheda cliente nel centro estetico.

Vendita di prodotti e scorte

La vendita di prodotti per la cura della pelle fa parte di molti centri. Dopo il trattamento l’estetista consiglia una crema, che la cliente porta subito con sé. Per l’amministrazione nascono due compiti.

Un unico documento per entrambi. Trattamento e prodotto stanno sulla stessa ricevuta. Se il centro è soggetto all’IVA, la ricevuta indica l’imposta. L’AFC indica come aliquota normale l’8,1 per cento; l’aliquota ridotta del 2,6 per cento si applica, secondo il suo elenco, ad esempio ai generi alimentari e ai medicamenti.

Scorte che tornano. I prodotti sullo scaffale sono denaro immobilizzato. Chi conteggia le scorte al momento della vendita vede quando una linea sta per finire e ordina prima che la cliente abituale si trovi davanti a uno scaffale vuoto. Ci sono poi i prodotti consumati in cabina, come maschere o cera. Non si vendono, ma vanno riordinati altrettanto.

Buoni regalo, pacchetti e conteggio

Il centro di San Gallo vende buoni regalo, in particolare prima di Natale. Ci sono anche i pacchetti, ad esempio cinque trattamenti viso a un prezzo complessivo. In entrambi i casi il denaro è incassato e la prestazione segue più tardi, forse a rate. Senza un elenco che annoti quale buono è aperto per quale importo e quanti trattamenti di un pacchetto restano, ogni riscatto diventa una ricerca. Come i centri numerano, riscattano e contabilizzano i buoni lo descrive l’articolo I buoni regalo nello studio.

A fine giornata c’è il conteggio. Se un centro fattura l’IVA dipende dalla cifra d’affari: secondo l’AFC, il limite per l’assoggettamento è di 100 000 franchi di cifra d’affari da prestazioni in Svizzera e all’estero. Chi ha clientela aziendale, ad esempio per un trucco in occasione di un evento, emette una fattura con sezione di pagamento. In Svizzera esiste a questo scopo la fattura QR che, secondo SIX, il 1° ottobre 2022 ha sostituito definitivamente le polizze di versamento e può essere emessa in forma stampata o digitale.

Anche i documenti vanno conservati. Le ditte individuali con una cifra d’affari inferiore a 500 000 franchi tengono, secondo l’art. 957 cpv. 2 CO, soltanto la contabilità di entrate, uscite e situazione patrimoniale. Per le imprese tenute alla contabilità, l’art. 958f CO prevede la conservazione dei libri e dei documenti contabili per dieci anni. Quali obblighi valgano per un determinato centro è una domanda da rivolgere alla propria fiduciaria.

In base a che cosa valutare una gestione

Le domande seguenti si possono porre a qualsiasi soluzione, anche alla propria tabella. Aiutano a confrontare i fornitori senza lasciarsi guidare dalla lunghezza di un elenco di funzioni.

Criterio	La domanda
Catalogo dei trattamenti	Ogni trattamento ha una durata propria, un tempo di preparazione e le combinazioni?
Cabine e apparecchi	L’agenda verifica cabina e apparecchio, non solo la persona?
Chi offre che cosa	Si può stabilire per ogni persona quali trattamenti esegue?
Prenotazione online	La pagina di prenotazione propone solo orari in cui cabina e persona sono libere?
Scheda cliente	Si può decidere chi vede note sulla pelle e allergie, e si possono cancellare?
Vendita e scorte	Prodotto e trattamento stanno su un’unica ricevuta e le scorte vengono conteggiate?
Buoni e pacchetti	Importi aperti e trattamenti residui sono sempre visibili?
Conteggio	Ci sono ricevute con IVA e fatture QR in CHF?
Dati e lingue	Dove sono archiviati i dati, si possono esportare e in quali lingue è disponibile la pagina di prenotazione?

Per un’estetista indipendente con una stanza e un’offerta contenuta può bastare un’agenda ben tenuta. Un centro con due cabine, un apparecchio, impieghi a tempo parziale e uno scaffale pieno di prodotti arriva prima al limite con elenchi separati.

Di nuovo a San Gallo

La titolare comincia dal catalogo dei trattamenti: ogni trattamento con durata, tempo di preparazione, cabina e le persone che lo offrono. Poi tiene gli appuntamenti in un solo posto, separa le note sulla pelle dall’agenda e registra i buoni con numero e saldo residuo. Il martedì non sembra più tranquillo, ma la sera si chiude in pochi minuti invece che in un’ora.

La nostra idea per i centri estetici parte dallo stesso punto: l’app riunirà in un unico luogo appuntamenti con collaboratrice, cabina e apparecchio, acconti, cure e pacchetti, schede trattamento con foto, vendita semplice di prodotti e conteggio con TWINT e fattura QR, con dati in Svizzera. I buoni regalo non sono previsti per la prima versione.