Kosmetikstudio verwalten: Behandlungen, Kabinen, Kartei und Verkauf

Ein Kosmetikstudio in St. Gallen hat zwei Kabinen und einen kleinen Platz für Maniküre beim Fenster. Die Inhaberin arbeitet voll, eine Kosmetikerin an drei Tagen pro Woche. Am Dienstag stehen eine Gesichtsbehandlung von einer Stunde, zweimal Brauen und Wimpern färben, eine Haarentfernung an den Beinen, eine Pediküre und am Abend ein Make-up für eine Hochzeit in der Agenda. Dazwischen verkauft das Studio Pflegeprodukte, löst einen Gutschein ein und nimmt Anrufe für die nächste Woche entgegen.

Jede dieser Aufgaben ist für sich einfach. Die Verwaltung wird dort aufwendig, wo sie zusammenkommen: in einem Kalender, der zwei Kabinen, zwei Personen und sehr unterschiedliche Behandlungen gleichzeitig abbilden soll. Dieser Beitrag beschreibt, was die Verwaltung eines kleinen Kosmetikstudios ausmacht und woran sich eine Lösung dafür messen lässt, ob Papieragenda, Tabelle oder Software.

Was ein Kosmetikstudio von anderen Terminbetrieben unterscheidet

Das Berufsprofil auf berufsberatung.ch zeigt, wie breit der Alltag ist. Zu den Aufgaben von Kosmetikerinnen und Kosmetikern EFZ gehören neben Gesichts- und Körperpflegebehandlungen etwa Haarentfernung, Make-up, Maniküre und Pediküre sowie Massagen mit den Händen oder mit Geräten. Dazu kommen Beratung und der Verkauf von Pflegeprodukten. Und ausdrücklich auch die Büroarbeit: den Tagesablauf anhand des Terminkalenders organisieren, Kundendaten verwalten, über Einnahmen aus Behandlungen und Produkten Buch führen, den Lagerbestand kontrollieren und Ware bestellen.

Für die Verwaltung folgen daraus drei Eigenheiten:

• Viele Behandlungen mit sehr unterschiedlicher Dauer. Eine Viertelstunde für die Brauen, anderthalb Stunden für eine aufwendige Gesichtsbehandlung. Ein festes Raster von einer Stunde passt zu keiner von beiden.
• Räume und Geräte sind knapp. Zwei Kabinen sind zwei Plätze, und ein Gerät für die Haarentfernung steht vielleicht nur in einer davon.
• Nicht jede Person bietet jede Behandlung an. Die eine macht Wimpernverlängerungen, die andere nicht. Für manche Behandlungen braucht es einen eigenen Nachweis.

Der Behandlungskatalog als Grundlage

Am Anfang jeder Verwaltung steht eine Liste aller Behandlungen. Für eine Agenda, die selbst prüfen soll, ob ein Termin passt, braucht jede Behandlung vier Angaben: Dauer, Raum, allenfalls Gerät und die Personen, die sie anbieten. Für das Studio in St. Gallen sieht ein Ausschnitt so aus; die Zahlen sind Beispiele.

Behandlung (Beispiel)	Dauer	Raum	Wer
Gesichtsbehandlung klassisch	60 Min.	Kabine 1 oder 2	beide
Brauen zupfen und färben	20 Min.	Kabine 1 oder 2	beide
Wimpernverlängerung, Neuset	120 Min.	Kabine 2 (Liege)	Kosmetikerin
Haarentfernung Beine	45 Min.	Kabine 1 (Gerät)	Inhaberin
Maniküre	40 Min.	Platz am Fenster	beide
Pediküre	50 Min.	Kabine 1 oder 2	beide
Tages-Make-up	45 Min.	Kabine 1 oder 2	Inhaberin

Zwei Ergänzungen machen eine solche Liste alltagstauglich. Erstens Puffer: Nach einer Behandlung wird die Liege neu bezogen, das Werkzeug gereinigt und die Kabine gelüftet. Wer das als feste Minuten an die Behandlung hängt, plant ehrlicher als mit einer Durchschnittszeit. Zweitens Kombinationen: Brauen und Wimpern färben werden oft zusammen gebucht und dauern zusammen weniger als einzeln hintereinander. Eine eigene Position für die Kombination erspart der Kundschaft das Rechnen.

Wichtig ist, dass Einwirkzeiten und Pausen in der hinterlegten Dauer stecken, damit eine Buchungsseite nur Zeitfenster anbietet, die sich wirklich ausgehen.

Kabinen, Geräte und wer was durchführt

Im Kosmetikstudio ist die Kabine oft der eigentliche Engpass. Die Inhaberin in St. Gallen könnte um 14 Uhr eine Haarentfernung machen, aber Kabine 1 ist mit einer Pediküre belegt, und das Gerät steht nur dort. Eine Agenda, die nur Personen kennt, bietet diesen Termin trotzdem an. Eine Agenda, die Räume und Geräte als eigene Ressourcen führt, nicht.

Dazu kommt die Frage, wer eine Behandlung durchführen darf. Laut Bundesamt für Gesundheit benötigen Personen, die kosmetische Behandlungen etwa mit Laser oder intensiv gepulstem Licht (IPL) durchführen, seit dem 1. Juni 2024 einen Sachkundenachweis. Auch berufsberatung.ch hält fest, dass für gewisse Behandlungen, zum Beispiel Lasertherapien, ein Kurs und eine Bewilligung nötig sind. Welche Behandlungen genau betroffen sind, beschreibt das BAG auf seinen Seiten zu nichtionisierender Strahlung.

Für die Verwaltung bedeutet das eine einfache Zuordnung: Jede Behandlung ist mit den Personen verknüpft, die sie anbieten. Wenn die Kosmetikerin einen Nachweis noch nicht hat, erscheint die Behandlung in ihrem Kalender nicht. Wer das in der Agenda festhält statt im Kopf, vermeidet, dass eine Aushilfe am Samstag eine Behandlung zugeteilt bekommt, die sie nicht durchführt.

Die Kundenkartei: was festgehalten wird

Vor einer Gesichtsbehandlung zählt, was die Kosmetikerin über die Haut weiss: Hauttyp, frühere Reaktionen auf Produkte, vielleicht eine Allergie. Laut Berufsprofil gehört es zu den Aufgaben, die Haut zu untersuchen, ihre Eigenschaften zu bestimmen und bei Auffälligkeiten eine hautärztliche Abklärung zu empfehlen. Der Behandlungsverlauf in der Kartei macht sichtbar, was beim letzten Mal verwendet wurde und wie die Haut reagiert hat.

Ein Teil dieser Angaben betrifft die Gesundheit. Das Datenschutzgesetz zählt Daten über die Gesundheit zu den besonders schützenswerten Personendaten (Art. 5 Bst. c DSG). Nach Art. 6 DSG werden Personendaten nur zu einem bestimmten, erkennbaren Zweck beschafft, verhältnismässig bearbeitet und vernichtet oder anonymisiert, sobald sie dafür nicht mehr nötig sind. Für ein kleines Studio heisst das vor allem: nur notieren, was für die Behandlung zählt, und festlegen, wer die Kartei sieht. Wer Kundenkartei und Agenda trennt, kann einer Aushilfe den Kalender zeigen, ohne ihr die Hautnotizen zu zeigen. Mehr dazu steht im Beitrag zur Kundenkartei im Kosmetikstudio.

Produktverkauf und Lager

Der Verkauf von Pflegeprodukten gehört in vielen Studios dazu. Nach der Behandlung empfiehlt die Kosmetikerin eine Creme, die Kundin nimmt sie gleich mit. Für die Verwaltung entstehen dabei zwei Aufgaben.

Ein Beleg für beides. Behandlung und Produkt gehören auf dieselbe Quittung. Ist das Studio mehrwertsteuerpflichtig, weist die Quittung die Steuer aus. Die ESTV nennt als Normalsatz 8,1 Prozent; der reduzierte Satz von 2,6 Prozent gilt laut ihrer Aufzählung etwa für Lebensmittel und Medikamente.

Ein Lager, das stimmt. Die Produkte im Regal sind gebundenes Geld. Wer beim Verkauf den Bestand mitzählt, sieht, wann eine Linie zur Neige geht, und bestellt, bevor die Stammkundin vor einem leeren Regal steht. Dazu kommen Produkte, die in der Kabine verbraucht werden, etwa Masken oder Wachs. Sie werden nicht verkauft, sind aber ebenso nachzubestellen.

Gutscheine, Pakete und Abrechnung

Das Studio in St. Gallen verkauft Gutscheine, vor Weihnachten besonders viele. Hinzu kommen Pakete, etwa fünf Gesichtsbehandlungen zu einem Gesamtpreis. Beides heisst: Das Geld ist eingegangen, die Leistung folgt später, vielleicht in Teilen. Ohne eine Liste, die festhält, welcher Gutschein über welchen Betrag offen ist und wie viele Behandlungen eines Pakets noch bleiben, wird jede Einlösung zur Suche. Wie Studios Gutscheine nummerieren, einlösen und abrechnen, beschreibt der Beitrag Gutscheine im Studio.

Am Ende des Tages steht die Abrechnung. Ob ein Studio Mehrwertsteuer abrechnet, hängt vom Umsatz ab: Laut ESTV liegt die Grenze für die Steuerpflicht bei 100 000 Franken Umsatz aus Leistungen im In- und Ausland. Wer Firmenkundschaft hat, etwa für ein Make-up bei einem Anlass, stellt eine Rechnung mit Zahlteil aus. Dafür gibt es in der Schweiz die QR-Rechnung, die laut SIX die Einzahlungsscheine am 1. Oktober 2022 endgültig abgelöst hat und gedruckt oder digital ausgestellt werden kann.

Auch die Belege bleiben. Einzelunternehmen mit weniger als 500 000 Franken Umsatzerlös führen nach Art. 957 Abs. 2 OR lediglich über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch. Für buchführungspflichtige Unternehmen sieht Art. 958f OR eine Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren vor. Welche Pflichten für ein bestimmtes Studio gelten, ist eine Frage für die eigene Treuhand.

Woran sich eine Verwaltung messen lässt

Die folgenden Fragen lassen sich an jede Lösung stellen, auch an die eigene Tabelle. Sie helfen, Anbieter zu vergleichen, ohne sich von der Länge einer Funktionsliste leiten zu lassen.

Kriterium	Die Frage dazu
Behandlungskatalog	Hat jede Behandlung eine eigene Dauer, einen Puffer und Kombinationen?
Kabinen und Geräte	Prüft die Agenda Raum und Gerät, nicht nur die Person?
Wer was anbietet	Lässt sich pro Person festlegen, welche Behandlungen sie durchführt?
Online-Buchung	Bietet die Buchungsseite nur Zeiten an, in denen Raum und Person frei sind?
Kundenkartei	Lässt sich steuern, wer Hautnotizen und Allergien sieht, und lassen sie sich löschen?
Verkauf und Lager	Stehen Produkt und Behandlung auf einer Quittung, und zählt der Bestand mit?
Gutscheine und Pakete	Sind offene Beträge und Restbehandlungen jederzeit sichtbar?
Abrechnung	Gibt es Quittungen mit MWST und QR-Rechnungen in CHF?
Daten und Sprachen	Wo werden die Daten gespeichert, lassen sie sich exportieren, und in welchen Sprachen gibt es die Buchungsseite?

Für eine selbständige Kosmetikerin mit einem Raum und einem überschaubaren Angebot kann eine gut geführte Agenda genügen. Ein Studio mit zwei Kabinen, einem Gerät, Teilzeitpensen und einem Regal voller Produkte kommt mit getrennten Listen schneller an die Grenze.

Zurück nach St. Gallen

Die Inhaberin beginnt mit dem Behandlungskatalog: jede Behandlung mit Dauer, Puffer, Kabine und den Personen, die sie anbieten. Danach führt sie Termine nur noch an einem Ort, trennt die Hautnotizen von der Agenda und erfasst Gutscheine mit Nummer und Restbetrag. Der Dienstag sieht dann nicht ruhiger aus, aber er lässt sich am Abend in Minuten statt in einer Stunde abschliessen.

Unsere Idee für Kosmetikstudios setzt an derselben Stelle an: Die App wird Termine mit Mitarbeiterin, Kabine und Gerät, Anzahlungen, Kuren und Pakete, Behandlungskarten mit Fotos, den einfachen Produktverkauf und die Abrechnung mit TWINT und QR-Rechnung an einem Ort zusammenführen, mit Daten in der Schweiz. Gutscheine sind für die erste Version nicht vorgesehen.